Учет электронных журналов в бюджетном учреждении и по использованию электронных учетных документов

В бюджетных организациях всё чаще используют электронный документооборот и электронные подписи. Они используются для разных задач и программ. В статье постараемся разобраться, какие программы и для чего использовать.

Константин Плескач, менеджер по работе с образовательным сектором компании «ГЭНДАЛЬФ»

Наталия Субботина, методист отдела внедрения ГК «ГЭНДАЛЬФ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, март 2017

Современные образовательные учреждения начинают использовать электронные учебники (ЭУ) наравне с традиционными бумажными. Разбираемся, по какому закону образовательные учреждения могут закупать ЭУ и как следует их учитывать.

Краткое содержание статьи:

Документ

Приказ Минфина России от 28.06.2022 № 100н

Комментарий

Внесены изменения в приложения 1 – 5 к приказу Минфина России от 15.04.2021 № 61н (далее – Приказ № 61н). Поправки применяются при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета учреждений с 1 января 2024 года либо ранее, если это предусмотрено учетной политикой учреждения (единой учетной политикой при централизации учета).

Федеральное казначейство при ведении бюджетного учета в рамках переданных полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений применяет приказ с 1 января 2023 г.

Перечень унифицированных форм электронных первичных учетных документов дополнен:

Перечень электронных регистров бухгалтерского учета дополнен двумя формами:

В приказе Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н) для половины форм электронных первичных документов есть аналоги:

Однако сфера применения акта о приеме-передаче (ф. 0510448) шире, чем акта (ф. 0504101). Электронная форма акта используется не только при изменении правообладателя государственного (муниципального) имущества, но и для оформления таких операций, как:

Акта о приеме-передаче (ф. 0510448) наряду с актом приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) призваны заменить приходный ордер (ф. 0504207).

Извещение (ф. 0510453) формируется по каждому трансферту, передаваемому с условием передачи активов, в т. ч. по субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания. Годовое извещение о трансферте (ф. 0510453) заменяет акт сверки взаимных расчетов и подтверждает проведение инвентаризации по консолидируемым расчетам.

Заявка-обоснование (ф. 0510521) применяется при принятии решения о закупке товаров, работ, услуг подотчетным лицом (работником) для хозяйственных нужд, а также при оформлении выдачи денежных документов подотчетному лицу для приобретения товаров, работ, услуг.

Карточка (ф. 0509211) применяется для регистрации, систематизации и накопления в электронном виде информации о вложениях (инвестициях) в объекты нефинансовых активов (основных средств, нематериальных, непроизведенных активов, материальных запасов, прав пользования нематериальными активами, биологических активов, имущества казны).

Карточка (ф. 0509214) применяется для формирования в электронном виде информации на каждый объект права пользования нефинансовыми активами по договору операционной аренды, отраженный на соответствующем счете аналитического учета счета 0 111 40 000.

Если Приказ № 61н содержит формы электронных первичных документов или регистров, аналогов которых нет в Приказе № 52н, при отсутствии технической возможности формировать и хранить документы в электронном виде учреждение должно их составлять на бумажном носителе при совершении соответствующих операций. Такое применение унифицированных форм электронных первичных документов и регистров закрепляется в учетной политике.

Если Приказ № 52н содержит форму, аналогичную по содержанию электронной форме, установленной Приказом № 61н, учреждение вправе предусмотреть в учетной политике составление на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам электронных документов.

В ближайших планах Минфина России разработка и включение в Приказ № 61н форм электронных первичных учетных документов по списанию объектов нефинансовых активов (основных средств, материальных запасов), БСО, а также форм инвентарных карточек учета нефинансовых активов. Аналоги всех этих документов сейчас есть в Приказе № 52н. В рамках перехода на электронный документооборот унифицированные формы на бумажном носителе будут постепенно заменяться электронными формами. В конечном итоге Приказ № 52н утратит силу.

О применении электронных документов бухучета

Журнал “Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение” № 2/2022

Разработка альбома унифицированных форм электронных первичных учетных документов в целях перехода организаций бюджетной сферы на электронный документооборот запланирована на 2021–2023 годы. Какие электронные документы утверждены на сегодняшний день и с какой даты их следует применять, расскажем в данной статье.

