Приказ Минздрава РФ от 23.11.2021 N 1089Н

Книга учета движения трудовых книжек в электронной форме

распечатать Изменения для бухгалтера с 2023 года

При увольнении работник расписывается в получении трудовой книжки в книге движения трудовых книжек. Можно ли ввести книгу учета движения трудовых книжек в электронном виде?

Книга движения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

С 1 сентября 2021 года новый порядок учета и хранения трудовых книжек утвержден приказом Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н.

Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, работодатели ведут:

• учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• учет трудовых книжек и вкладышей в них.

Книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и учета движения трудовых книжек нужно разработать самостоятельно. Это касается только тех случаев, когда необходимость начать ведение книги по учету движения трудовых книжек возникла после 1 сентября 2021 года.

В книге по учету движения трудовых книжек отражают:

• трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу;
• трудовые книжки, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера;

Книга учета движения трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации или ИП, а также печатью организации при наличии.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.

Ведение книги учета трудовых книжек в электронном виде законодательством не предусмотрено.

Роструд на сайте Онлайнинспекция.рф отмечает, что работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Оштрафуют по статье 5.27 КоАП РФ – нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. А именно, предупреждение или штраф:

• на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей;
• на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1000 до 5000 рублей;
• на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.

Всегда есть, что обсудить. Решаем проблемы вместе. Присоединяйтесь к группе ВК Бухгалтерия.ру

Выбор читателей

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности физлица, которые формируются в единой базе ПФР на основании отчетов СЗВ-ТД, представленных работодателем.

Переходить на ЭТК или нет — до сих пор это право, а не обязанность работника.

Однако это выбор предоставляется только тем, кто уже был трудоустроен на начало 2020 года. Молодые специалисты при приеме на работу сегодня автоматически получают электронную трудовую книжку.

Выглядит документ следующим образом.

В ЭТК содержатся сведения:

• должность, профессия, специальность, квалификация, вид деятельности;
• дата трудоустройства и расторжения трудового договора;
• основания и причины приема на работу, переводов, увольнений.

Делис Архив — приведем в порядок кадровые документы вашей компании. По запросу работников выдадим необходимые справки и выписки.

Как принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой

Если процедура трудоустройства физлиц с бумажной трудовой книжкой давно отлажена, то в отношении электронной версии документа у кадровиков очень часто возникают вопросы.

1. При приеме в штат компании попросите у новичка предоставить сведения о его трудовой деятельности. Эту информацию работнику должен выдать предыдущий работодатель в день увольнения (абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТКсправки СТД-Р.

Примечание: СТД-Р отражает сведения только о последнем месте работы. Для корректного расчета страхового стажа придется запросить также сведения из ПФР (справка СТД-ПФР) и/или обычную трудовую книжку, которую сотрудник вел до перехода на электронную.

Для получения справки СТД-ПФР достаточно оформить запрос в МФЦ, в отделении Пенсионного фонда или на Госуслугах.

2. Далее кадровый специалист формирует сведения на нового сотрудника и предоставляет их в ПФР в обычном порядке. О приеме гражданина на работу нужно сообщить в форме отчета СЗВ-ТД не позднее дня, следующего за датой издания приказа.

С нового года планируют изменить форму СТД-Р, а форму СТД-ПФР заменить формой СТД-СФР

Проект приказа Минтруда.

«Также в связи с объединением ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России внесены изменения в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персонифицированном учете. В том числе установлено, что с 01.01.2023 вместо сведений о страховых взносах и страховом стаже вводится понятие сведений для индивидуального (персонифицированного) учета) (п. 12 ст. 2 закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ)», — отметила Юлия Жижерина, эксперт по трудовым отношениям.

3. При каждом изменении информации (переводе или увольнении) кадровик также формирует СЗВ-ТД и передает отчет в электронном виде в ПФР. Срок — до 15 числа

Отметим, что СЗВ-ТД нужно подавать в измененном порядке, а с 01. 2023 изменятся сроки ее подачи

«С 19.08.2022 СЗВ-ТД подписать может не только руководитель, но и уполномоченный представитель страхователя. В форму СЗВ-ТД внесли изменения для отражения сведений о таком лице.

