es.edu.cap.ru – Вход – Электронный журнал Журнал входящей документации — это специальная книга, в которой ведется учет и регистрация писем и распоряжений, поступающих в компанию. Это необходимо, чтобы корреспонденция не потерялась среди многочисленных бумаг и дошла до адресата.
Правительством планируется, что к 2024 году большинство субъектов бизнеса перейдет на электронный документооборот. На каких носителях хранить электронные документы, в каком формате, через сколько лет можно утилизировать файлы — об этом подробно в новой статье.
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
С 2023 года в силу вступают положения приказа Минфина России от 15.04.2021 года № 61н.
По этому приказу все субъекты учета государственных финансов обязаны перейти на электронный вариант оформления первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета.
Переход на электронный документооборот (ЭДО), с чего начать
Для того, чтобы перейти на ЭДО нужно:
Только наличие электронной подписи даст юридическую силу всем документам. В некоторых случаях для работы в системе электронного документооборота (ЭДО) можно будет использовать и другие виды подписей (о них – читайте ниже).
ЭДО – что это такое
Электронный документооборот или сокращенно ЭДО – это процесс, который помогает ускорить и максимально упростить передачу различных документов между физическими и юридическими лицами.
Передавать и получать электронные документы гораздо проще, чем бумажные. А главное – ускоряется процесс их согласования и подписания. Ведение электронного документооборота (ЭДО) пригодится различным службам и сотрудникам.
Возможности электронного документооборота (ЭДО) многогранны: можно обмениваться документами с поставщиками и покупателями, направлять сведения в государственные структуры, сдавать отчетность, получать ответы на запросы и выписки, контролировать и согласовывать договоры.
Главное преимущество электронного документооборота, что все это можно совершать, не покидая рабочего места или даже собственной квартиры, если вы работаете удаленно.
Важно, чтобы у вас был доступ к программам электронного документооборота и электронная подпись, чтобы все документы, отправляемые с помощью ЭДО, имели юридическую силу.
Про виды подписей мы тоже расскажем в этой статье.
Что такое электронные документы и ЭДО
Немногие компании сейчас продолжают заполнять документы вручную. В основном, любые формы создаются с помощью компьютерных программ.
Для передачи в госорганы или контрагентам документы распечатываются, подписываются уполномоченным лицом и скрепляются печатью организации (при ее наличии
Но можно обойтись и без этого, если данные в электронном виде подписать цифровой подписью и передать адресату с помощью ЭДО (системы электронного документооборота
Цель: увеличить скорость работы бухгалтерии и организации в целом, сделать более удобным ведение и хранение документации, обеспечить конфиденциальность данных.
Электронные документы выполняют те же функции, что и их аналоги на бумажных носителях, при этом пригодны для обработки различными системами. Посредством ЭДО отчеты передаются в ФНС, фонды, другие контролирующие госорганы, идет обмен документами между клиентами и поставщиками. Сегодня уже существуют такие виды электронных документов, как
Юридически электронный документ, подписанный ЭП, имеет ту же силу, что и документ на бумажном носителе с «живой» подписью руководителя.
Важно различать электронный документ и электронную копию (цифровой образ документа)
*Настоящий обзор не является официальной консультацией или рекомендацией, рекламой или офертой компании ДРТ и носит исключительно информационный характер, в связи с чем ДРТ не несет ответственности и не предоставляет гарантий в связи с публикацией фактов, данных и другой информации, представленной в настоящем обзоре.Приступая к ознакомлению с данным обзором (далее ― «Обзор»), вы подтверждаете свое понимание и согласие с изложенными далее условиями: Обзор представляет собой информационный материал. ДРТ не принимает на себя обязательств или ответственности за использование информации, содержащейся в Обзоре.
Несмотря на то что в Обзоре могут рассматриваться отдельные аспекты правового характера, Обзор не является юридическим заключением по вопросам, описанным в нем.
Целью Обзора является предоставление обобщенного тематического информационного материала. ДРТ не принимает управленческих решений за лиц, ознакомившихся с Обзором, а также не несет ответственности за решения, принятые на основании представленного в Обзоре материала. Наши выводы носят исключительно информативный характер. Лица, ознакомившиеся с Обзором, самостоятельно несут ответственность за принятие решений об использовании или отказе от использования рекомендаций и консультаций, если таковые содержатся в Обзоре.