Перечень электронных документов

Унифицированные формы электронных документов, применяемых при ведении бухгалтерского учета в государственных (муниципальных) учреждениях, утверждены Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н (далее – Приказ № 61н). С учетом изменений, внесенных в него Приказом Минфина России от 30.09.2021 № 142н, на сегодняшний день утверждено 17 форм электронных первичных документов:

Также Приказом № 61н утверждено три формы электронных регистров бухучета:

С какой даты применять электронные документы?

Подробные рекомендации о начале применения унифицированных форм электронных документов и регистров бухучета приведены в Письме Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091 «О Методических рекомендациях по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных первичных документов» (далее – Рекомендации).

В соответствии с п. 2 Рекомендаций формы электронных документов бухучета применяются в следующих случаях:

Дата начала применения форм

Условия применения форм

С 1 января 2022 года

При ведении бюджетного учета территориальными органами, федеральным казенным учреждением «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее – уполномоченные организации) при осуществлении ими централизуемых полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений, переданных в соответствии с Постановлением Правительства РФ

от 15.02.2020 № 153 «О передаче Федеральному казначейству полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им казенных учреждений». Перечень федеральных органов исполнительной власти, централизуемые полномочия которых осуществляются уполномоченными организациями, приведен в приложении 1 к Рекомендациям

До 1 января 2023 года
При ведении бюджетного учета финансовыми органами субъектов РФ (муниципальных образований) и (или) их территориальными органами, подведомственными им казенными учреждениями, а также при ведении бухгалтерского учета централизованными бухгалтериями при осуществлении ими централизуемых полномочий в случаях, предусмотренных единой учетной политикой при централизации учета.
Обязательный переход на электронный документооборот при осуществлении централизуемых полномочий и применение унифицированных форм электронных бухгалтерских документов как уполномоченными организациями, так и субъектами централизованного учета до 1 января 2023 года могут быть предусмотрены положениями единой учетной политики при централизации учета.

Правила документооборота должны основываться на применении унифицированных форм документов, необходимых для осуществления централизуемых полномочий, и единых регламентов их составления, представления и обработки, обеспечивающих однократность ввода информации при формировании документов и исключение дублирования процедур сбора информации, а также на обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну.
Организациями бюджетной сферы, самостоятельно осуществляющими полномочия по ведению бухгалтерского учета (далее – субъекты учета) в соответствии с положениями принятой ими учетной политики.
На основании п. 25 СГС «Концептуальные основы»* первичные (сводные) учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, при этом документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты.

Для организаций бюджетной сферы унифицированные формы первичных учетных документов и методические указания по их применению утверждены Приказом № 52н** и Приказом № 61н.

В силу п. 9 СГС «Учетная политика»*** актами субъекта учета, устанавливающими в целях организации и ведения бухгалтерского учета учетную политику субъекта учета, утверждаются формы первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета, по которым законодательством РФ не предусмотрены обязательные для их составления формы документов. Утвержденные субъектом учета формы документов бухгалтерского учета должны содержать обязательные реквизиты и соответствовать требованиям, установленным СГС «Концептуальные основы», иными нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета (в том числе приказами № 52н, 61н).

На основании вышесказанного положениями учетной политики субъектов учета может быть предусмотрен переход на применение унифицированных форм электронных бухгалтерских документов до 1 января 2023 года по готовности используемых субъектами учета информационных систем (ресурсов), обеспечивающих переход на электронный документооборот;
Субъектами учета (уполномоченными организациями) при ведении бухгалтерского учета в части положений Приказа № 61н об обязательном составе реквизитов при формировании первичных учетных документов, а также первичных учетных документов, составляемых на бумажных носителях (документов, содержащих собственноручные подписи).
Положениями законодательства РФ предусмотрено формирование на бумажном носителе первичных документов, для которых установлены унифицированные формы электронных документов, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документов, регистров исключительно на бумажном носителе, а также при отсутствии у субъекта учета организационно-технической возможности формировать и хранить электронные документы, электронные регистры.

При этом унифицированные формы электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета могут применяться для составления первичных учетных документов на бумажном носителе с одновременным представлением лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, электронного образа (скан-копии) такого документа.

В данном случае в учетной политике субъекта учета необходимо установить порядок составления этих документов с указанием в графике документооборота условий (порядка и сроков) их применения и формирования

С 1 января 2023 года

Применяются всеми организациями бюджетной сферы с заверением электронными подписями.

