Статья 7. Доставка обязательного экземпляра печатного издания и обязательного экземпляра печатного издания в электронной форме

Как заверить электронную трудовую книжку

При получении выписки на Госуслугах и в СФР ее не требуется заверять. Документ подписан ЭЦП — этого достаточно для придания бумаге юридической силы.

Работодатель вправе выдать выписку о текущем месте работы. Ее оформляют в форме СТД-Р. Выписку заверяют подписью уполномоченного работодателем лица и печатью.

Подробнее: что такое СТД-Р, зачем нужен и как заполнить

О ЧЕМ НАДО ИНФОРМИРОВАТЬ СОТРУДНИКОВ

Цели, стратегия, перспективы организации

Цели организации (долгосрочные и ближайшие), стратегия, перспективы – это важнейшая часть информационного потока, которую необходимо доводить до сотрудников. Именно на основании этих данных коллектив делает выводы о состоянии дел в компании и, соответственно, о дальнейших перспективах работы в ней.

Как правило, о целях, стратегиях и перспективах организации сотрудникам в начале года докладывает руководитель организации. Тезисы его доклада размещают на сайте компании. Иногда возможно экстренное информирование, которое проводится в случае реорганизации, закрытия, перепрофилирования компании.

Имидж и корпоративная культура

Имидж – это репутация, которая создается с помощью средств массовой информации и преподносится обществу. То есть взгляд на организацию со стороны.

Информация об имидже организации тесно связана с целями и перспективами и является их логическим следствием. Как правило, имиджем организации занимаются либо организации-имиджмейкеры, либо внутреннее подразделение организации – отдел маркетинга и рекламы, отдел по связям с общественностью.

Корпоративная культура – модель поведения внутри организации, система ценностей, принципов, сформированная в процессе функционирования компании и разделяемая всеми членами коллектива. Как правило, это вводная информация для будущих сотрудников предприятия, о которой им рассказывают работники кадровой службы.

Информация о корпоративной культуре представляет собой сведения:

• о корпоративном стиле: дизайн помещений, символика компании, корпоративные цвета, дресс-код, принятый в компании (информирует отдел управления персоналом);

• формуле вежливости – модель общения, принятая в организации. Например, в одной компании было принято при появлении руководителя вставать и громко хором приветствовать его речевкой (информирует непосредственный руководитель сотрудника);

• взаимоотношениях между сотрудниками и подразделениями: формы документов, утвержденные для этого в организации, правила и особенности (информирует непосредственный руководитель сотрудника);

• обращении с полученной и со сгенерированной информацией. В некоторых компаниях нужно подписывать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации (информируют служба безопасности и отдел управления персоналом);

• критериях оценки работы сотрудников (информирует отдел мотивации труда и заработной платы);

• правилах внутреннего трудового распорядка и контроле трудовой дисциплины (информирует отдел управления персоналом);

• способах разрешения конфликтных ситуаций.

Большая часть этих положений представлена в виде утвержденных приказом инструкций и положений. Но важна и недокументированная информация, донести которую до подчиненного обязан его непосредственный руководитель.

Достижения

Достижения организации выражаются в росте объемов производства и продаж, открытии новых филиалов, появлении новых продуктов и услуг. Информирование об этом должно производиться с определенной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год и т.д.) в зависимости от характера деятельности, объемов производства, продаж и иных характеристик, значимых для данной организации.

Поскольку каждый из сотрудников вносит свой вклад в улучшение экономических показателей работы организации, то он имеет право рассчитывать на своевременную и точную информацию о состоянии дел в организации.

Как правило, информирует о достижениях организации ее руководитель на общем собрании коллектива, а данные для этого отчета готовят отдел экономики, бухгалтерия и отдел по социальной работе (профком).

Возможны и другие способы информирования сотрудников. Например, в организации может быть принята система еженедельных отчетов руководителей подразделений о проделанной работе за период между двумя отчетами (как правило, этот период равняется месяцу). Отчеты выполняют в виде презентаций PowerPoint и представляют вниманию слушателей на утреннем совещании у директора организации по понедельникам. После совещания презентацию размещают на сайте организации.

Мероприятия внутри организации

Коллектив нужно регулярно оповещать о конкурсах профессионального мастерства, производственных соревнованиях (например, о соревновании между секторами отдела продаж по объемам проданной продукции за месяц, квартал, год), о проводимых на предприятии конкурсах, а также о результатах этих конкурсов.

Победителей награждают и морально стимулируют: вручают грамоты или переходящие вымпелы, размещают фото триумфаторов на доске почета и т.д. Это сплачивает коллектив и поднимает корпоративный дух. Организует мероприятия отдел управления персоналом. Секретарь в данном случае покупает или создает соответствующие бланки грамот, оформляет поздравительные адреса, приобретает рамки, ламинирует наградные листы и т.п.

Искусство расставить нужных людей в нужных местах – начало науки управления.

Кадровые решения

Необходимо своевременно информировать сотрудников о кадровых перемещениях, изменениях трудовых функций и обязанностей.

Как правило, до коллектива нужно доносить следующую информацию:

• изменения в расстановке и личном составе руководителей среднего звена и в высшем руководящем составе;

• изменения выполняемых функций подразделений и сотрудников;

• иные назначения и увольнения сотрудников.