Библиографическое описание
Павлов, А. Е. Электронный документооборот в организации / А. Е. Павлов. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2020. — № 12 (302). — С. 126-128. — URL: https://moluch.ru/archive/302/68266/ (дата обращения: 11.06.2023).
Обработка поступающей и исходящей документации является одним из самых важных условий эффективности организации. Внедрение в организацию системы электронного документооборота, позволяют решить проблемы, возникающие при ведение бумажного документооборота. В статье рассмотрены этапы и эффекты внедрения СЭД.
В настоящее время документация большинства организаций обрабатывается традиционно и её объёмы увеличиваются с каждым годом. Эффективная работа каждой организации зависит на прямую от скорости обработки документации и информации. Поэтому грамотное внедрение электронного документооборота является первоочередной задачей современных организаций.
До 80–90гг. XX века документация организаций была представлена в основном на бумажных носителях. На обработку информации уходило значительное количество времени, контроль за обработкой документации сходился к нулю, вся ответственность возлагалась на добросовестность сотрудника. Руководитель физически не мог контролировать все процессы. В современных условиях сокращение времени работы с информацией возможно в связи со стремительным развитием технологий. Информационные технологии идут в ногу со временем, в данное время на рынке представлены системы электронного документооборота, разработанные под различные требования организаций.
Электронным документом называют набор информации, который сохранён на компьютере. Каждый такой файл имеет свои идентификаторы, по которым можно быстро документ. Существует типичный алгоритм действий с информацией: приём информации, регистрация информации, исполнение информации и архивация информации. Способ организации работы с информацией, где основной объём используется в электронном виде и хранится централизованно называют электронным документооборотом.
Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой компьютерную программу (программное обеспечение, систему), которая позволяет организовать работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками.
Проблемы бумажного документооборота:
– Возможность потери документов;
– Низкий контроль за процессом обработки документов;
– Накопление определенного объема документов с неизвестным назначением и источником;
– Возможность попадания документации в чужие руки;
– Потери рабочего времени в связи с поиском необходимого документа;
– Рост затрат с связи созданием копий документов;
– Потери рабочего времени в связи с подготовкой и согласованием документации.
Внедрение СЭД решает все выше перечисленные проблемы.
Дополнительные возможности использования СЭД:
– Более эффективная работа с другими ведомствами;
– Упрощенная процедура работы с документами;
– Повышение производительности труда за счёт сокращения времени работы с документами;
– Повышение скорости доступа к нужной информации;
– Контроль сроков обрабатываемой информации;
– Внесение корректировок в процессе обработки информации;
– Доступ к документации из расстояния;
– Возможность разграничения доступа сотрудников к информации.
Эффективное внедрение и использование в деятельности организации СЭД возможна следующих условиях:
Основные этапы внедрения СЭД в организацию:
Таким образом, информатизация всех сфер жизнедеятельности общества изменила уклад жизни, расставила приоритеты информации и информационных технологий в управлении социально-экономическими и политическими процессами. Информационные технологии расширяют возможности эффективного управления, на любом уровне управления (федерального, регионального, местного значения). Информационной основой для реализации системы управления муниципальным образованием является муниципальная информационная система, которая обеспечивает полной, достоверной, актуальной информацией все уровни муниципального управления.
Муниципальная информационная система (МИС) представляет собой целостную технологическую, программно-информационную среду создания, хранения, анализа и распространения информации в интересах муниципальных органов власти, предприятий и граждан. МИС является средством информационной поддержки муниципального управления, и ее необходимо рассматривать как объединение всех принятых в организации технологий обработки информации.
Направления использования современных информационных технологий в деятельности органов муниципального управления:
1) Обеспечение безбумажной технологии обработки и хранения информации. Работа муниципальных органов власти должна обеспечиваться своевременной информационной поддержкой.
2) Информационное взаимодействие муниципального управления (рис.1).
Рис. 1. Реализация информационного взаимодействия при принятии управленческих решений
3) Информационно-аналитическая поддержка управленческих решений.
Целью информатизации является создание условий для принятия эффективных решений по управлению городом как целостной социально-экономической системой.
В настоящий момент одним из актуальных направлений информатизации выступает электронное правительство, то есть организация государственного и муниципального управления на основе электронных средств хранения, обработки, передачи и распространения информации, информирования граждан о работе государственных и муниципальных органов и предоставления услуг всех ветвей власти всем категориям граждан.
