Регистрация электронных больничных листов в журнале

Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс.
Если нужного документа в комплекте нет – закажите его. Это бесплатно!

(сервис доступен для клиентов АПИ и компаний Нижегородской области)

Какие графы желательно включить в журнал учета электронных больничных листов

Форма журнала учета электронных больничных листов, а также требования к его заполнению нормативно не установлены. Вы можете составить его в произвольной форме, предусмотрев графы, в частности, для следующей информации:

• Ф.И.О., должность, работника, на которого сформирован листок нетрудоспособности, подразделение (при наличии);
• номер листка нетрудоспособности и дата его формирования медицинской организацией;
• дата, когда вам сообщили о закрытии электронного листка нетрудоспособности с помощью системы электронного документооборота. Аналогичным способом вы узнаете, в частности, об открытии и продлении документа (п. п. 19, 21 Правил получения ФСС РФ сведений);
• период освобождения работника от работы.

Вы можете также предусмотреть графу «Дополнительная информация» и включать в нее, например, сведения о формировании дубликатов листков нетрудоспособности, о нарушениях условий оказания медпомощи. Неявка работника без уважительных причин на назначенный врачебный осмотр является одним из оснований для снижения размера пособия (ст. 8 Закона N 255-ФЗ).

Можно ли вести журнал учета электронных больничных листов в электронной форме

Да, можно, законом это не запрещено.

Главным преимуществом электронного журнала (по сравнению с бумажным) является то, что поиск нужной информации в нем гораздо проще. К тому же в нем удобно фиксировать больший объем информации и при необходимости указать, например:

• данные о медицинской организации;
• стаж работника. Эти сведения среди прочих по запросу ФСС РФ нужно разместить в информационной системе ведомства — не позднее трех рабочих дней со дня получения данных о закрытии электронного листка нетрудоспособности;
• количество дней нетрудоспособности за год. Это может пригодиться, например, если доплачиваете за несколько дней больничного в году до фактического среднего заработка.

Нужно ли прошивать бумажный журнал учета электронных больничных листов

Нет, не нужно, законом такое требование не установлено.

Обычно документы прошивают, чтобы предотвратить их фальсификацию (в частности, замену листов внутри журнала) или утерю отдельных листов.

Поэтому, если считаете нужным, то можете прошить журнал учета электронных больничных листов и сделать на его обороте заверительную надпись. То есть указать, сколько листов содержится в журнале, и заверить такую запись подписью ответственного работника (например, руководителя отдела кадров) и печатью (при ее наличии).

Пример формулировки заверительной надписи

Итого в настоящем журнале содержится пронумерованных и прошнурованных 100 листов с N 01 по N 100 включительно.

Руководитель отдела кадров Бабочкина Ю.А. Бабочкина

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

• Общая схема по работе с ЭЛН
• Внесение данных по ЭЛН в ЗУП 3
• Местонахождение в ЗУП 3 Реестра ЭЛН для отправки в ФСС
• Заполнение и отправка в ФСС Реестра ЭЛН

Общая схема по работе с ЭЛН

Схема процесса обмена информацией при работе с электронными листками нетрудоспособности (далее ЭЛН) выглядит следующим образом:

1. Работник приходит к работодателю и сообщает номер ЭЛН.
2. Работодатель по номеру ЭЛН и СНИЛС работника получает все необходимые данные из ФСС и рассчитывает пособие.
3. Всю информацию по ЭЛН работодатель должен передать в ФСС. При этом данные передаются и в случае участия в Пилотном проекте ФСС (прямые выплаты), так и в случае применения зачетной системы (организация выплачивает пособие, но все данные о расчете пособия передает в ФСС для того, чтобы в общей системе статус по больничному поменялся и было зафиксировано, что он уже рассчитан работодателем).

Рассмотрим схему подробнее.