Информирует о кадровых решениях секретарь или сотрудник кадровой службы.

Подобную информацию нельзя распространять со слов кого-либо, даже лица, занимающего в компании достаточно высокое положение. Если имеет место нажим или угрозы, то попросите изложить указание письменно, скрепить подписью и датой, после чего доложите руководителю организации. Если это требование самого первого лица, то постарайтесь получить хотя бы его письменное указание. Данное информирование может проводить как секретарь, так и сотрудник кадровой службы.

Обучение

Следует обязательно доводить до сотрудников сведения о возможности повышения профессионального уровня. Это могут быть тренинги, курсы повышения квалификации, семинары и конференции, особенно если они связаны с перспективами карьерного роста сотрудников. Кроме того, следует информировать коллектив о предстоящих аттестациях, а после их проведения – об их итогах. Информируют об этом, как правило, сотрудники кадровой службы.

Документационное обеспечение управления

Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения) доводятся до сведения сотрудников. Ознакомить коллектив с приказами по организации (кроме кадровых) обязан секретарь. С распоряжениями по подразделению подчиненных знакомит либо начальник подразделения, либо его секретарь.

Локальные нормативные акты и организационно-правовые документы также доводятся до сведения сотрудников. О вводимых положениях, инструкциях и регламентах сотрудников информирует их руководитель.

Профессиональная информация

В обязанности руководителя подразделения входит регулярно информировать подчиненных о профессиональных новшествах, изменениях в законодательной базе, ситуации в профессиональной сфере: расстановке сил на рынке, деятельности конкурентов, изменениях в клиентской базе и т.д.

Непрофессиональная информация

К ней относятся частные объявления, поздравительные рассылки и т.д. За распространение непрофессиональной информации могут быть ответственны различные сотрудники, в том числе и секретари.

Как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой

Для оформления сотрудника на работу достаточно подписать договор и направить в СФР форму ЕФС-1 (раздел 1 и подраздел 1.1).

Отчет ЕФС-1 направляют не позднее дня, следующего за днем трудоустройства.

Для кадрового учета потребуется выписка из ЭТК о прошлых местах работы, данные необходимы для подсчета стажа в случае ухода сотрудника на больничный. Работодатель не вправе запросить сведения о стаже, сотруднику необходимо самостоятельно запросить данные на Госуслугах в форме выписки из ЭТК.

Подробнее: как заполнить отчет ЕФС-1

Рассылка электронной почты

Текущая версия страницы пока не проверялась опытными участниками и может значительно отличаться от версии, проверенной 29 ноября 2022 года; проверки требует 1 правка.

Требования к рассылкам

Как разработать эффективную систему информирования

Разработка должна начаться с определения рабочих целей, деления персонала на профессиональные группы. Переход к тактическим действиям предполагает построение результативных каналов передачи информации, разработку правил работы и контроль за соблюдением, а также организацию мероприятий по распространению информации.

В целом, все многообразие инструментов внутренних коммуникаций можно разделить на три группы:

• информационные (корпоративные СМИ, стенды, электронные сообщения);
• коммуникативные (корпоративные мероприятия, праздники, обучение);
• организационные (личные беседы, собрания, совещания).

Корпоративные периодические печатные и электронные журналы или газеты

Многие организации публикуют издания, ориентированные на различные профессиональные сегменты. Главное преимущество — донесение нужной информации до каждой конкретно определенной группы сотрудников. Корпоративные СМИ становятся «визиткой» компании, укрепляют впечатлении о стабильности и носят имиждевый характер.

Доски объявлений и стенды

Преимущество в доступности всему коллективу и оперативном распространении информации.

Электронные почтовые сообщения

Среди преимуществ: индивидуализированный подход и скорость, возможность автоматизации при рассылке поздравлений с памятными датами и праздниками.

Общие и функциональные собрания и совещания или личные встречи имеют значимое влияние для всех групп персонала.

Этот ресурс дает возможность совместной работы с документами и приложениями всем сотрудникам, позволяет постоянно хранить информацию в одном месте, производить полное документирование распоряжений от инициации до отчетности и автоматизировать бизнес-процессы.

Задачи по реализации информирования персонала в общей системе делятся на несколько подразделений:

• отдел внутреннего PR отвечает за подготовку материалов для корпоративных изданий, (газеты, бюллетени, листки), подготовку и рассылку информационных сообщений;
• административный отдел организует оповещение о новых регламентирующих и нормативных документах, контролирует исполнение поручений, берет на себя поддержание в актуальном состоянии информационных стендов.

Грамотно выстроенная система коммуникаций позволяет обеспечить максимальную прозрачность взаимодействия между топ-менеджментом и рядовыми специалистами. Это повышает управляемость процессами, позволяет оперативно реагировать на изменения, регулировать вовлеченность и создавать общую картину ценностей и стандарты работы, что особенно важно для крупных компаний, имеющих широкую филиальную структуру.

Электронная трудовая книжка при увольнении

При увольнении работодатель подает сведения в СФР и формирует работнику выписку о сведениях о работе у последнего работодателя.

Данные автоматически вносят в ЭТК.