Прямой эффект от внедрения СЭД: экономия средств на печатных носителях, повышение скорости обработки информации, экономия рабочего времени и т. д.
Косвенный эффект внедрения СЭД: прозрачность управления, контроль за исполнением, архивация документации в электронном виде и т. д.
Внедрение СЭД в деятельность организации повышает качество труда сотрудников, следовательно, повышается качество работы всей организации, поэтому СЭД находят всё более широкое применение. Для коммерческой отрасли это фактор выживания и развития, для государственных и муниципальных структур возможность более эффективно решать государственные и муниципальные задачи.
Основные термины (генерируются автоматически): муниципальное управление, электронный документооборот, информация, рабочее время, электронная подпись, бумажный документооборот, информационное взаимодействие, муниципальная информационная система, программное обеспечение, электронная форма.
Способы хранения электронных документов
Итак, перейдем к следующему важному вопросу: как организовать «хранилище» документов в рамках конкретного предприятия.
1. Локальный электронный архив.
Самый простой формат хранения документов, но одновременно с этим самый неудобный и небезопасный.
На практике такой формат хранения еще имеет право на существование, но все больше компаний отказываются от примитивных электронных архивов в пользу более современных.
2. Облачный архив.
В отличие от первого способа, документы хранятся не на жестком диске ПК (что весьма ненадежно для предприятия), а в «облаке» — архиве на удаленном сервере, с закрытым доступом.
Плюс в том, что администратор может ограничить доступ для различных категорий пользователей. Например, в локальной сети компании право просматривать и скачивать документы, включающие коммерческую тайну, финансовые ведомости, могут иметь только лица из определенного круга (топ-менеджмент, руководители подразделений, главный бухгалтер и т. п.
Либо на какие-либо документы ставят защиту от редактирования и скачивания. Желающие вправе только ознакомиться с документом, но не могут его скопировать или отредактировать.
Из минусов: обязательный доступ в интернет.
3. Архив системы ЭДО
Современный и наиболее удобный способ сохранения документов в электронном формате.
Многие компании и ИП уже сотрудничают с оператором ЭДО: с помощью систем электронного документооборота подается отчетность в госорганы, а также происходит обмен накладными, актами, договорами с контрагентами.
Все нужные документы остаются в цифровом хранилище оператора. Пользователи ЭДО могут получить доступ к архиву, который находится на сервере, из внешней сети. Так же, как и при работе с локальной сетью, допустимо ограничить право ознакомления для некоторых категорий сотрудников.
Астрал.ЭДО дает доступ в любое время к архивным документам: как формализованным (УПД, акты, накладные Торг-12 и др.), так и неформализованным (в формате .pdf, .png и .jpeg).
Почему хранение в системе ЭДО это удобно:
Состав новых документов
Условно все вводимые первичные документы можно разделить на 4 группы:
1. для учёта движения НФА (применя.тся всеми субъектами учета):
Какие еще новые правила придумали чиновники для бухгалтеров разобрали наши эксперты на курсе «Все новые правила 2023». Разбираемся с ЕНП, ЕФС-1 и новыми сроками уплаты налогов.
Научиться работать по новым правилам
2. для учёта начисления доходов, в т.ч. для администраторов и главных администраторов доходов бюджета:
3. для отражения движения дебиторской и кредиторской задолженностей:
4. для организации инвентаризации:
Кроме того, с 2023 года будут использованы в работе регистры учета:
Схема работы с сервисами электронного документооборота (ЭДО)
Как работает система электронного документооборота?
Отправитель загружает документ в сервис или создает его, подписывает и отправляет контрагенту. Получатель может подписать документ (утвердить) или отклонить (например, если видит ошибки или не согласен с содержанием).
Если контрагент еще не пользуется электронным документооборотом, он получит приглашение на электронную почту. Если получатель использует другого оператора ЭДО, отличного от оператора отправителя, то он получит приглашение к роумингу.
Роуминг – это возможность обмениваться документами с пользователями любых других операторов электронного документооборота (ЭДО).
Если документ утвержден, то отправитель получит уведомление о его подписании.
По тому же принципу происходит обмен документами и внутри организации.