Внесение данных по ЭЛН в ЗУП 3

Информация по ЭЛН в ЗУП 3 вносится в документ (Зарплата – Больничные листы). Для этого прежде всего в поле вводится вручную номер ЭЛН:

Далее все необходимые данные из ФСС загружаются одним из двух способом:

Внешний файл можно получить в Личном кабинете страхователя на сайте ФСС по ссылке — lk.fss.ru

Автоматически загруженные данные можно посмотреть по специальной ссылке:

Здесь присутствуют такие же реквизиты, как и в бумажном листке нетрудоспособности:

Некоторые реквизиты должны быть заполнены работодателем:

На основе введенной информацией рассчитывается сумма пособия.

Электронные листки нетрудоспособности в журнале можно отличить по флажку в колонке :

Для того, чтобы данные колонки стали видны, следует в журнале нажать кнопке Еще – Изменить форму

и сделать доступным пункт :

Местонахождение в ЗУП 3 Реестра ЭЛН для отправки в ФСС

По рассчитанным ЭЛН необходимо передать данные в ФСС. Они передаются в виде реестров ЭЛН с помощью документа Реестр ЭЛН для отправки в ФСС (Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Реестр ЭЛН для отправки в ФСС). Если в форме установить отображение отчетов по категориям, то в разделе для создания нового можно будет выбрать Реестр ЭЛН для отправки в ФСС:

или же в этой же форме при выводе отчетов по получателям в разделе выбрать Реестр ЭЛН для отправки в ФСС:

Журнал Реестра ЭЛН для отправки в ФСС можно сделать видимым в разделе . Для этого в данном разделе нажмем справа вверху кнопку в виде «шестеренок» и выберем пункт :

В открывшейся форме с помощью кнопки переместим пункт Реестры ЭЛН для отправки в ФСС из левой таблицы в правую:

В разделе станет доступным журнал Реестров ЭЛН для отправки в ФСС:

Заполнение и отправка в ФСС Реестра ЭЛН

Первоначальное заполнение и отправка Реестра ЭЛН

Реестр ЭЛН для отправки в ФСС может быть заполнен автоматически по кнопке :

Сюда включаются все ЭЛН, которые еще не были отправлены в ФСС:

Какие именно данные будут переданы можно посмотреть по двойному клику мышки по нужной строке :

• о страховом стаже сотрудника,
• об оплачиваемом периоде,
• о возможных условиях исчисления,
• о среднедневном заработке,
• о базе для расчета среднего заработка,
• о сумме пособия за счет работодателя,
• о сумме пособия за счет ФСС.

После подготовки его можно провести и отправить в ФСС одним из способов:

и далее его отправляют с помощью сторонних систем (Контур, СБИС и т.д.)

При автоматизированном обмене данными с ФСС будет автоматически устанавливаться статус . Начиная с версии ЗУП 3.1.10 после получения ответа от ФСС на основании статуса каждого «вычисляется» общий статус . Например, когда часть больничных не принята ФСС, то устанавливается как Частично принят ФСС:

Если обмен происходит через внешние файлы, то состояние после его проведения изменяется только вручную:

У может быть несколько состояний:

1. – тогда редактирование закрывается.
2. Частично принят ФСС – если часть пособий не принята из-за каких-либо ошибок.
   При создании нового для отправки в него уже попадают только новые или еще не принятые больничные по кнопке :До версии ЗУП 3.1.10 при попытке повторной отправке появлялась ошибка. В ЗУП 3.1.10 состояние отправки ЭЛН сохраняется для каждого «больничного», поэтому проблем не возникает.
3. Не принят ФСС – требуется исправить ошибки в ЭЛН и повторить их отправку через новый .