Снизили круг лиц, которые могут выбрать форму представления отчета. Теперь форму СЗВ-ТД можно представить в бумажном виде, только если численность зарегистрированных в ПФР работающих составляет 10 человек и менее (постановление Правления ПФ от 21.04.2022 № 62п).

С 01.01.2023 в случаях перевода на другую постоянную работу и подачи заявления о ведении трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности — СЗВ-ТД будет представляться не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным».

Если в бумажной и электронной версии документа есть расхождения

«До конца не ясно, каким сведениям будет отдаваться приоритет при противоречии записей в электронной и бумажной книжке. Скорее всего, если в ЭТК какая-то информация отсутствует, придется обращаться к предыдущим работодателям и дополнительно подтверждать правдивость сведений», — уточняет Оксана Бакатова, ведущий менеджер по работе с персоналом Делис Архив.

В чем главные преимущества ЭТК перед бумажной трудовой книжкой?

Полученный за два года опыт кадровой работы с ЭТК позволяет судить, что процедура оформления нового сотрудника заметно упрощается. В частности, электронная трудовая более удобна при приеме на работу по совместительству или удаленно.

• отсутствует риск потери или порчи документа — сведения неизменно хранятся в базе ПФР;
• в любой момент сотрудник может получить выписку из ЭТК портале Госуслуг, например, чтобы проверить, как подает сведения в пенсионный фонд его работодатель;
• невозможность подлога данных, в т. ч. о причине и основаниях увольнения с прошлого места работы;
• в ЭТК практически невозможно допустить техническую ошибку — форма СЗВ-ТД одинакова для всех, значит у кадровика меньше шансов проявить самодеятельность, т. е. не работает человеческий фактор;
• удобный контроль трудового стажа как для сотрудника, так и для работодателя.

Как и у любого новшества, у электронной трудовой книжки есть не только преимущества, но и недостатки. Наверняка, поэтому многие граждане так и не решились до сих пор на отказ от бумажной версии документа.

«Во-первых, в отличие от бумажного документа, в ЭТК нет сведений о награждениях работника: государственных и ведомственных. Подтверждать получение наград потребуется при оформлении статуса „ветеран труда“ — грамотами, выписками из приказов и другими документами.

Отсутствуют также данные о некоторых особенностях деятельности — например, о вахтах или сезонной работе. Не вносятся сведения об образовании, если обучение проходило до начала официальной работы.

Во-вторых, пусть и небольшой, но есть риск утечки информации мошенникам. Злоумышленники могут взломать даже надежно защищенную базу данных.

В-третьих, если работодатель не передаст СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, то период работы не будет учтен в стаж. Во избежание недоразумений, гражданину следует периодически получать выписку из ЭТК на портале Госуслуг, проверять исправность отчетности своей компании и обязательно сохранять подписанные трудовые договоры.

Ну и, наконец, последнее — что не является очевидным минусом, но некоторые неудобства доставляет. Если работник долго „ищет себя“, т. е. часто меняет место работы, лет через 10-15 распечатанная версия ЭТК будет выглядеть как несколько томов данных».

Работодатель не подал данные в ПФР

Если работодатель не передаст сведения в Пенсионный фонд при трудоустройстве гражданина с электронной трудовой книжкой, то данный период работы не будет учтен

Кроме того, за непредоставление СЗВ-ТД в срок или сдачу отчета с ошибками предусмотрен административный штрафдо 500 руб. — ст. 15.33.2 КоАП). Примечательно, что ответственность несет не организация, а должностное лицо.

Это может быть руководитель (генеральный директор) или иной ответственный сотрудник, на которого должностной инструкцией возложены обязанности по составлению и сдаче СЗВ-ТД (бухгалтер, кадровик

архивную обработку и хранение кадровых документов сервису Делис Архив. Оцифруем любую документацию и создадим защищенный электронный архив с быстрым доступом и удобным поиском.

Некоторые работодатели неохотно заводят электронные трудовые книжки

С преимуществами и недостатками ЭТК для граждан все понятно.

Но зачастую при обращении работника с заявлением о переводе с бумажной версии документа на электронную, отдел кадров соглашается неохотно. Или вовсе принимается отговаривать.