Время подписания бумажных документов затягивается от нескольких дней до нескольких месяцев – в зависимости от того, как далеко от вас находится ваш контрагент, сотрудник или руководитель.
Использование электронного документооборота (ЭДО) позволит подписывать документы за несколько минут, а все маршруты согласования заранее запрограммировать.
Тогда документ после согласования с одним сотрудником автоматически перейдет к другому.
Получите бесплатный образец соглашения по ЭДО
Работайте с ЭДО без ошибок
Заполните форму ниже — вышлем бесплатный образец на вашу электронную почту
Скорость – один из главных плюсов электронного документооборота.
Рассмотрим пример электронного документооборота в отделе закупок.
Менеджер отдела закупок должен заказать товары у поставщика, получить их, подписать все необходимые документы и затем передать их поставщику.
Здесь уже важна не только оперативность (быстро согласовать заказ, передать поставщику и потом подписать документы), но и юридическая, и налоговая стороны.
Пока у поставщика нет подписанных документов, он не может предъявить претензии к покупателю, если тот задержит оплату – попросту нечем доказать, что товары и правда были переданы.
Покупатель же без документов не может оприходовать товар (да, есть и другие механизмы в бухгалтерском учете, но они временные – например, можно провести неотфактурованную поставку, пока документы находятся в пути).
Если нет подтверждающих документов, расходы на такие товары нельзя списать в налоговом учете.
Электронный документооборот (ЭДО) позволяет избежать этих рисков и своевременно и законно списывать и приходовать товары, работы или услуги.
Но электронный документооборот нужен не только торговле и тем, у кого много контрагентов. Электронными документами можно обмениваться внутри организации, с сотрудниками и с государственными органами.
Кроме того, ЭДО для многих компаний является обязательным.
Как понять, что пора переходить на электронный документооборот (ЭДО)
Вот вам чек-лист, чтобы понять пора ли вам уже присмотреться к системам ЭДО.
Если большинство ваших ответов «нет», то пора задуматься о внедрении электронного документооборота (ЭДО).
Обязательно должны использовать ЭДО организации:
Переходят на ЭДО (есть перспектива, что он станет обязательным в этой сфере) грузоперевозчики, отправители и получатели грузов, логистические компании.
Операторы электронного документооборота (ЭДО)
При выборе оператора ЭДО важно обратить внимание на следующие моменты:
Операторы ЭДО должны обладать лицензией ФСБ, иметь сертифицированное программное обеспечение и отвечать другим требованиям.
Один из ведущих операторов ЭДО в России – компания Тензор (СБИС). Почти половина (46%) всех юрлиц в стране сдают отчетность через СБИС. Это значит, что скорее всего ваш партнер уже работает с этим оператором и вам не нужно будет настраивать роуминг или просить его подключить электронный документооборот с нуля. Также есть готовые интеграции по API с 1С, SAP и другими системами и программами.
Несмотря на то, какого оператора вы выберете, важно, чтобы система ЭДО была удобна вам и вашим сотрудникам.
ЭДО – это про скорость, эффективность и увеличение оперативности принятия решений.
Какие электронные подписи существуют, их отличия
Электронные подписи бывают трех видов:
Квалифицированная электронная подпись может использоваться для любых документов, поэтому является аналогом собственноручной подписи.
Простую и неквалифицированную используют для подписи внутренних и некоторых кадровых документов в организации, их также можно использовать при обмене документами с контрагентами, главное прописать такую возможность в договоре.
Рекомендуется все же использовать КЭП, т.к. ее возможности намного шире и не придется каждый раз сверяться со списками и разрешениями.
Алгоритм перехода на ЭДО с 2023 ода
При переходе к использованию электронных документов при ведении бухгалтерского учета необходимо провести подготовительные мероприятия организационного и технического характера.
Мероприятия организационного характера
Мероприятия технического характера
Требования подписям новых электронных документов
Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью либо простой электронной подписью.
Электронный первичный учетный документ принимается к учету, если заполнены все реквизиты и имеется квалифицированная электронная подпись руководителя учреждения или уполномоченного им лица.
Поля, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии, ответственный за формирование электронного документа не заполняет.
Документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая простые ЭП, можно принять к учету только при наличии в них и квалифицированной ЭП.
В электронных документах многие разделы подписываются простой ЭП сотрудниками, составляющими этот документ; квалифицированной ЭЦП утверждать документ будет руководитель учреждения (уполномоченное лицо).