КАНАЛЫ И ИНСТРУМЕНТЫ ИНФОРМИРОВАНИЯ

Информация имеет разный уровень доступа, круг и частоту распространения, соответственно, может иметь различные способы и инструменты, с помощью которых она распространяется. Сотрудник, в обязанности которого входит информирование коллектива, должен владеть всем набором имеющихся в его распоряжении инструментов, активно ими пользоваться, а также интересоваться возможными расширениями этого инструментария. Рассмотрим основные инструменты и каналы информирования.

Интранет

Информационный корпоративный портал (интранет) – это автоматизированная система, объединяющая в себе различные информационные корпоративные сервисы, адаптированные под служебные и профессиональные потребности сотрудников. Другими словами, это массив разнообразной информации, необходимой сотрудникам организации для выполнения их служебных обязанностей, и предназначенный для повышения эффективности труда и взаимодействия между подразделениями.

Значимость корпоративного портала многократно возрастает в случае, если организация имеет разветвленную структуру с филиалами, территориально удаленными друг от друга, а также при активном разъездном характере работы значительной части сотрудников, т.к. предоставляет им удаленный оперативный доступ к информации.

Информация, которая может быть размещена на портале:

• алфавитный справочник сотрудников с должностями, телефонами, фотографиями, адресами корпоративной электронной почты;

• телефонный справочник подразделений;

• схема согласования документов перед их утверждением и вводом в действие;

• подписанные приказы и распоряжения;

• утвержденные приказом положения, инструкции, регламенты;

• альбом форм, в т.ч. шаблоны основных документов: служебная записка, договор, заявление, командировочное удостоверение, формы отчетов, заявок и т.д.;

• доступ к ERP, CRM и иным системам управления компанией: бухгалтерией, складскими запасами, логистикой и т.д.;

• результаты работы предприятия за определенный период;

• электронная библиотека технической, экономической, юридической и иной информации;

• ссылка на корпоративный интернет-портал организации;

• объявления служебного характера;

• поздравления с днем рождения, победой в каких-либо конкурсах и соревнованиях, юбиляров, передовиков труда и т.д.;

• корпоративные форум, чат, конференции.

Грамотный дизайн корпоративного портала упрощает его использование.

Информационный корпоративный портал.

Корпоративная электронная почта

Корпоративная электронная почта – наиболее распространенный инструмент для оповещения сотрудников внутри компании. Электронные сообщения отправляются по мере необходимости отдельным сотрудникам, группам, по спискам рассылки, подразделениям и т.д.

Как правило, организации ставят своим сотрудникам жесткое условие вести рабочую переписку только через корпоративный электронный ящик и приравнивают отправленное электронное письмо к уведомлению по какому-либо вопросу: ознакомление с приказом, распоряжением; уведомление о назначенных совещаниях, встречах и т.д.

Для эффективной работы с корпоративной почтой секретарь должен предварительно организовать свой почтовый клиент: в адресной книге должны содержаться все корпоративные электронные адреса сотрудников организации, кроме того, адреса могут быть разбиты на группы или списки, в зависимости от цели рассылки.

Например, кроме полной алфавитной адресной книги можно создать списки рассылки:

• по подразделениям – на случай, если потребуется оповестить сотрудников отдельно взятой службы, отдела, сектора;

• для руководства – оперативно информировать руководителей о назначенных совещаниях и иных значимых мероприятиях;

• только для мужчин – для поздравления с 23 февраля;

• только для женщин – для поздравления с 8 марта.

При работе с общими электронными ящиками для каждого отдела или рабочих групп, сотрудники каждого отдела будут иметь доступ наравне со своей личной корпоративной почтой к общей почте отдела, в котором они работают.

Плюсы общих электронных ящиков для каждого отдела или рабочих групп:

• повышается эффективность работы отдела;

• упрощается взаимозаменяемость сотрудников;

• поиск документов, если возникнет вопрос, кем, кому и когда они были отосланы, становится проще.

Приведем из реальной практики пример работы с общим электронным ящиком отдела.

В канцелярии принято строгое правило: отсылать рабочие материалы только с общего электронного ящика и никогда ничего не удалять из него. Для решения каких-либо споров и вопросов просматривается вся история переписки. Например, может выясниться, что файл не был отослан или адресат его не находит. В таком случае пересылают первое исходное сообщение с рекомендациями, как нужно настроить свою электронную почту, чтобы важные сообщения не терялись.

Сотрудники организации могут обратиться к вам с просьбой разослать объявление частного характера, поэтому следует сразу определить границы дозволенного (или полностью отказаться от подобной рассылки) и порядок работы с такими просьбами. Также будут поступать поручения от сотрудников и руководителей различного уровня сделать то или иное объявление, касающееся служебных обязанностей.

В таких случаях следует:

• требовать у данного лица, чтобы оно само сформулировало текст сообщения и указало список рассылки, кому отправить данное сообщение. Текст и пожелания по рассылке требуйте прислать на электронную почту. Сохраните это письмо;

• испрашивать разрешения на такие рассылки у непосредственного руководителя;

• не удалять историю переписки и рассылки.

Рассылки должны отвечать требованиям:

• формулировка текста не должна допускать возможности иной трактовки сообщения;

• в сообщении, независимо от содержания, должны быть четко отражены:

Рассмотрим рассылки в Примерах 3 и 4.

Корпоративное медиа

Корпоративное медиа – это корпоративное периодическое печатное издание (журнал или газета) и (или) видеоканал.

