Терминологический анализ понятий «электронный документ» и «электронное сообщение»

Давайте разберемся, что такое электронный документ. Для этого посмотрим на него самого, а также на существующие в нормативной базе определения. Какие метаданные электронного документа должны быть сохранены в СЭД. И что уничтожать в информационной системе, когда у электронного документа истек срок хранения.

правление документами рассматривается в настоящее время как сложная и ответственная управленческая функция. С одной стороны, порой требуется переход на исключительно электронные документы (из-за волевого решения руководства), а с другой – обеспечить доказательную силу документов организации. При этом в типовой функциональности предлагаемых на рынке СЭД часто остается практически неразработанной возможность создания документа в статусе электронного оригинала сразу в самой системе.

Главными в последнее время стали практические вопросы: как создавать прежде всего организационно-распорядительные электронные документы и как их уничтожать, поскольку в отношении научно-технической документации эти вопросы более или менее разрешены.

Рассмотрим эти конкретные вопросы с позиций информационной сущности и структуры электронного документа, подчеркнем актуальность проектирования типовых форм документов и методическое единство делопроизводства и архивного дела, в которых информационные системы внедряются как инструмент управления документами.

Для лучшего понимания проанализируем простой электронный управленческий документ как одну информационную единицу в СЭД, не касаясь возможностей создания агрегированных и составных электронных документов в зависимости от применяемого прикладного программного обеспечения, форматов данных, наличия необходимых классификаторов и справочников в СЭД.

Гаврилина Варвара Андреевна¹, Щукина Виктория Валерьевна^1
1Московский Государственный Технический Университет имени Н.Э. Баумана, студент

Аннотация
Система электронного документооборота (СЭД) необходима многим организациям для правильного управления большими объемами физических документов. В том числе и предприятиям малого бизнеса. Цель этого исследования – разработать структуру EDMS, которая, может помочь управлять физическими документами. Текущая деловая деятельность, связанная с использованием документов из одного подразделения в другое, должна быть полностью разобрана до разработки системы EDMS. Это исследование успешно разработало структуру СЭД для предприятия малого бизнеса и может быть использовано при разработке СЭД и для будущих исследований.

При изучении моделей данных и моделей процессов следует учитывать жизненный цикл записей. Правильный жизненный цикл записей – это перспектива, которая принесет наибольшую пользу организации. В нем представлена методология, которую люди могут использовать для обработки документов в своей организации. На рис. 1 показан жизненный цикл записей или жизненный цикл документа на предприятии.

Рисунок 1. Жизненный цикл документа на предприятии

a) неполные и плохо организованные бумажные документы

b) электронные записи, еще не завершенные или не организованные должным образом

c) аутентичный запас данных, который трудно распознать, поскольку возникает избыточность из-за дублирования электронных записей

d) без ограничений для хранения документов требуется еще большая емкость хранилища

e) отсутствие обзора и информации о том, как найти нужную запись или документ

f) процессы архивации не выполняются.

Целью данного исследования является разработка структуры СЭД, отвечающей бизнес-требованиям предприятия малого бизнеса на примере ООО “СкайЛайн”.

МАТЕРИАЛЫ И МЕТОДЫ

При сборе данных текущего рабочего процесса предприятия был проведен опрос сотрудников: интервью со старшим менеджером, директором и юристом. Цель опроса заключалась в том, чтобы лучше понять сложную задачу, с которой сталкивается предприятие при управлении своими документами. Кроме того, это должно помочь выявить основные требования к системе, которые необходимы и важны для сотрудников предприятия. Опрос нацелен на поиск более подробной информации, которая будет переводиться в форму желаемой системы. Более подробные обсуждения помогут сформировать точные рамки того, как потенциальные пользователи предлагаемой системы захотят, чтобы она работала.

Рабочий процесс организации: основное внимание в предлагаемой СЭД должно быть обращено на то, чтобы облегчить хранение и извлечение документов из базы данных, которые связаны с процессами заключения контракта между организацией и ее поставщиками/поставщиками. Если вводить упрощенную форму, то на предприятии существует приблизительно четыре процесса: подготовка тендерного плана, принятие и утверждение заявок, оценка предложений и ведение договоров.

В технологическом процессе предприятия описываются все основные этапы создания контракта, который должен быть интегрирован в EDMS.

РЕЗУЛЬТАТЫ ОПРОСА И ОБСУЖДЕНИЯ

Большое внимание уделяется оптимизации процессов, которые система управления документами будет внедрять, и фактическим бизнес-процессам создания типичного контракта, который организация делает на регулярной основе. Рисунок 2 описывает диаграмму активности приема заявки на создание типичного контракта, основываясь на информации рабочего процесса, собранной предприятием до сих пор.