В случае, если документ требует подписание комиссионно, то правила приказа № 61н требуют заполнения Листа голосования, который также содержится в формах приказа № 61н.
Лист голосования подписывается членами комиссии простой ЭП и председателем комиссии ЭЦП. При подписании членами комиссии листа голосования одновременно в резолютивной части электронного документа отображаются подписи членов комиссии.
Квалифицированные ЭП, помимо руководителя, потребуются для главного бухгалтера, кассира и председателей комиссий.
Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицахУметь настраивать и вести управленку — значит быть полезным для руководителей. Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании на курсе повышения квалификации от «Клерка».
Сложности перехода
Многие учреждения не смогут перейти полноценно на приказ 61н. Почему? На это влияют:
Обращаем внимание, что переход на приказ № 61н является обязательным с 2023 года.
Однако в приложении № 5 п. 6 приказа № 61н указано, что в случае отсутствия организационно-технической возможности субъекта учета формирования и хранения электронных документов, формы унифицированных электронных первичных учетных документов и регистров учета применяются формируются на бумажном носителе с одновременным представлением бухгалтеру электронного образа (скан копии) такого документа.
Поскольку Минфин России постепенно вводит еще документы в приказ № 61н, которые начнут использоваться с 2024 года (приказ Минфина от 28.06.2022 г. № 100н), то организационно выгоднее и по трудозатратам, и по ресурсозатратам взять паузу: т.е. с 2023 года, формировать документы по приказу № 61н на бумаге, подписывать «живыми» подписями и в бухгалтерию передавать бумажный вариант и его скан-копию.
Для сведения рисков замечаний со стороны контрольных органом рекомендуем:
Кто может пользоваться ЭДО
ЭДО могут использовать абсолютно все сотрудники компании.
Наиболее распространен электронный документооборот (ЭДО):
Например, он обязан сдавать бухгалтерскую или статистическую отчетность только в электронном виде.
Некоторые документы уже перешли в электронный вид. К примеру можно отказаться от бумажной трудовой книжки, а больничный Социальный фонд присылает только в электронном виде – бумажная форма уже не действует.
Многие кадровые процессы ЭДО помогает сократить и упростить. К примеру, при приеме на работу сотрудника, его можно быстро ознакомить со всеми нужными документами, а заявление об отпуске не затеряется и попадет только к нужному руководителю.
Для чего нужен журнал
В каждой организации ежедневно происходит оборот многочисленных входящих и исходящих деловых бумаг. Первые приходят от клиентов и партнеров. Их относят директору или его заместителю, которые распределяют документацию для исполнения. Вторые, предназначенные для контрагентов и различных инстанций, складывают по конвертам и отправляют на почту.
Регистрация документации на предприятии — не прихоть, а необходимый процесс. Исчезновение бумаги от важного партнера вызовет не только ухудшение имиджа предприятия, но и существенные убытки. Если сведения о документе зафиксируют в книге учета, он не затеряется и дойдет до того, кому предназначался.
Эти книги не подлежат строгой отчетности. Но их обязательно регистрировать, присвоив специальный номер. Всю корреспонденцию необходимо фиксировать в книге учета в день поступления. Определимся пошагово, как вести журнал входящей документации:
Записи, сделанные в книге учета, помогают структурировать документооборот в компании. Это облегчит поиск и избавит от спорных вопросов в суде, если возникнет такая необходимость.
Главные задачи журнала:
Чаще всего ведение подобных регистрационных книг возложено на делопроизводителя или секретаря. А иногда на других должностных лиц, назначенных распоряжением директора (например, на кадровика или бухгалтера).
Как подключить контрагента к роумингу между операторами ЭДО
Роуминг это технология, которая позволяет контрагентам осуществлять обмен электронными документами, даже если каждый подключен к разным операторам электронного документооборота (ЭДО).
Когда роуминг настроен, компании могут отправлять и получать документы, как обычно.
Настраивают роуминг для каждого контрагента индивидуально. Но пригласить можно сразу несколько контрагентов.
Самое главное, чтобы между двумя операторами была настроена связь. Тогда роуминг возможен.
В противном случае придется обмениваться со своим контрагентом бумажными документами, как и раньше, либо установить еще другой сервис для онлайн документооборота.