В чем кроется причина такого недоверчивого отношения работодателей к ЭТК?

«В основном, такое встречается в „серых“ компаниях. Кадровики не планируют показывать реальный заработок и количество персонала государственным органам. На работу принимают без оформления на первое время, обещая потом издать приказ задним числом. Еще одна причина — элементарное невладение актуальной информацией, нежелание кадровиков осваивать новые программы, работать в жестких рамках и в соответствии с требованиями законодательства», — отметила Оксана Бакатова, ведущий менеджер по работе с персоналом Делис Архив.

Какие изменения ждут нас в ближайшем будущем, и почему заниматься вопросами электронных кадров нужно уже сейчас

Главное нововведение, которое ожидает россиян с 1 января 2023 года — это объединение ПФР и ФСС в Единый государственный внебюджетный Социальный фонд. Еще больше сведений о гражданах будет собрано в общей базе.

• снижение издержек и упрощение отчетности для бизнеса;
• развитие принципа «одного окна» для получения всех социальных выплат;
• появление единой формы отчетности;
• введение единого тарифа страховых взносов.

«Раньше работодателям приходилось направлять средства отдельно на пенсионное, социальное и мед.страхование своих работников. При объединении госструктур для всех видов страхования появится один тариф. Такое нововведение удобно как для предпринимателей, так и для сотрудников», — уточнила Оксана Бакатова, ведущий менеджер по работе с персоналом Делис Архив

При наличии электронной трудовой книжки у сотрудника ему самому проще оформлять и получать пособия и другие социальные выплаты от государства. Ведомства имеют доступ ко всем необходимым сведениям, могут обмениваться данными между собой, поэтому гражданину не нужно приносить для оформления выплаты заверенную копию трудовой книжки и другие документы на бумажных носителях. Для работодателя это тоже дополнительное удобство, защита и ускорение операционных процессов.

«Действительно, после перехода на сведения о трудовой деятельности трудовые книжки станут достаточно редким явлением, поэтому заполнение журналов (книг) учета и движения станет не таким частым занятием, а трудовых книжек и бланков закупать и хранить нужно будет все меньше. Полагаю, постепенно все или почти все документы полностью будут переведены в электронный вид», — сказала Юлия Жижерина, эксперт по трудовым отношениям.

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.

На кого заводят бумажные трудовые книжки

На тех, кто устраивается на работу впервые, уже не нужно заводить бумажные трудовые книжки, поэтому их нововведения не касаются.  Все сведения о трудовой деятельности таких сотрудников работодатели передают в Пенсионный фонд только в электронном виде.

Бумажные трудовые остались только у работников, которые решили их сохранить и указали это в заявлении. И у тех, кто ещё не определился с выбором и не писал никакого заявления. Их трудовые книжки продолжают действовать в прежнем виде,  даже если бланки, на которых они оформлены, уже устарели.

Если трудовая такого сотрудника будет утеряна или испорчена, нужно оформить новую. Вкладыш заводят, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. С 2023 года заводить книжки и вкладыши нужно по новым формам.

Подарок для наших читателей – практическое пособие по подготовке отчётности в ПФР, ФСС и ИФНС в 2022 году от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». 62 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.

Отчётность в ИФНС, ПФР и ФСС в 2022 году

практическое пособие для работодателя

Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!

Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись

Что изменится в бланке трудовой книжки и вкладыша с 2023 года

Новая форма трудовой книжки будет действовать с 1 января 2023 г. до 1 сентября 2027 г.

На титульный лист добавили уточнение, что отчество вписывают при наличиии. То же самое с печатью работодателя — её ставят, только если она есть.

В разделе «Сведения о работе» теперь 14 разворотов, а в «Сведениях о награждениях» — 7. В прежней форме в каждом было по 10.

В графе 3 сведений о работе добавили, что нужно ссылаться ещё и на часть, а не только на статью и пункт закона.

В форме вкладыша к трудовой книжке те же изменения — уточнили, что отчество и печать нужны, если они есть. В разделах поменяли количество разворотов.

Меняется и порядок изготовления бланков трудовых книжек — Приказ Минфина России № 55н от 11 апреля 2022 года. Теперь они станут защищённой полиграфической продукцией уровня защиты «В». То есть для защиты от подделок при производстве бланков нужно использовать специальные бумагу, краски и графические элементы по техническим требованиям Минфина.