При этом к организациям бюджетной сферы относятся:

получатели бюджетных средств, осуществляющие ведение бюджетного учета;

органы государственной власти (государственные органы), органы местного самоуправления, органы местной администрации;

органы управления государственными внебюджетными фондами РФ и территориальными государственными внебюджетными фондами;

казенные учреждения, находящиеся в ведении главных распорядителей (распорядителей) бюджетных средств;

иные хозяйствующие субъекты, осуществляющие полномочия получателей бюджетных средств (далее – иные получатели бюджетных средств);

государственные (муниципальные) бюджетные (автономные) учреждения.

Следовательно, организации бюджетной сферы субъектов РФ, муниципальных образований, а также федеральные органы исполнительной власти, их территориальные органы и подведомственные им казенные учреждения, не передавшие полномочия по ведению бухгалтерского учета, а также иные хозяйствующие субъекты, осуществляющие полномочия получателей бюджетных средств, обязаны обеспечить переход на применение унифицированных форм электронных бухгалтерских документов с 1 января 2023 года.

При установлении правил документооборота субъекты учета должны руководствоваться положениями Приказа № 52н, предусматривающими приоритетность составления первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, унифицированные формы которых утверждены данным приказом, в электронном виде.

Составление субъектами учета на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в случаях, предусмотренных законами (в части обеспечения соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну), или при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

Положениями Приказа № 61н предусмотрено создание субъектами учета условий перехода с 2023 года на электронный документооборот, в связи с чем разработка альбома унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета предполагает включение в Приказ № 61н унифицированных форм документов, утвержденных Приказом № 52н

* Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденный Приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н.

** Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

*** Федеральный стандарт бухгалтерского учета государственных финансов сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утвержденный Приказом Минфина России от 30.12.2017 № 274н.

Подготовка к переходу на электронные документы

В соответствии с п. 4 Рекомендаций при переходе на применение электронных документов в целях ведения бухгалтерского учета необходимо провести следующие подготовительные мероприятия:

1) определить дату перехода на применение электронных документов;

2) внести изменения в учетную политику, а для централизованной бухгалтерии – в единую учетную политику исходя из особенностей порядка формирования, заполнения и подписания электронных документов;

3) определить лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов;

4) определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете;

5) внести дополнения с учетом использования электронных документов в график документооборота, содержащий правила документооборота и технологию обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи электронных документов для отражения в бухгалтерском учете, в соответствии с порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по представлению электронных документов для ведения бухгалтерского учета;

6) обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой электронной подписью или квалифицированной электронной подписью в соответствии с порядком, определенным Приказом № 61н, а должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, – квалифицированной электронной подписью;

7) при централизации бухгалтерского учета, предусматривающей взаимодействие уполномоченной организации и субъектов централизованного учета в рамках осуществления централизуемых полномочий, дополнить ролевое расписание новыми позициями и обеспечить доступ к информационной системе бухгалтерского учета должностных лицам – членам комиссии, подписывающим электронные документы простой ЭП, и председателю комиссии, подписывающему электронные документы ЭЦП;

8) привести в соответствие с требованиями Приказа № 61н справочники, используемые при формировании электронных документов в ИС бухгалтерского учета;

9) утвердить (уточнить) порядок списания кредиторской задолженности с забалансового счета 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами»;

10) уточнить порядок определения лиц, ответственных за имущество учреждения (ответственных лиц).

Синхронизация справочников и настроек в ИС бухгалтерского учета

В электронном документе, унифицированная форма которого содержит реквизит «Идентификатор контрагента», отражается уникальный идентификатор контрагента, состоящий из 22 разрядов. Данный идентификатор формируется в зависимости от типа контрагента и от типов документов, которыми зарегистрирован контрагент.

Согласно Рекомендациям в ИС бухгалтерского учета в справочник контрагентов необходимо добавить для каждого контрагента уникальный идентификатор контрагента, состоящий
из 22 разрядов. Порядок формирования такого идентификатора представим в таблице.