Как подключить в СБИС роуминг с другими операторами
В СБИС отправка приглашений и получение документов — бесплатно.
Как отправить приглашение контрагенту для роуминга
Его можно выслать при отправке документа или заранее из карточки компании. Чтобы пригласить нескольких контрагентов, подключите роуминг наsbis.ru.
Приглашение отправлено. Когда контрагент его получит и примет, СБИС пришлет вам уведомление на email.
Если контрагент отказывается подключать роуминг или вести ЭДО в СБИС, обратитесь в техподдержку.
Обычно роуминг подключают в течение 10 рабочих дней. Срок может быть увеличен при задержке ответа от оператора контрагента.
Как принять приглашение к автороумингу
СБИС принимает приглашения к роумингу автоматически.
Вы можете посмотреть, с кем из контрагентов уже настроен роуминг и можно обмениваться документами.
Конкретных требований к процедуре хранения электронных документов законодательством не установлено. Есть закон «Об архивном деле Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004, но он вступил в силу почти 20 лет назад. За это время современные технологии ушли далеко вперед, и возможности составления, хранения, оборота, удостоверения документов в электронном виде сильно изменились.
В 2015 году Минкультуры выпустило приказ № 526, в котором даны рекомендации (принципы) содержания, архивирования, хранения цифровой документации. В основном, участники ЭДО опираются на этот нормативный акт, за неимением других более близких по смыслу законов.
Рекомендуем, брать нижеследующие правила за основу и адаптировать их под специфику своего предприятия.
Правила хранение электронных документов внутри организации
В целом, принципы хранения электронных документов организации можно заключить в один общий тезис: обеспечить надежность от утечки и утраты, создать не менее 2 идентичных экземпляров одного документа, регулярно проверять сохранность данных.
Хранение бухгалтерских документов по новому ФСБУ 27/2021
С начала 2022 года вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (см. приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н
В новом стандарте, в частности, прописаны дополнительные требования к хранению первичной документации и регистрам бухгалтерского учета
Согласно ФСБУ 27/2021:
Виды электронного документооборота
Условно ЭДО можно разделить на две крупные категории:
Если говорить о сфере правовых отношений, то выделяют следующие виды:
Внутренний ЭДО – затрагивает обмен документами исключительно внутри компании. Так как крупные организации имеют зачастую большую филиальную сеть, то наличие внутреннего ЭДО для них необходимость.
С помощью внутреннего электронного документооборота (ЭДО) в первую очередь согласуются договоры, различные проекты, сметы, приказы, отчеты и инструкции.
Отдельно можно выделить обмен кадровыми документами. Можно разом разослать всем сотрудникам новый внутренний акт (например, Положение о командировках) и массово с ним ознакомить, можно согласовать отпуска, служебные поездки, сообщить о выходе на больничный, передать отчет о командировке и т. д.
Руководители подразделений могут передавать через ЭДО данные, необходимые для формирования отчетности по организации, о заработной плате, о доходах и расходах и другие.
Руководителям также системы опции контроля. К примеру, можно проследить, какой из сотрудников слишком долго согласует или отправляет документы контрагентам.
Внешний ЭДО – это обмен документами с контрагентами организации. Даже если компании работают с разными операторами ЭДО можно настроить обмен между ними, для этого используется роуминг (про него расскажем дальше отдельно).
Все маршруты следования документов во всех системах выстроены по одной и той же схеме работы. Можно настроить доступ ЭДО только для тех отделов, которые взаимодействуют с контрагентами.
ЭДО с государственными структурами– это электронный документооборот с различными ведомствами, например, для сдачи отчетности или получения информации о контрагентах.
По виду документов, которые проходят через ЭДО можно выделить:
Можно также выделить ЭДО для отдельных сфер деятельности и отраслей.
У компании «Бизнес-Легко!» – сертифицированного партнера продуктов СБИС, есть готовые решения для производства, ритейла, логистики и других направлений.
Так как не для всех ваших контрагентов может быть доступно подключение к электронному документообороту, то придется совмещать бумажный и электронный документооборот.
Это значит, что вам необходимо организовать хранение и тех и других документов, разработать правила по документообороту.
Для упрощения работы с документами и их систематизации можно сканировать бумажные документы и загружать их в систему ЭДО.