В печатном издании чаще всего содержится:

• информация о перспективах развития;

• позитивные фотоматериалы на тему «Как хорошо работать в нашей организации»;

• поздравления победителей конкурсов, юбиляров, передовиков труда.

Корпоративное медиа ПАО «КАМАЗ».

Доска объявлений

Некоторые организации недооценивают этот вид коммуникации. Позиция руководства может быть такая: «Есть информационный портал! Зачем еще и “совковый” стенд на входе?! Каменный век!»

Однако не нужно забывать о том, что:

• у половины работников предприятия (рабочие производственных цехов, водители, механики и т.п.) в силу специфики их деятельности на рабочих местах нет компьютеров, поэтому они оказываются за информационным бортом;

• нельзя игнорировать потенциальных сотрудников, т.е. людей, пришедших трудоустраиваться, и иных гостей предприятия. Хорошо, если они смогут ознакомиться с некоторыми аспектами жизни предприятия и составить о нем благоприятное впечатление.

Доска объявлений (информационный стенд) и вариант размещения на ней материалов.

Информационные стенды могут содержать как тематическую информацию («Уголок качества», «Профсоюзная жизнь» и т.д.), так и информацию общего характера. Это могут быть:

• объявления, важные события;

• новости, приказы, результаты проверок, вакансии;

• поздравления с днем рождения;

• расписание работы, приемные часы руководителей;

• публикации в СМИ об организации.

Если вы работаете в госучреждении и к вам идет поток посетителей, то к формированию стендов нужно подходить еще более тщательно, т.к. их наполнение регламентируется внутренними локальными актами. В этом случае на стенде обязательно следует разместить:

• виды бланков и образцы их заполнения;

• Ф.И.О. ответственных лиц, ведущих прием граждан, и номера кабинетов;

• графики приема граждан;

• платежные реквизиты и суммы платежей за различные виды услуг и т.п.;

• название и контактный телефон вышестоящей организации.

Чтобы информационный стенд был интересен и полезен, регулярно обновляйте информацию. Печатные материалы должны быть хорошо читаемы: используйте крупный шрифт, заголовки, текст разбивайте на смысловые блоки.

Громкая связь

Иногда в организации устанавливают громкую связь – систему речевого оповещения и трансляции. Основным назначением данной системы является оповещение и информирование в экстренных ситуациях.

Но иногда таким системам находят применение и в повседневной жизни, например: для поздравления коллектива с каким-либо праздником, для сбора на совещание, митинг, каких-либо объявлений и т.д. Кроме того, система громкой связи необходима в организациях, имеющих большие производственные и офисные площади, работающих с населением, транспортом, например в больших торгово-развлекательных и логистических центрах, складах и т.д.

Как правило, микрофон громкой связи устанавливают на стойку ресепшен или у секретаря, в недоступном для посторонних лиц месте. Звуковые колонки устанавливают в тех помещениях, на которые планируется транслировать сообщения.

Как отказаться от электронной трудовой книжки

Отказаться от цифрового документа нельзя, его по умолчанию ведут на каждого работающего гражданина. Вернуться к бумажной после того, как работник от нее отказался, недопустимо (письмо Минтруда от 14.12.2020 № 14-2/ООГ-18054).

Пока у работодателей сохраняется обязанность по направлению отчетов о кадровых изменениях, ЭТК формируют автоматически.

ВНУТРЕННЯЯ СИСТЕМА ИНФОРМИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ

Секретари и другие сотрудники приемных – это связующие звенья между руководством и коллективом: через них руководитель выражает свою волю, издавая приказы и распоряжения, они знакомят сотрудников с распорядительными документами, собирают участников на совещания. Именно секретари совместно с отделом кадров обязаны вовремя информировать сотрудников. Для этого необходимо выстроить в компании внутреннюю систему информирования.

Внутренняя система информирования сотрудников – это комплекс мероприятий по информированию сотрудников, призванный решать поставленные руководством задачи.

Задачи системы внутреннего информирования:

1. Создать единую систему ценностей, стандартов, форм передачи информации, чтобы повысить управляемость организацией.

2. Обеспечивать руководителей и подчиненных информацией, необходимой для производственных процессов.

3. Создавать и укреплять у сотрудников чувство причастности к делам предприятия.

4. Стимулировать сотрудников влиять на настроения в коллективе (правильно выстроенная система мотивации увеличивает производительность труда).

5. Улучшать и облегчать взаимодействие между подразделениями для выполнения общих производственных задач.

6. Внедрять изменения. Формировать лояльность сотрудников к анонсируемым изменениям.

7. Укреплять трудовую дисциплину.

8. Создавать благоприятный психологический климат в коллективе.

Чтобы выстроить систему внутреннего информирования, надо ежедневно определять содержание, объем и целевую аудиторию передачи информации.

Виды и свойства информации

♦ Виды информации

Существует несколько классификаций информации, но для секретарей и сотрудников приемной актуальны в работе следующие виды:

1. По форме представления:

• текстовая – оформлена в буквенной форме: объявление, статья, журнал, книга, сайт и т.д.;

• числовая – представлена в числовом выражении: таблица, шкала прибора, циферблат часов, различные цифровые табло;

• графическая – информация в виде изображений: картина, схема, таблица, фотография;

• звуковая – информация доносится с помощью звуков: музыка, человеческий голос, различные звуковые сигналы.