Снабжать работодателей бланками трудовой книжки могут распространители — юрлица и ИП, информацию о которых опубликуют на официальном сайте изготовителя. Чтобы купить бланки, работодателям нужно обратиться к изготовителю или распространителям.

Как заполнять новую трудовую книжку

Порядок ведения и хранения новых трудовых книжек действует ещё с сентября 2021 года. Его утвердили Приказом Минтруда № 320н от 19 мая 2021 года.

Общие правила

Заполнять трудовую книжку можно любым способом:

• вручную световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета;
• техническими средствами путём переноса красителей — то есть напечатать на принтере или аналогичных устройствах;
• оттиском штампа или печати с готовым текстом.

Все эти варианты можно комбинировать.

При увольнении работника записи о приёме, переводах и увольнении заверяют подписью работодателя или ответственного за трудовые книжки. Печать ставят, если она есть. По старым правилам работника нужно было ознакомить с каждой записью под роспись.

При внешнем совместительстве

Запись о совместительстве вносят по основному месту работы по желанию работника. Нужен только подтверждающий документ — оригинал или заверенная копия кадрового приказа, справка от работодателя.

Если сотрудник в этот момент уже не работает по основному месту, запись можно сделать у работодателя по совместительству. Записи могут идти в хронологическом порядке или блоками — одновременно о приёме и об увольнении.

• Графа 1 — порядковый номер записи.
• Графа 2 — дата приёма на работу по совместительству.
• Графа 3 — наименование работодателя, структурного подразделения организации, должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.
• Графа 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу по совместительству.

Запись можно сделать, даже если работа по совместительству была ещё до трудоустройства по основному месту.

При переводе к другому работодателю

Если работник увольняется в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю, делают запись:

• Графа 1 — порядковый номер записи.
• Графа 2 — дата увольнения.
• Графа 3 — указывают, в каком порядке происходит перевод: по просьбе работника или с его согласия, наименование организации или ИП, куда он переводится. Например, «Трудовой договор прекращён в связи с переводом работника с его согласия к другому работодателю в Общество с ограниченной ответственностью “Василёк”, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Графа 4 — приказ или другое решение о переименовании, его дата и номер.При переходе на электронную трудовую

Если работник отказывается от бумажной трудовой и подаёт заявление о переходе на электронный формат:

• Графа 1 — порядковый номер новой записи.
• Графа 2 — дата выдачи на руки бумажной трудовой.
• Графа 3 — запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Графа 4 — заявление о переходе на ЭТК, дата и номер его регистрации.

Бумажную книжку нужно отдать работнику не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления о переходе на электронный формат сведений о работе.

Если работник подал заявление менее чем за 3 рабочих дня до своего увольнения, трудовую ему выдают не позднее последнего дня работы.

Если временный перевод стал постоянным

Запись о временном переводе на другую работу внутри организации не делают. Она нужна, только если временный перевод становится постоянным.

• Графа 1 — номер записи.
• Графа 2 — дата, когда работник приступил к обязанностям в связи с временным переводом.
• Графа 3 — запись о переводе с наименованием структурного подразделения организации, должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.
• Графа 4 — дата и номер двух приказов (распоряжений), по которым работника перевели временно, а затем постоянно.

При переименовании организации

При смене названия работодателя в трудовой тоже делают запись:

• Графы 1 и 2 оставляют пустыми.
• Графа 3 — (Старое наименование организации, дата переименования) переименована (новое наименование организации).
• Графа 4 — приказ или другое решение о переименовании, его дата и номер.

Как вести учёт трудовых книжек и вкладышей

Согласно п. 39-40 Порядка работодателям нужно вести учёт движения трудовых книжек и вкладышей, принятых от работников при поступлении на работу, а также чистых бланков, предназначенных для оформления взамен утерянных или испорченных.

Для этого можно использовать самостоятельно разработанные формы. Их не нужно скреплять сургучной печатью или опломбировать. Книги или журналы учёта должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью работодателя. Печать ставят при её наличии.