Рисунок 2. Диаграмма активности приема заявки

Рисунок 3. Классы БД предприятия

Он иллюстрирует взаимосвязь между пользователями системы и документами, задействованными на протяжении всего процесса создания действующего контракта. Диаграмма классов совпадает с потоком бизнес-процесса, выделяя документы, которые зависят от других документов. В качестве примера. Намерение подачи тендерного документа зависит от тендерного плана. Это означает, что тендерный документ не может быть создан, если тендерный план уже создан. Зависимость, о которой идет речь в данном случае, находится между стадией «создание тендерного плана/стратегии 1» и стадией предварительного тендера, в соответствии с которой каждый должен прийти перед следующим.

СЭД – определенно стоящее решение, принятое на этом конкретной предприятии. Кроме того, чтобы облегчить поиск документов, СЭД обеспечивает безопасное место для хранения документов по сравнению с традиционной системой подачи заявок.

Это исследование успешно разработало систему настройки и рекомендации по внедрению системы на конкретном предприятии. Тщательное исследование, проведенное  при сборе системных требований и описании бизнес-процессов чтобы гарантировать, что разработанная структура соответствует бизнес-требованиям предприятия, не было полностью внесено в данную статью в целях сохранения конфиденциальной информации о предприятии. Будущие разработки для указанной организации планируются проводиться на основе структуры, предложенной в данном исследовании, и с учетом указанных сведений и рекомендаций.

1. Heckman, J., 2008. Why Document Management: A White Paper. Retrieved 13th February, 2010, from 10. http://www.heckmanco.com/docs/DMWhitePaper.pdf (дата обращения: 03.04.2017).
2. Xiaomi A., 2009. The Electronic Records Management in E-government Strategy: Case Studies and the Implications. 2009 International Conference on Networking and Digital Society, Guiyang, Guizhou, China, 30 – 31 May 2009.
3. Finch E.F., Flanagan R. and Marsh L.E., 1996. Electronic Document Management  in Construction using Auto-ID. Automation in Construction, 5(4): 313-321.pp: 17-20.
4. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 http://docs.cntd.ru/document/gost-r-54989-2012 (дата обращения: 03.04.2017).
5. Bak O., 2007. The Use of Collaboration Tools in Supply Chain: Implications and Challenges. E-Supply Chain Technologies and Management. Hershey:
6. Hung, S.Y., Z. Tang, C.M. Chang and C.D. Ke, 2009. User Acceptance of Intergovernmental Services: An Example of Electronic Document Management System. J. Government Information Quarterly, 26(2): 387-397.

Все статьи автора «Варвара»

Новые технологии стоят на плечах предыдущих

Под этим лозунгом и с позиций документоведения рассмотрим предметную сущность документа. Он представляет собой единство формы, формуляра и содержания:

• понятие «форма документа» традиционно связывается с материальными носителями и отчасти со средствами документирования (например, электронная, бумажная);
• формуляр отображает структуру документа, его обязательные элементы – реквизиты;
• а содержание документа представляет собой его главный реквизит – текст, выражающий суть управленческих действий.

Именно в этом триедином качестве документ выполняет свои функции, а реквизиты и текст воспринимаются человеком на естественном для него языке.

Электронный документ как информационный объект относительно нов, создается с помощью современных информационных технологий. В настоящее время он по-прежнему рассматривается как документ. См. его нормативное определение в федеральном законе:

Пункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (был введен Федеральным законом от 27.07.2010 № 227-ФЗ)

11.1) электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

Данное определение было введено в закон в 2010 году и сейчас пересматривается, но ключевым понятием в нем остается пригодность для восприятия человеком. Поэтому при проектировании СЭД обращают большое внимание на представление электронного документа в форме для просмотра пользователем, форме для печати, на разработку электронных шаблонов по форме бланков, на счетчики бланков и счетчики количества распечаток бумажных копий, если таковые разрешены, и т.п. возможности управления документами.

Специально для разработчиков СЭД в коротком постановлении Правительства РФ сделано «напоминание»:

Постановление Правительства РФ от 24.01.2017 № 63 «О внесении изменений в Правила обмена документами в электронном виде при организации электронного взаимодействия»

Только в электронном документе его реквизиты и составные части реквизитов (атрибуты) представляют собой обязательные метаданные. А метаданные («данные о данных» или «информация об информации») имеют:

• название (имя поля) и 
• конкретное значение, а также
• физические характеристики (последовательность расположения полей, длина строки, объем записи).

Сравним проявление сущностных признаков у документов, создаваемых в статусе бумажного и электронного оригинала на примере условного управленческого документа – см. Таблицу 1.

Таблица 1. Разница бумажного и электронного оригинала управленческого документа