Сканированные документы легко будет найти по быстрому поиску, вместо того, чтобы рыться в папках в шкафу.
Как правило, документ сканируют сразу «на входе». Например, секретарь, сканирует и вносит в систему письма и другие документы, присваивая им номер, дату, вид и т. д.
На документы даже можно нанести штрих- или QR- коды для еще более быстрого поиска.
Если ваш архив не выглядит как просто склад из коробок, а устроен по принципу библиотеки (для каждой папки есть свой стеллаж, полка и место на ней), то закодированный документ при необходимости легко будет найти по его положению (информация «вшивается» в код).
Сколько хранить журнал
Обычно срок хранения книг учета поступающих и отправляемых документов не превышает 5 лет. Это предусмотрено в перечне типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (п. 182). После этого срока специальная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет интереса для будущего применения и судебных разбирательств, его ликвидируют.
При этом действует следующее правило: сохранять журнал следует до тех пор, пока не истекли сроки хранения указанных в нем документов. По этой причине часто кадровики разделяют журналы: одни — для бумаг с длительным или постоянным сроком хранения, другие — для тех, которые хранятся недолго.
Сроки хранения и утилизации электронных документов
Электронные аналоги бумажных документов должны сохраняться на предприятии те же сроки. Напомним, какие требования установил закон:
При этом отсчитывать срок хранения нужно не от даты самого документа, а с 1 января года, который следует за годом, когда по конкретный файл вышел из делопроизводства (п. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ).
Например, если товарная накладная подписана 01.04.2022, хранить ее следует до 01.01.2028.
Когда срок хранения документа истек, его нужно утилизировать. При этом если файл хранился на физическом носителе, его недостаточно просто отформатировать, а рекомендуется уничтожить сам носитель (флешку, диск и т. п.
Если сертификат ЭП истек раньше срока хранения документа
Остается выяснить, будет ли иметь юридическую силу документ в течение всего срока хранения (допустим, 5 лет), если действие сертификата ЭП, которой он подписан, истекает через 1 год.
Электронная подпись в любом случае окажется невалидна раньше, чем компания сможет утилизировать документы. Это ставит под вопрос легитимность документации в хранилище.
Закон об электронной подписи № 63-ФЗ говорит, что при проверке должен быть:
Операторы также предоставляют возможность автоматического переподписания документа (но эту информацию нужно уточнять у разработчика конкретного сервиса, с которым вы работаетеСистема сама ежегодно переподписывает хранящиеся документы новым действительным сертификатом, таким образом, обеспечивается непрерывная легитимность.
Астрал.ЭДО1С-ЭДО дают возможность не только обмениваться электронными документами с контрагентами и государственными учреждениями, но и хранить их в надежном архиве. Любые файлы всегда под рукой, в защищенном доступе и удобном формате для работы и пересылки.
Отправляйте документы в 1 клик!
Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об ЭДО
Получите выгодное предложение!
Оставьте контактные данные и наши специалисты свяжутся с вами и расскажут все об электронном документообороте!
Обязателен ли документ
Норм об обязательном ведении этих книг в трудовом законодательстве нет. Как гласит ч. 1 ст. 8 ТК РФ, работодатели принимают локальные нормативные акты в пределах своей компетенции. То есть самостоятельно решают, насколько необходим для них процесс учета деловой переписки. В п. 5.18 приказа от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» предусмотрена регистрация всех важных поступающих в организацию бумаг. На практике это обязательный атрибут системы делопроизводства любой компании. Строгий учет бумаг позволит избежать многих проблем в дальнейшем.
Возможно ли вести в электронной форме
Любая компания вправе вести книгу в электронной форме, если это удобно для внутреннего пользования. Есть несколько вариантов ведения электронного журнала входящей и исходящей документации — в форматах Word, Excel и в системе электронного документооборота (СЭД). Среди преимуществ электронной формы — удобство систематизации и сортировки, быстрый поиск по любым параметрам (дате, ключевым словам, отправителю, адресату и т. д.).
Самый передовой способ — ведение журнала в СЭД, для этого необходимо внедрить систему на предприятии. В ней формируются специальные формы регистрационных карточек, в которых требуется только заполнить подготовленные ячейки.
Электронная система документации позволяет:
Среди негативных факторов — риск потери или искажения данных из-за возможных сбоев в компьютерной системе. В связи с этим еще не так много компаний внедрили передовые технологии. Но для крупных предприятий с большим объемом распорядительных документов электронная система предпочтительнее.