Определение необходимости повторно отправить ЭЛН по причине изменения первичных данных

Начиная с ЗУП 3.1.10, если в произошли какие-либо изменения, то в программе такой ЭЛН будет автоматически добавлен при очередном заполнении Реестра ЭЛН для отправки в ФСС по кнопке :

Возможность подбора ЭЛН

Начиная с ЗУП 3.1.10 в Реестре ЭЛН для отправки в ФСС по кнопке открывается специальная форма подбора – Сведения об ЭЛН, в которой можно увидеть состояние отправки сведений по:

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Электронные больничные: инструкция для работодателя

Электронные больничные обязательны для всех компаний и ИП. В статье — что делать работодателю и как внедрить работу с ними в компании

---

Леонид Яковлев

Поделитесь статьей

Электронные больничные обязательны для всех компаний и ИП. В статье — что делать работодателю и как внедрить работу с ними в компании

Леонид Яковлев

Когда сотрудник заболел, получил травму или ушел в декрет, он может взять больничный и получать пособие. Для выплат ему нужно оформить листок нетрудоспособности. Это документ, который врачу нужно заполнять строго по правилам, ошибаться в нем нельзя.

Разбираемся, как заполнить и отправить электронный листок нетрудоспособности в Социальный фонд России — СФР.

Электронный лист нетрудоспособности, или ЭЛН, — это такой же больничный лист, как и на бумаге, только он заполняется и хранится в сети, а для работы с ним нужны специальные программы.

Чтобы работать с ЭЛН, нужна квалифицированная электронная подпись и соглашение с СФР о работе с электронными больничными. Сотрудники могут уточнять сведения об электронных листках нетрудоспособности и информацию о сумме назначенного им пособия в личном кабинете на сайте СФР.

Электронный больничный лист создали для того, чтобы упростить работу врачам, работодателям и СФР. К тому же это удобно еще и для работника: ему не надо носить везде бумажный документ.

Работодателю это тоже удобно: достаточно один раз подключиться к системе, а дальше вы будете экономить время бухгалтера и сотрудника, который взял больничный. К тому же электронные больничные нельзя подделать. Соответственно, не придется возвращать деньги фонду, как это бывало с бумажными листками.

Кроме скорости, для работника есть еще один плюс: он может в любой момент узнать, какая выплата ему положена. А фонду проще контролировать листки нетрудоспособности, и ошибок становится меньше.

Как любые электронные документы, электронные больничные не нужно распечатывать и хранить, и их невозможно потерять или испортить.

Больничный лист позволяет работнику получить выплату по болезни, травме или в связи с декретом. По закону первые три дня болезни или травмы оплачивает работодатель, остальные дни — СФР. Если заболел член семьи, например ребенок сотрудника, фонд оплатит пособие начиная с первого дня.

Ниже рассмотрим схему, как компания, сотрудник, врач и СФР работают с больничным.

Сотрудник обращается за помощью в медицинское учреждение, в день обращения ему открывают больничный лист.

Врач открывает больничный лист в день обращения. Заполняет свою часть листка в электронной системе СФР: вводит ФИО и дату рождения работника, сроки и код нетрудоспособности. Еще указывают название медучреждения, ФИО и специальность врача. ЭЛН подписывается квалифицированной электронной подписью врача.

Работодатель. Номер ЭЛН сотрудник узнает в личном кабинете на сайте СФР и сообщает работодателю, чтобы обосновать причину отсутствия на работе.

Социальный фонд России. Рассчитывает и выплачивает пособие по больничному листку работнику сразу на карту.

Правила, по которым нужно передать сведения о застрахованных лицах, описаны в постановлении правительства. Чтобы получать пособие, сотрудник должен в момент трудоустройства сообщить работодателю:

• свои личные данные;

• как он хочет получать пособие — например, на банковский счет.

Работодатель должен передать эту информацию в СФР — в течение трех рабочих дней с момента получения. Раньше для этого сдавали отчет СЗВ-М. В 2023 году вместо него сдают отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах».

Взять номер больничного у сотрудника. Сотрудник узнает номер больничного от врача или в личном кабинете на сайте СФР и передаст его работодателю.