2. По назначению:

• массовая (общественная) – информация нацелена на широкую аудиторию. Применительно к сфере деятельности секретаря это могут быть публичные объявления или массовые рассылки, касающиеся всего коллектива;

• специальная – информация имеет значение и понятна для определенной группы людей, объединенных общими профессиональными или иными интересами, оперирует узкоспециальными терминами и понятиями, например техническая информация (чертежи, спецификации, технологические карты и процессы и т.д.);

• личная – информация касается отдельного индивидуума и представляет собой набор сведений о его личности, социальных контактах, семейном положении, характере, привычках и т.п. Подобную информацию обычно аккумулируют служба безопасности и отдел управления персоналом.

♦ Свойства информации

Полезность. Определяется тем, насколько использование информации позволяет решать поставленные перед субъектом информирования задачи. Например, в плане повышения объемов продаж информационное письмо о новых видах производимой продукции и предоставляемых услуг будет значительно полезнее, чем рассылка о предстоящем конкурсе детского рисунка.

Достоверность. Информация должна отражать истинное положение дел. Ложная информация может иметь как быстрые, так и отдаленные негативные последствия. Если сотрудники получат недостоверную информацию, то они будут иметь искаженное представление о ситуации и, вследствие этого, принимать неверные решения.

Полнота. Даже достоверная, но неполная информация теряет свою полезность. Поэтому информации должно быть достаточно, чтобы сотрудники принимали верные решения.

Актуальность. Любая информация имеет срок давности, по истечении которого она теряет свою значимость. Актуализировать ее нужно с определенной периодичностью.

Конфиденциальность. Не вся информация подлежит доведению до всего коллектива. Особую осторожность следует проявлять в работе с конфиденциальной информацией, которая имеет гриф «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования» и т.п. Работа с конфиденциальной информацией и уровни допуска к ней должны быть обязательно закреплены и утверждены в таких локальных нормативных актах, как:

• инструкция по делопроизводству;

• инструкция по соблюдению режима безопасности внутри организации;

• инструкция по работе с документами, имеющими гриф «для служебного пользования» и «конфиденциально»;

• перечень сотрудников, которые имеют доступ к информации о коммерческой тайне организации, и т.п.

В зависимости от вида и свойства информации в организации выстраивается система информирования. Чтобы система была эффективной, необходимо для каждого конкретного случая передачи информации:

• определить содержание и объем передаваемой и получаемой информации;

• определить круг лиц, до которых необходимо донести информацию;

• установить периодичность и сроки передачи информации;

• определить ответственных, кто будет информировать конкретных лиц или группы;

• выбрать формы предоставления информации и каналы, исключающие ее искажение;

• наладить обратную связь, т.е. системы, где перемещение информации осуществляется не только сверху вниз, но и снизу вверх.

У вас не будет единого шаблона действий на все случаи информирования. Если вы будете выступать посредником для передачи информации, то ответы на все пункты нужно будет получить у инициатора, а в особо ответственных случаях еще и согласовать с руководителем.

Жаклин Кеннеди говорила: «Я хочу минимум информации с максимальной вежливостью». Но не забывайте, что помимо вежливости и краткости важно содержание. Только своевременная и точная информация от первоисточников гарантирует успешную работу.

Сведения о награждениях в электронной трудовой книжке

Сведения о награждениях в документе не отражают. Законом не установлена обязанность работодателя по передаче сведений о награждениях в СФР.

Эти данные потребуются для получения льгот и подтверждения льготного стажа.

Для этого необходимо предоставить первичные документы о наградах — свидетельства, грамоты, приказы и пр.

Формирование первичных документов на бумажном носителе

При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.

Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):

• при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;

• при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:

1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).

2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.

3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.

4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.

6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.

7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.

Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.

В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:

• 0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;

• 0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;

• 0510451 – требование-накладная;

• 0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;

• 0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;

• 0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:

• 0509211 – карточка учета капвложений;

• 0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.

Автономные учреждения будут использовать указанные формы с 2024 года или раньше (по усмотрению учреждения или централизованной бухгалтерии).

1. Татьяна Гаврилина. Как увеличить клиентскую базу за счет e-mail рассылок. SEOnews (11 ноября 2013). Дата обращения: 9 декабря 2013. Архивировано 8 декабря 2013 года.
2. Виды e-mail рассылки. Дата обращения: 14 июля 2015. Архивировано 15 июля 2015 года.
3. Кузин А. В. Как продавать, когда не покупают. Три мощнейших инструмента продаж на B2B-рынках. — 2023. — С. 74—75.
4. Email Campaign Performance Metrics Definitions. Дата обращения: 18 декабря 2012. Архивировано 19 декабря 2012 года.
5. Kevin Gao. Click Through Rates: Click Through Rates Numbers and Their Meaning. Дата обращения: 18 декабря 2012. Архивировано из оригинала 18 декабря 2012 года.
6. The Basics of Email Metrics:Are Your Campaigns Working? (October, 2008). Дата обращения: 7 декабря 2013. Архивировано из оригинала 13 декабря 2013 года.
7. John Arnold. Calculating the Click-through Rate for Your E-Mail Marketing Campaign from E-Mail Marketing for Dummies, 2nd Ed. (April, 2011). Дата обращения: 7 декабря 2013. Архивировано 11 декабря 2013 года.