До 1 сентября 2021 года были две обязательные для работодателей учётные формы Минтруда:

• книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
• приходно-расходная книга по учёту чистых бланков.

Эти книги учёта можно вести, пока они не закончатся.

Моё дело Бюро

Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

С 1 сентября 2021 года действует Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, который утвердил форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. В том числе, он предусматривает, что фирмы должны сами разрабатывать книги по учету трудовых книжек. Должна ли с 1 сентября 2021 года организация завести новую книгу по учету трудовых книжек? И если да, что ей надо сделать в таком случае со старой?

Учет трудовых книжек до 1 сентября 2021 года

В настоящее время с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждены постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

При этом предусмотрено, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Порядок же ведения книг не установлен, поэтому работодатель вправе выбрать удобный для себя порядок.

Учет трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

С 1 сентября 2021 года действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек. Он предусматривает, что организации должны вести:

Теперь предусмотрено, что в книге по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее надо учитывать:

• трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу;
• трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.

В книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее надо фиксировать сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации, если она имеется.

При этом с 1 сентября 2021 года обязанность самостоятельно разрабатывать книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек возложена на работодателей.

Однако, это правило касается только тех случаев, когда необходимость начать ведение книги по учету движения трудовых книжек возникла после вступления в силу нового Порядка ведения трудовых книжек. Действующие книги работодатель вправе вести до их окончания. К такому выводу пришли эксперты Роструда на сайте «онлайнинспекция.рф».

Приказом Министерства труда и социальной защиты России от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» утверждены новая форма трудовой книжки и новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Документ вступит в силу первого сентября текущего года и будет действовать на протяжении шести лет до 2027 года.

Мы помним, что переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) начался ещё в январе 2020 года, при этом бумажная трудовая книжка (далее БТК) не отменена. Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК. А поэтому, за работодателем, как и прежде, остаётся обязанность своевременного и правильного внесения записей, как в ЭТК, так и в БТК.

В связи с этим Минтруд России решил обновить бланки БТК. Вместе с тем отменяются устаревшие правила ведения и хранения трудовых книжек, а также инструкция по заполнению книжек. Вместо них первого сентября 2021 года вступит в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Что изменится согласно новому порядку

Прежде всего, стоит отметить, что изменения претерпел сам бланк БТК. Новый бланк БТК будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. При этом количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов, ранее их было 9 и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.

По-прежнему, записи в БТК должны вноситься гелиевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивым, аккуратным, без ошибок. Обращаю ваше внимание, при заполнении БТК сокращение слов недопустимо. При этом новые правила позволяют производить записи с помощью технических средств, штампов или печатей. К примеру штамп, со стандартной записью об увольнении по собственному желанию.

В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.

Также, согласно новому порядку поменялись правила внесения записей об образовании. Уровни образования привели в соответствие с действующим законом об образовании:

Стоит отметить, записи о незаконченном образовании в трудовую книжку вноситься не будут.

Относительно записей в трудовой книжке, о трудовой деятельности за всё время работы у работодателя при увольнении работника, как и ранее, будут заверяться подписью работодателя либо ответственного за ведение БТК лица и печатью (при наличии). Обращаю ваше внимание, теперь допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.

Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем. Эта же норма прописана в ТК России.

Не стоит забывать и о сроках выдачи на руки БТК. Новыми правилами предусмотрен срок выдачи на руки трудовой книжки работнику в течение 3-х рабочих дней, при подаче им заявления о предоставлении информации о трудовой деятельности. Кроме того, в новой редакции правил заменён штамп «Выдан вкладыш» при выдаче вкладыша в БТК на надпись с указанием серии и номера вкладыша.

С 1 сентября 2021 года утрачивают силу формы по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (приложения 2, 3, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Работодатель теперь сам осуществляет разработку форм книг и журналов по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё для учёта движения БТК (п. 40 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). В них в обязательном порядке необходимо будет указывать дату приёма БТК и её номер, также при увольнении сотрудника дату выдачи трудовой и подпись работника, которая свидетельствует о получении БТК. При этом отменено требование, скреплять книги учёта сургучной печатью или опломбировать, достаточно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации и печатью (при наличии).