Разряды идентификатора контрагента

Порядок формирования

1-й разряд

Проставляется тип контрагента в зависимости от его правового статуса:

1 – физическое лицо;

2 – юридическое лицо – резидент РФ;

3 – юридическое лицо – нерезидент РФ;

4 – физическое лицо, индивидуальный предприниматель, перешедшие на специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (далее – самозанятый)

2, 3-й разряды

При формировании идентификатора контрагента физического лица (тип контрагента – 1) допускается применение следующих кодов типа документов:

01 – паспорт гражданина РФ;

02 – свидетельство о рождении;

03 – паспорт моряка (удостоверение личности моряка);

04 – удостоверение личности военнослужащего;

05 – военный билет военнослужащего;

06 – временное удостоверение личности гражданина РФ;

07 – справка об освобождении из мест лишения свободы;

08 – паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;

09 – вид на жительство;

10 – разрешение на временное проживание (для лиц без гражданства);

11 – удостоверение беженца;

12 – миграционная карта;

13 – паспорт гражданина СССР;

14 – страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе персонифицированного учета ПФР;

22 – водительское удостоверение;

24 – свидетельство о регистрации транспортного средства в органах МВД;

25 – охотничий билет;

26 – разрешение на хранение и ношение охотничьего оружия;

28 – паспорт гражданина РФ, являющийся основным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ за пределами территории РФ, в том числе содержащий электронный носитель информации;

29 – свидетельство о предоставлении временного убежища на территории РФ;

30 – свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем на территории РФ.

При формировании идентификатора контрагента юридического лица или индивидуального предпринимателя, самозанятого указывается значение 00

4-22-й разряды

В этих разрядах в зависимости от типа контрагента отражаются следующие значения:

а) при формировании идентификатора контрагента для юридических лиц – резидентов РФ в 4–13-м разрядах указывается ИНН, в 14–22-м разрядах – КПП;

б) при формировании идентификатора контрагента для юридических лиц – нерезидентов РФ в 4–13-м разрядах указывается ИНН, в 14–22-м разрядах – КПП. В случае наличия у юридических лиц – нерезидентов РФ кода иностранной организации (далее – КИО) в 4–8-м разрядах указывается значение «00000» (нули), в 9–13-м разрядах – КИО, в 14–22-м разрядах – КПП;

в) при формировании идентификатора контрагента для индивидуальных предпринимателей в 4–10-м разрядах указывается значение «0000000» (нули), в 11–22-м разрядах – ИНН;

г) при формировании идентификатора контрагента для физических лиц в 4–22-м разрядах проставляются серия и номер документа, код которого приведен в 2-м и 3-м разрядах идентификатора контрагента. Серия и номер документа отражаются в одну строку, без разделителей, знаки «N» и «-» не указываются, буквы (при их наличии) должны быть прописными. Если номер документа содержит менее 19 знаков, он дополняется слева нулями до 19 знаков

Кроме того, в таких формах электронных первичных учетных документов, как ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431), акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436), решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445), ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837), предусмотрено указание кодового значения уникального номера реестровой записи источника дохода бюджета бюджетной системы РФ в соответствии с реестром источников доходов соответствующего бюджета бюджетной системы РФ.

Рекомендуйте статью коллегам

Ещё семинары и курсы

Отключить мобильную версию

Приказ Минфина России 61н от 15. 2021
с изменениями 100н от 28. 2022

Поговорим подробнее о том, как применять приказ Минфина России 61н от 15.04.2021.

В утвержденном перечне 17 электронных первичных документов (ОКУД 0510ХХХ) и 3 электронных регистра бухгалтерского учета (ОКУД 0509ХХХ).

Видим, что в перечне документов и регистров не самые часто используемые формы.
В этом году вышел приказ Минфина № 100н, который дополнил приказ № 61н.

Применяется он
с 01.01.2023 года — для уполномоченных организаций в рамках переданных по решению Правительства РФ полномочий
с 01.01.2024 года — для всех остальных учреждений (или ранее этого срока в соответствии с учетной политикой учреждения).

Многие печатные формы уже реализованы в типовой 1С:Бухгалтерии государственного учреждения 2.0.

Теперь приведем некоторые примеры использования ЭДО.