Образец заполнения электронной трудовой книжки

Так выглядят данные в ЭТК:

В какой программе ведется электронная трудовая книжка

Любая программа для бухучета формирует сведения в ЭТК: 1С, Сбис, Контур и пр.

В разделе «Отчетность» программа сформирует бланк для направления в СФР. Бланк формируется на основании данных о сотруднике и созданного в программе приказа о приеме на работу.

После создания формы документ необходимо подписать ЭЦП и направить в ведомство.

Так выглядит формирование отчета в 1С:

Форму СЗВ-ТД отменили, вместо нее программа формирует ЕФС-1 — названия отчетов исправят после обновления программы.

Доступ к документальной внутрифирменной информации и система корпоративных коммуникаций

В компаниях с небольшим штатом, как правило, информационным обеспечением занимается непосредственно руководство, делегируя распределительную функцию секретарю. Однако при высокой интенсивности документопотока и большой численности персонала такая система приведет к недостаточному контролю движения документов, невозможности одновременного доступа к ним разным специалистам, отсутствию общего формата хранения и единого координатора информации. Это приводит к низкой ответственности работника за конечный результат (потерю, непонимание или искажение нужной информации).

Движение информации «сверху вниз» от руководителя подчиненным может носить как директивный характер, так и сообщать обеспечивающие функционал сведения. При этом больше половины распоряжений исходит в устной форме без регистрации и документирования, а указания не имеют официального статуса, что приводит к более длительной обработке информации.

Отсутствие системы информационного сопровождения негативно проявляется во всех аспектах деятельности компании. К примеру, увеличению расходов. Компания проводит рекрутинг специалистов с помощью кадровых агентств без информации по внутренним источникам о вакансии, без открытия внутреннего конкурса и не учитывая квалификацию и опыт действующих работников на других «малодефицитных» позициях.

Для обеспечения управления в рамках административных служб создаются секретариаты, отделы управления делами, вводятся должности специалистов по работе с документами.

Стоит отметить, что многие российские предприниматели убеждены в том, что сотрудникам не нужно знать обо всех аспектах работы компании. Хотя внедрение системы единого коммуникационного поля обеспечивает не только информирующую поддержку, но и ценностную, направленную на соблюдение и развитие корпоративных стандартов.

Эффективно действующая система взаимодействия нацелена на точное определение содержания, количества, времени обработки, периодичности, способов предоставления информации, доводимой до сотрудников, а также на сбор и анализ обратной связи.

Заявление на ведение электронной трудовой книжки

Для отказа от бумажной ТК и перехода на цифровую необходимо подать работодателю заявление. Его составляют в свободной форме с формулировкой:

«Прошу предоставлять сведения о моей рабочей деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».

Работодатель сделает запись в бумажной ТК о ведении ЭТК и вернет документ работнику.

Сроки на подачу заявления не установлены: гражданин вправе подать его в любое время.

Подробнее: как написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Унифицированные формы электронных документов

В целях отражения в бухгалтерском учете информации об объектах бухучета, возникающих при осуществлении фактов хозяйственной жизни, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (сводным первичным учетным документом).

Методическими указаниями по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета (приложение 5 к Приказу № 61н) (далее – Методические указания) установлены единые правила формирования и применения:

• унифицированных форм электронных первичных учетных документов;

• электронных регистров бухгалтерского учета;

• иных документов бухгалтерского учета.

Приказом № 61н установлен перечень унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, обязательных к применению автономными учреждениями с 1 января 2023 года.

Обратите внимание: автономные учреждения вправе применять положения Приказа № 61н в 2022 году в случаях, предусмотренных учетной политикой учреждения (единой учетной политикой при централизации учета) (п. 6 Приказа № 61н).

КАК НАЛАДИТЬ ОБРАТНУЮ СВЯЗЬ В ОРГАНИЗАЦИИ

Обратная связь – следствие информирования, и направлена она снизу вверх, в отличие от информирования. Руководство любой организации всегда интересуют результаты работы подразделений и отдельных сотрудников, реакция коллектива на те или иные события, предложения по совершенствованию работы, информация о возможных правонарушениях, злоупотреблениях и иные сведения из недр трудового коллектива. Рассмотрим, какие методы используются для обратной связи.

Докладные и пояснительные записки

Создают сотрудники в рабочем порядке по производственным вопросам и подают руководителю на рассмотрение, который принимает соответствующее решение (Пример 5).

Отчеты сотрудников о проделанной работе

Эту форму обратной связи применяют наиболее часто. Отчеты, как правило, выполняют в утвержденной форме с заданной периодичностью (Пример 6). Данный вид информирования касается только рабочих вопросов.

Общее собрание трудового коллектива подразделения и организации

Это самая открытая и демократичная форма общения руководства с подчиненными. Но далеко не каждый сотрудник, которому есть что сказать по теме вопроса, осмелится выступить, да еще и высказать все в лицо руководителю. К тому же общие собрания бывают нечасто и посвящены более значимым событиям, чем выслушивание претензий работников.

При проведении общего собрания трудового коллектива обязательно оформляется протокол (Пример 7).

Альтернативные способы обратной связи

Поскольку общее собрание коллектива – мероприятие публичное, сказать правду в глаза руководителю и всем коллегам решаются далеко не все. Поэтому руководство часто выбирает альтернативные способы обратной связи.