Бесплатный вебинар 25 августа

Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек с 1 сентября 2021

Когда и кому выдавать новые бланки БТК

Кандидатам, которые поступают на работу в первый раз, БТК не оформляются (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Согласно действующего законодательства у них нет права выбора — всегда оформляется ЭТК.

Кандидатам, ранее работавшим и отказавшимся от перехода на ЭТК, необходимо будет выдавать новые бланки БТК.

Также новый бланк БТК придётся выдавать работникам, потерявшим трудовую. Для этого работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата документа (п. 30 Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н). Однако в ч. 5 ст. 65 ТК сказано: если у сотрудника на момент приёма на работу не окажется трудовой книжки в связи с тем, что он её потерял или по любой другой причине, работодатель обязан по заявлению выдать новую трудовую.

В силу того, что Трудовой кодекс России имеет более значимую юридическую силу, нежели постановления Правительства, а также приказ Министерства труда, отправлять кандидата к предыдущему работодателю в принудительном порядке рискованно. Так как, если сотрудник обратится с жалобой в ГИТ, об отказе выдачи ему новой БТК по заявлению, к вам могут применить взыскание за нарушение ст. 65 ТК по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В этом случае организацию ждёт штраф до 50 000 руб., а руководителя или ответственное лицо, в обязанности которого входит выдача трудовых книжек — до 5 000 руб. Причём штраф организации персонального штрафа должностному лицу не исключает. Следовательно, суммарная сумма штрафа может составить 55 000 рублей.

В случае, если к вам обратится гражданин, ранее работавший в вашей организации, отказавшийся от перехода на ЭТК и потерявший БТК, вы должны будете оформить ему дубликат БТК на новом бланке.

Кроме того, возможны ситуации, при которых необходимо будет выдавать дубликаты

• если сотрудник брал БТК для оформления пенсии и потерял её сам или её потеряли в Пенсионном фонде;
• если трудовая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана);
• по требованию сотрудника, которому внесена запись об увольнении или переводе, затем впоследствии их признали недействительными.

Подводя итоги, хочу обратить ваше внимание, что в своей статье я рассмотрела только самые распространённые изменения, не отразив иные нововведения, содержащиеся более чем на двух десятках страниц Приказа 302н. А также напоминаю, каждое изменение правового акта обязывает работодателя проанализировать локальные документы и привести их в соответствие с действующими нормами.

Задайте вопрос эксперту по зарплате

Мы подготовим вам письменный ответ со ссылками на законодательство!

Оставьте заявку на консультацию прямо сейчас!

Укажите контактные данные и наш специалист свяжется с вами, первая консультация – бесплатно:

— эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более десяти лет.

Инспекторы вправе в ходе выездной налоговой проверки требовать документы, не являющиеся первичными

Сотрудник не хочет получать зарплату дважды в месяц: что делать бухгалтеру?

Зарегистрировано в Минюсте России 29 ноября 2021 г. N 66067

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УСЛОВИЙ И ПОРЯДКА ФОРМИРОВАНИЯ ЛИСТКОВ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА И ВЫДАЧИ ЛИСТКОВ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ В ФОРМЕ ДОКУМЕНТА НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ В СЛУЧАЯХ, УСТАНОВЛЕННЫХ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(в ред. Приказа Минздрава РФ от 13.12.2022 N 790н)

В соответствии с частью 6 статьи 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ “Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 1, ст. 18; 2021, N 18, ст. 3070), частью 3.1 статьи 59 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ “Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 48, ст. 6724; 2013, N 48, ст. 6165; 2021, N 18, ст. 3070) и подпункта 5.2.85 Положения о Министерстве здравоохранения Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 608 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 26, ст. 3526; 2021, N 45, ст. 7516), приказываю:

Утвердить Условия и порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа и выдачи листков нетрудоспособности в форме документа на бумажном носителе в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

Признать утратившим силу приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации от 1 сентября 2020 г. N 925н “Об утверждении порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, включая порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа” (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 14 сентября 2020 г., регистрационный N 59812).

Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2022 г.

Министр М.А. МУРАШКО

Приложение к приказу Министерства здравоохранения Российской Федерации от 23 ноября 2021 г. N 1089н