Вариант ЭДО

Тип подписи

В каких программах реализовано

ЭДО для обмена счетами-фактурами и другими документами, используется при маркировке и работе с «Честным знаком»

Квалифицированная ЭП руководителя учреждения

Реализовано во всех программах 1С по ведению бухгалтерского учета. Доступно при подключении сервиса 1С-ЭДО, который включен в наш договор обслуживания

Отчетность в контролирующие органы

Квалифицированная ЭП руководителя учреждения

Реализовано в программах 1С по ведению бухгалтерского учета и расчета зарплаты. Доступно при подключении сервиса 1С-Отчетность, который включен в наш договор обслуживания

СЭДО ФСС для взаимодействия страхователей с ФСС

Квалифицированная ЭП руководителя учреждения

Реализовано в типовых программах 1С, в которых можно рассчитывать зарплату сотрудников

ЭДО внутри организации: приказы, распоряжения, служебки, согласования договоров

Простые или квалифицированные ЭП сотрудников по решению учреждения

Специализированные конфигурации, такие как 1С:Документооборот государственного учреждения

ЭДО в бухгалтериях, предусматривающий разделение ответственности по реквизитам и разделам документов
(обычно при использовании в специализированных единых центрах обработки данных)

Простые или квалифицированные ЭП сотрудников по решению учреждения в случаях, не противоречащих закону

Типовой функционал конфигурации 1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП

Хранение в электронном виде стандартных бухгалтерских отчетов, регистров, форм документов с использованием ЭП.
Право хранить эти документы в электронном виде закреплено в 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Простые или квалифицированные ЭП сотрудников по решению учреждения в случаях, не противоречащих закону

Типовой функционал конфигурации 1С:Бухгалтерия государственного учреждения

Использование электронных документов в рамках централизуемых полномочий согласно Приказу Минфина РФ 103н от 15.06.2020

Простые или квалифицированные ЭП сотрудников по решению учреждения в случаях, не противоречащих действующему законодательству

Типовой функционал 1С:БГУ 2.0 при установленной настройке «Централизуемые полномочия»

Закупка ЭУ

Есть два варианта приобретения электронных учебников:

Существуют два основных типа образовательных учреждений, в зависимости от которого учреждение будет работать по одному из Федеральных законов о закупках. Так, муниципальное бюджетное учреждение осуществляет закупки по Закону № 44-ФЗ, а муниципальное автономное учреждение – по Закону № 223-ФЗ.

Образовательные учреждения, которые работают по Закону № 44-ФЗ, имеют право на приобретение программного обеспечения (в категорию которого входят и электронные учебники) на сумму до 400 000 руб. по прямому контракту, но они обязаны предоставить три коммерческих предложения от разных поставщиков для обоснования наименьшей цены закупки.

Госзакупка учебников у единственного поставщика в соответствии с п. 5 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ возможна при соблюдении следующих условий:

Или в соответствии с п. 4 ч.1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ:

Информация о ходе таких закупок не размещается в ЕИС.

Для закупки на сумму свыше 400 000 руб. необходимо проводить аукцион. При проведении аукциона также запрашивается не менее трех коммерческих предложений от участников аукциона для формирования средней цены контракта. Для этого вычисляется средняя стоимость из указанных в коммерческих предложениях.

Электронные учебники в процессе закупок могут быть приобретены как:

Обязательное требование – в стоимость закупки должна быть включена доставка, таможенные пошлины и налоги. Следует понимать, что в одной закупке нельзя совмещать продукцию разных издательств-правообладателей.

Обратите внимание, что, согласно части 4 ст. 18 Закона № 273-ФЗ, при реализации образовательных программ начального, основного, среднего общего образования при закупке могут использоваться только учебники из числа входящих в федеральный перечень, утвержденный Приказом Минобрнауки РФ от 31.03.2014 № 253.

После приобретения учебников образовательное учреждение получает право на доступ в личный кабинет, где можно назначать лицензии для использования ученикам и учителям. В любой момент можно переназначить лицензию на другого ученика. Каждому ученику будет выдано имя пользователя и пароль. В этом учет электронных учебников напоминает учет обычных учебников в библиотеке.

Учет ЭУ и оплата расходов на их приобретение

Электронные продукты, согласно положениям Инструкции об учете библиотечного фонда (утверждена Приказом Минкультуры России от 02.12.1998 № 590) являются единицами учета библиотечного фонда. В целях бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией №157н ЭУ и другие электронные документы (лекции, инструкции и т.д.) признаются объектами основных средств и подлежат отражению на счете 101 07 «Библиотечный фонд» в разрезе аналитических групп:

Фонды электронной библиотеки образовательное учреждение может сформировать так:

При составлении планов финансово-хозяйственной деятельности и отражении операций в бухгалтерском учете вышеуказанные расходы в соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ (утверждены приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н) необходимо относить следующим статьям (подстатьям) классификации операций сектора государственного управления:

Образовательное учреждение за счет средств субсидии, выделенной на обеспечение выполнения государственного (муниципального) задания, по договору, заключенному с единственным поставщиком, приобрело энциклопедии на сумму 78 000 руб. в количестве 120 единиц. Энциклопедии (дополнительная образовательная литература) не включены учредителем в Перечень особо ценного имущества.