 Между сотрудниками и руководством не должно быть недосказанностей.

♦ Телефон доверия

Это телефонная линия, обычно многоканальная, предназначенная для приема анонимных звонков и записи на автоответчик сообщений сотрудников, которые пожелали остаться инкогнито.

Как правило, подобные телефонные линии не нуждаются в операторе. Текст вступительного сообщения записывается на автоответчик.

Самый весомый недостаток подобного канала связи – уважения к руководству со стороны сотрудников становится меньше, ведь телефон доверия означает, что руководитель поощряет анонимное доносительство.

♦ Ящик для жалоб и предложений

Назначение его точно такое же, как и у телефона доверия. Ящик для жалоб и предложений должен быть антивандальным, висеть в укромном месте. Обычно на этот ящик направляют одну из внутренних скрытых камер, так что анонимность чаще всего не соблюдается.

♦ Личный прием сотрудников руководителями

В рабочей «сетке» руководителя предприятия выделяются приемные часы, в течение которых он принимает сотрудников по личным вопросам. Как правило, от секретаря требуется вести предварительную запись в журнале (Пример 8).

Иногда в журнал добавляют графу «Результат приема», но этим нарушается конфиденциальность обращения.

Секретарь в день приема незадолго до его начала напоминает записавшимся о предстоящей встрече.

Мы рассмотрели все основные и самые популярные виды информирования. Технический прогресс движется вперед семимильными шагами: изобретают новые и все более современные средства коммуникации и, следовательно, информирования.

Но, как бы там ни было, ни один гаджет и ни одно программное обеспечение пока не может обойтись без квалифицированного и ответственного сотрудника – то есть без секретаря! Относитесь ответственно к вопросу информирования коллектива предприятия, не ленитесь перечитывать и критически осмысливать составленные тексты, предназначенные для обнародования, – и вы всегда будете на высоте.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2018.

На что должна быть направлена «политика гласности»

• Стратегические программы развития, ценности и корпоративные приоритеты. Работа в устойчивой стабильной компании — один из главных стимулирующих факторов.
• Важные события, корпоративные новости и достижения в компании. Вовлеченность в общий результат хорошо способствует сплочению команды.
• Кадровая информация (назначения, увольнения, открытые вакансии, обучение и аттестация).
• Директивные распоряжения и регламенты.

Показатели эффективности рассылок

Правила оформления электронных первичных документов

Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного (п. 1 Методических указаний):

• квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП);

• простой электронной подписью (далее – простая ЭП) – в случаях, предусмотренных Методическими указаниями.

В соответствии с пояснениями по оформлению электронных первичных документов, доведенными Письмом Минфина России № 02-07-07/98091, условия для принятия электронных первичных учетных документов к учету следующие:

1) заполнение всех реквизитов электронного первичного документа;

2) наличие квалифицированной электронной подписи руководителя учреждения (уполномоченного им лица).

Лицо, ответственное за формирование электронного документа, не заполняет поля электронного первичного документа, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091).

Обратите внимание: документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая ЭП, можно принять к учету только при наличии в них ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера (п. 3 Методических указаний).

Отметим, что на основании Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ с 2022 года реализована возможность получения автономными учреждениями квалифицированной ЭЦП на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС.

В соответствии с п. 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 первичные электронные документы формируются с указанием предусмотренных унифицированными формами электронных документов реквизитов и соответствующих им согласно общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации кодов.

При создании электронного первичного документа допускается внесение следующих изменений:

В соответствии с нормами, установленными Приказом № 61н, форма электронных документов состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей (п. 3 Методических указаний). Остановимся подробнее на порядке заполнения каждой из перечисленных частей первичного электронного документа.

Заголовочная часть электронного первичного документа

При заполнении электронных документов в кодовой зоне заголовочной части формы даты указываются в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

Обратите внимание: автономному учреждению необходимо предусмотреть настройку формата даты в программном продукте, используемом для ведения бухгалтерского учета, в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

Заголовочная часть формы электронного документа содержит общие для всех форм электронных документов реквизиты.

Кроме этого, в зависимости от содержания отражаемого факта хозяйственной жизни заголовочная часть формы электронного документа может содержать дополнительные реквизиты.

Содержательная часть электронного первичного документа

При заполнении электронных документов в кодовой зоне содержательной части формы даты указываются в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

Содержательная часть формы электронного документа представляется в виде табличной и (или) текстовой частей, включающих:

• наименования показателей, а при наличии – коды показателей по соответствующим классификаторам (классификациям) технико-экономической информации;

• соответствующие значения в натуральном и (или) денежном выражении.

Приказом № 61н определена структура кодов показателей по соответствующим классификаторам (классификациям) технико-экономической информации.

Обратите внимание: автономному учреждению необходимо предусмотреть настройку соответствующих классификаторов и справочников и порядок формирования кодов показателей в программном продукте, используемом для ведения бухгалтерского учета, в соответствии с требованиями Приказа № 61н.

Оформляющая часть электронного первичного документа

Оформляющая часть формы электронного документа содержит электронные подписи (с расшифровкой) должностных лиц.

Приказом № 61н определены виды электронных подписей, применяемые при составлении и утверждении электронного первичного документа, и области их применения.