По какой форме вести
Форму книги каждая организация выбирает произвольно. Руководство самостоятельно решает, как заполняется журнал входящей документации, четкой структуры закон не устанавливает. Но обычно в большинстве компаний его ведут в традиционных общих тетрадях или в специальных альбомах формата А4. Он составлен в виде таблицы со специальными графами, все страницы одинакового формата. На титульном листе предусмотрена форма, в которую вписывают следующие данные:
Листы следует пронумеровать и прошить. На последней странице обозначают общее количество страниц. Затем директор компании визирует книгу, поставив подпись и печать. Заполняют обычно шариковой ручкой с синими, фиолетовыми или черными чернилами.
Бумажный вариант журнала применяют в большинстве компаний, поскольку он удобен и надежен для хранения. В любой момент руководитель вправе добавить в него нужные графы, поменять структуру ведения и др. А любой сотрудник, перелистав книгу, легко найдет акт или распоряжение (если делопроизводитель, например, отсутствует).
Единственный недостаток — невозможность организовать быстрый поиск по заданным параметрам, как в электронном формате. Если информации немного, как в мелких и средних предприятиях, найти нужную бумагу не составит труда. А для крупных компаний удобнее использовать журналы в цифровом виде.
Какие данные обязательно вносят в журнал
Обычно для поступивших и отправляемых писем заводят две разных книги. Это связано с тем, что информация отличается. Но есть обязательные пункты, которые необходимо отразить:
Законодательство не регулирует порядок ведения, количество граф и их наименования. Руководитель самостоятельно решает вопрос, как правильно заполнять журнал входящей документации, но необходимо учитывать стандартный комплект реквизитов:
Дополнительно в каждой организации включают те разделы, которые необходимы в конкретных случаях, например: способ доставки корреспонденции, количество страниц, расписка в получении документа, резолюция директора, отметка о направлении в дело, об исполнении и др.
Придерживайтесь правила делопроизводства: если документ неправильно составлен и не заверен подписью должностного лица, не регистрируйте его.
Всегда проверяйте, чтобы документы, поступающие извне, соответствовали всем правилам — с печатью и подписью руководителя. А на некоторых необходима подпись других должностных лиц, например бухгалтера, если это счет на оплату, платежные поручения и др. Иначе эта бумага не имеет юридической силы.
Ознакомьтесь с примерным бланком ведения журнала исходящих документов.
А это заполненный образец книги учета входящей корреспонденции.
Плюсы и минусы электронного документооборота
И это без цены конверта (примерно 3 рубля за штуку). Заказное письмо, ценное или курьерская отправка уже дороже.
Если вы отправляете 500 таких писем в год, то потратите на них минимум 15000, а ЭДО обойдется в несколько раз раз дешевле, да и ходить на почту, и стоять в очереди не придется.
Обмениваться документами, кстати, можно не только внутри страны – можно отправлять документы в любые страны мира. Для этого потребуется всего 3 шага:
Российская организация получает квалифицированную электронную подпись, иностранная – неквалифицированную.
Участники обмена заключают трехстороннее соглашение об электронном документообороте, обеспечивающее юридическую значимость документов.
Можно начинать обмениваться документами с иностранными партнерами через ЭДО.
Зарубежной компании будет доступен личный кабинет на английском языке, англоязычная техподдержка, а также вебинары и обучающие материалы.
Бумага тоже стоит недешево, например, популярная марка SvetoCopy от 300 рублей за пачку в 500 листов. С ЭДО бумага вам вообще не нужна.
Например, документы, пересылаемые через СБИС (система ЭДО) нельзя перехватить или подменить – они передаются по зашифрованному каналу.
Схема электронного документооборота между организациями
Есть ли минусы у электронного документооборота или ЭДО?
Конечно, минусы тоже присутствуют:
Для лучшей адаптации в системах ЭДО есть инструкции, встроенные помощники и подсказки, а если вы внедряете электронный документооборот с помощью сторонней компании, то она поможет вам безболезненно и быстро перейти на новый формат документов.
Например, при продаже маркированных товаров (а это молочная продукция, вода, одежда, обувь и еще много всего) необходимо обмениваться электронными документами, этого требует закон.