В бухгалтерском учете необходимо отразить следующие корреспонденции:

Операция

Д-т

К-т

Документ в «1С»

1

Приобретение объектов основных средств (ЭУ)

КРБ*

4.106.31.310

КРБ*

4.302.31.730

«Поступление ОС, НМА, НПА»

2

Принятие к учету объектов основных средств

КРБ**

4.101.37.310

КРБ*

4.106.31.310

«Принятие к учету ОС и НМА»

4

Начисление амортизации (в размере 100%, т. к. стоимость единицы менее 40,0 тыс. руб.)

КРБ**

4.401.20.271

КРБ**

4.104.37.410

1-17 разряды номера счета формируются так:

*1-4 разряды содержат раздел, подраздел; 5-14 разряды – нули (если иное не установлено учетной политикой учреждения); 15-17 разряды – вид расходов;

**1-4 разряды содержат раздел, подраздел; 5-17 разряды – нули.

Распространенные ошибки, допускаемые бухгалтерами

Согласно п. 46 Инструкции №157н объектам библиотечного фонда (независимо от их стоимости) уникальный инвентарный порядковый номер присваивать не нужно.

В соответствии с п. 54 Инструкции №157н в отношении объектов библиотечных фондов аналитический учет не ведется. Учитываются такие объекты в регистре «Инвентарная карточка группового учета основных средств» (ф. 0504032).

Обратите внимание: для объектов библиотечных фондов открывается одна Инвентарная карточка (ф. 0504032). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.

Основание – приложение 5 к Приказу Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Таким образом, бухгалтерский учет не может являться источником аналитических данных о библиотечном фонде и служить инструментом по обеспечению сохранности объектов.

Образовательному учреждению следует побеспокоиться о наличии специализированного ПО в библиотеке для обеспечения учетных функций.

Приказ 103н от 15. 2020 о внесении изменений
в 52н от 30. 2015

Утвержденный в 2020 году приказ 103н добавил несколько форм электронных первичных документов и регистров учета, которые нужно применять при осуществлении централизуемых полномочий (и согласно таким реквизитам на формах документов как «Получатель бюджетных средств» и «Признак наличия ЛБО» применять их должны только казенные учреждения).

Бухгалтерия государственного учреждения 8»

Для оформления поступления электронных учебников в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред.2.0, используется документ «Поступление ОС, НМА, НПА» (раздел «Основные средства, НМА, НПА»).

Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов рекомендуем заполнять реквизиты документа по следующим правилам:

Далее оформляем принятие к учету объектов основных средств и начисление амортизации.

Документ «Принятие к учету ОС, НМА» формируется на основании документа «Поступление ОС, НМА, НПА» в случае, если одновременно нужно принять к учету объекты с различными инвентарными номерами. Без указания инвентарных номеров объекты можно принять к учету в разделе «Основные средства, НМА, НПА».

Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов в документе «Принятие к учету ОС, НМА, НПА» указывается:

Использование электронных регистров учета

Для подписания стандартных бухгалтерских отчетов и регистров учета необходимо использование квалифицированной подписи, установленной на носителе или компьютере.

В отчетах и регистрах учета, предусматривающих подписание ЭП есть кнопка Регистры учета, с помощью которой можно подписать сформированный отчет, а также посмотреть архив ранее подписанных отчетов и регистров.

Учет электронных журналов в бюджетном учреждении и по использованию электронных учетных документов

На настоящий момент реализовано сохранение таким способом большинства  стандартных бухгалтерских отчетов (ОСВ, ОСВ по счету, анализ счета и др.) и следующих видов регламентированных регистров учета:

Состав форм и документов будет расширяться по мере вступления в силу новых нормативных документов.

Надеемся, наша статья внесла ясность в использование внутреннего электронного документооборота и показала, что его организация — не такой уж и непонятный и дорогой процесс, как могло показаться сначала.

Виды электронных подписей

Для создания и подписания электронных документов, реализованных в 1С:БГУ редакции 2.0, будет необходимо «впускать» в программу пользователей, которые могут не являются сотрудниками бухгалтерии и раньше доступа в базу не имели.