Получить из СФР предзаполненные сведения, проверить и отправить обратно. Для назначения больничных и декретных одновременно с сообщением о закрытии электронного больничного фонд может направить работодателю запрос на предоставление сведений, необходимых для расчета. Их состав зависит от вида пособия. Ответить на запрос нужно не позднее трех рабочих дней с момента получения данных о закрытии электронного больничного.

Электронный листок нетрудоспособности можно распечатать в личном кабинете СФР. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку. По закону распечатывать и хранить электронные больничные не нужно. Все данные хранятся в системе СФР.

СФР внимательно следит за достоверностью и полнотой данных, которые получает от работодателей. Например, фонд может устроить перекрестный запрос сведений в налоговой или других госорганах.

Работодатель может получить штрафы:

• за отказ в передаче документов — 200 ₽ за каждый документ;

• за передачу неверных данных — 20% от переплаты, но не меньше 1000 и не больше 5000 ₽;

• за передачу сведений с опозданием — 5000 ₽.

Если фонд получит от работодателя неверные данные и назначит излишние суммы пособия сотруднику, возмещать деньги фонду будет работодатель.

1. Получить квалифицированную электронную подпись, если ее не было.

3. Заключить соглашение с фондом.

4. Знать номер больничного или СНИЛС сотрудника.

1. Работник, получив у врача номер электронного больничного, сообщает его работодателю.
2. Бухгалтер в СБИС создает больничный и вводит его номер. ФСС присылает больничный.
3. СБИС сделает расчет, если надо, загрузив данные из учетной системы, сформирует реестр сведений и передаст его в ФСС вместе с больничным.
4. Работник получит пособие напрямую из ФСС.

О том, как удобно работать с электронными больничными в СБИС, смотрите в нашем видеоролике.

• Можно ли использовать одну квалифицированную электронную подпись на нескольких компьютерах?

  Да, это возможно в случае установки средств электронной подписи и соблюдения требований информационной безопасности.

• Должен ли работодатель быть зарегистрирован на Едином портале государственных услуг для получения информации по ЭЛН?

  Нет, регистрация необязательна.

  Получение информации об ЭЛН может быть осуществлено страхователем тремя способами:

  • используя программное обеспечение специализированных операторов, например СБИС;
  • установив специальную программу от ФСС, которая предназначена только для формирования реестра для выплат пособий, заполнение расчетов «Форма 4-ФСС»;
  • через личный кабинет страхователя на сайте cabinets.fss.ru (в данном случае необходима регистрация на ЕПГУ).

• Что такое личный кабинет страхователя?

  Личный электронный кабинет страхователя выполняет следующие функции:

  • получение данных ЭЛН по его номеру и СНИЛС работника;
  • просмотр электронных листков нетрудоспособности, вывод на печать;
  • формирование электронных отчетов по заболеваемости сотрудников с целью проведения профилактических мероприятий.

  Чтобы работать в личном кабинете страхователя на cabinets.fss.ru, организации потребуется регистрация на Едином портале государственных услуг.

  Все это можно делать в автоматическом режиме в СБИС. Подробнее

• Как сотрудник должен информировать работодателя о том, что ему выдали электронный больничный?

  После закрытия больничного сотрудник должен сообщить его номер своему работодателю. Сделать это он может любым удобным способом: передать распечатку, по телефону, в мессенджерах и т. д.

• Как и где можно проверить подлинность больничного листа?

  Вы можете обратиться в ваше отделение Фонда или в медицинскую организацию, реквизиты которой указаны в листке нетрудоспособности. Для зарегистрированных на Портале Фонда страхователей также есть возможность проверить, существует ли листок нетрудоспособности с указанным номером.

  СБИС сам проверит подлинность больничного, автоматически отправив запрос в ФСС.

• Нужно ли распечатывать и хранить электронные больничные наряду с бумажными бланками?

  Нет, не нужно. Электронные листки нетрудоспособности являются документами, имеющими юридическую силу, и в соответствии с Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ формируются и хранятся в информационной системе ФСС.