В оформляющей части электронного документа, предусматривающего его подписание членами комиссии автономного учреждения по поступлению активов, предусмотрен особый порядок заполнения реквизита «Особые отметки» и подписания членами комиссии с формированием листа голосования.

При подписании членами комиссии по поступлению и выбытию активов листа голосования одновременно в резолютивной части электронного документа отражаются их подписи.

Электронная трудовая книжка

ЭТК — это цифровой реестр, который ведет СФР на каждого трудоустроенного гражданина. В нем отражают прием и увольнение, перевод, переименования организации и пр.

Данные доступны для скачивания в личном кабинете СФР и на Госуслугах.

Как оформить электронную трудовую книжку самому

ТК заводит работодатель на каждого трудоустроенного работника. Направляя отчет в СФР о кадровых изменениях, система формирует ЭТК на гражданина.

Для оформления гражданину не требуется предпринимать никаких действий, СФР автоматически заводит цифровую ТК официально трудоустроенным гражданам на основании отчетов работодателей.

Что выбрать: электронную трудовую книжку или бумажную

ЭТК ведут независимо от наличия или отсутствия бумажной. Оставить бумажный документ или нет — зависит от предпочтения гражданина. Бумажный вариант оставляют граждане, имеющие большой опыт работы и привыкшие к наличию бумажного документа. Его наличие не влияет на порядок назначения пенсии, учета стажа и пр.

Если записей немного и опыт небольшой, целесообразно отказаться от бумаги, поскольку этот документ не требуется для дальнейшей деятельности работника.

С какого числа ввели электронные трудовые книжки

ЭТК ввели 1 января 2020 года. Это был переходный год, до 31.12.2020 граждане должны были определиться: оставить бумажную ТК или нет.

Порядок перехода на электронную трудовую книжку

До 31 декабря 2020 года работники могли выбрать: ведение сведений о работе на бумаге или в цифровом формате. Для этого требовалось написать заявление на имя работодателя. Если гражданин выбирал бумажный вариант, существующую ТК на бумаге продолжали вести совместно с цифровой. Если выбрали цифровую, в бумажной делали запись об ЭТК и возвращали ее гражданину. Если гражданин не подавал заявления или принял решение отказаться от бумажной ТК, необходимо в любое время подать работодателю заявление об отказе от бумажной ТК.

Для тех, кто впервые устраивается на работу после 01.01.2021, бумажные ТК не заводят, сведения оформляют в цифровом формате.

Где получить электронную трудовую книжку

Данные из реестра сведений о работе доступны на Госуслугах и в личном кабинете СФР. Если запросить сведения не получается, необходимо обратиться в СФР для получения распечатки с данными из ЭТК.

Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку

Бумажные ТК сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Бумага добавляет в жизнь бюрократии, государство стремится цифровизировать большинство документов. В случае утери бумажной ТК ее восстановление займет много времени: необходимо собрать справки от бывших работодателей, обратиться в СФР, восстановить записи.

В цифровом формате данные хранит государство. Сведения не потеряются, они доступны в любой момент по запросу гражданина.

Переход на ЭТК позволит сократить объем бумаг и оптимизировать взаимодействие с государством.

Подробнее: правила перехода на электронные трудовые книжки

Оформление скан-копий первичных документов

В случае если при межведомственном обмене информацией в форме электронных документов предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на лицо, отвечающее за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачу такой скан-копии.

Передача скан-копии первичного учетного документа для отражения в учете осуществляется при условии ее подписания квалифицированной электронной подписью должностным лицом, отвечающим за соответствие такой скан-копии подлиннику документа.

Электронная трудовая книжка не соответствует бумажной, как исправить

Алгоритм зависит от причины ошибки:

• если ошибку допустил действующий работодатель, ему необходимо направить корректирующий отчет ЕФС-1 с верными данными;
• если ошибка допущена бывшим работодателем, необходимо обратиться к нему с требованием о направлении корректирующего ЕФС-1. Просьбу можно передать устно. Если работодатель не отреагирует, напишите заявление с требованием об устранении ошибки. В случае отказа обратитесь в ГИТ;
• если в ЭТК содержатся неверные данные о стаже с прошлых мест работы, до введения ЭТК, обратитесь в СФР для уточнения данных.

Образец журнала учета электронных трудовых книжек

Журнал учета не является обязательным для работодателей. Его заводят для внутреннего учета.

В журнале отражают факт выдачи сотруднику СТД-Р при увольнении.

Где посмотреть электронную трудовую книжку

Посмотреть сведения о работе можно на Госуслугах или в личном кабинете СФР.

На Госуслугах необходимо сформировать запрос в разделе «Работа и занятость» — «Выписка из ЭТК».

В личном кабинете появится уведомление о выполнении запроса и файл с выпиской, подписанный ЭЦП.

На сайте СФР запрос доступен в разделе «Справки».

Может пригодиться: как выглядит, зачем нужна и как получить форму СТД-СФР

Выписка из электронной трудовой книжки при увольнении

В последний рабочий день работодатель выдает сотруднику сведения о работе у последнего работодателя по форме СТД-Р. Форма утверждена Приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н и содержит сведения о датах приема, перевода, увольнения.

Ее выдают на бумаге с подписью и печатью работодателя. Если работник не забрал СТД-Р, форму необходимо направить почтой заказным письмом с описью вложения.