Могут возникать о то могут возникать опасения, что эти такие сотрудники смогут получить доступ к чтению и изменению информации.

В типовой конфигурации создания минимального набора прав для работы только со «своими» электронными документами, например, через использование групп пользователей

Учет электронных журналов в бюджетном учреждении и по использованию электронных учетных документов

Уже есть созданный профиль «Работа только с внутренними документами пользователя», который необходимо указать в создаваемой группе, а затем указать в ней пользователей-подписантов.

Учет электронных журналов в бюджетном учреждении и по использованию электронных учетных документов

Бухгалтерии госучреждения 2. 0
и пример использования

Теперь на примере релиза 2.0.88.23. расскажем о типовых возможностях конфигурации 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0 для работы ЭП при подписании внутренних отчетов и печатных форм документов, включая регистры и формы по приказам Минфина 61н и 100н.

Для включения возможности использования внутренних электронных документов нужно зайти в разделе Администрирование в Настройки параметров учета

Учет электронных журналов в бюджетном учреждении и по использованию электронных учетных документов

В подразделе Документы и отчеты установить соответствующий флаг

Учет электронных журналов в бюджетном учреждении и по использованию электронных учетных документов

Затем добавляем настройку Внутреннего ЭДО

Учет электронных журналов в бюджетном учреждении и по использованию электронных учетных документов

Учет электронных журналов в бюджетном учреждении и по использованию электронных учетных документов

Затем для необходимых документов выполняем указание маршрутов подписания для требуемых печатных форм

Учет электронных журналов в бюджетном учреждении и по использованию электронных учетных документов

Маршруты подписания можно указать здесь же или выбирать при создании документа, для хранения различных маршрутов подписания используется справочник «Маршруты подписания»

Учет электронных журналов в бюджетном учреждении и по использованию электронных учетных документов

Как видим, для маршрута можно указать и некоторые ветвления и объединения и различные типы подписей для подписантов.
Здесь же можно установить запрет редактирования документа после начала подписания.

Учет электронных журналов в бюджетном учреждении и по использованию электронных учетных документов

А также оформить печатные формы положения об использовании простой электронной подписи и соответствующих уведомлений

Учет электронных журналов в бюджетном учреждении и по использованию электронных учетных документов

После выполненных настроек в документах конфигурации появится возможность создавать электронные документы

Учет электронных журналов в бюджетном учреждении и по использованию электронных учетных документов

Учет электронных журналов в бюджетном учреждении и по использованию электронных учетных документов

Здесь же можно увидеть выбранный маршрут и состояние подписания документа

Учет электронных журналов в бюджетном учреждении и по использованию электронных учетных документов

Пользователь-подписант сможет увидеть документы на подпись сразу же при входе в программу и сможет их здесь подписать, например, усиленной подписью

Учет электронных журналов в бюджетном учреждении и по использованию электронных учетных документов

Учет электронных журналов в бюджетном учреждении и по использованию электронных учетных документов

Созданные электронные документы можно всегда увидеть в архиве внутренних электронных документов в Органайзере.

Учет электронных журналов в бюджетном учреждении и по использованию электронных учетных документов

Школьная библиотека»

Для хранения, учета и использования новых электронных ресурсов необходима современная автоматизированная информационная библиотечная система (АИБС).

Так, АИБС «1С:Школьная библиотека» не только решает задачу автоматизации рабочих процессов библиотеки, но и обеспечивает хранение всех информационных ресурсов школы, быстрый доступ к ним и эффективный обмен между разными информационными системами.

«1С:Школьная библиотека» вошла в состав программного комплекса «1С:Управление школой», поставленного в российские школы в составе стандартного (базового) пакета лицензионного программного обеспечения «Первая ПОмощь 1.0» в рамках приоритетного национального проекта «Образование».

В пакете реализованы четыре группы пользователей. В зависимости от типа пользователя различаются и доступные ему функциональные возможности.

Библиотекарь отвечает за обработку изданий, обладает полным перечнем функций работы с читателями и располагает инструментами для работы с книгообеспеченностью образовательного учреждения.

Преподаватель получает доступ к необходимым именно в его деятельности отчетам (например, список книг по предметам, по тематическим урокам с возможностью настройки этих отчетов).

Читатели смогут находить книги по разным параметрам поиска, результаты которого используются для формирования электронной заявки на выдачу книг, а также могут просмотреть свой формуляр.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *