Правила заполнения справки отчета кассира операциониста форма КМ-6 – бланк и образец для скачивания

Итак, онлайн-касса приобретена и установлена, договор с ОФД подписан. Какие документы необходимо вести при её использовании? Давайте разбираться.

Документ, составленный по форме КМ-6, известен как справка-отчет кассира.

В бланке отражается общая сумма денежных средств за одну смену или за один день и сведения счетчиков ККТ (контрольно-кассовой техники).

При переходе на онлайн кассы большинство предпринимателей задумываются о необходимости заполнения журнала кассира операциониста. До принятия закона №290-ФЗ от 3 июля 2016 года существовало требование по ведению журнала по форме КМ-4, где были отражены расходные и приходные операции по кассе.

Вступление нового регламента позволило уменьшить некоторую бумажную работу. Действия, произведенные за определенный промежуток времени при помощи кассовой техники, записываются в журнал кассира-операциониста.

Разбираемся, что представляет собой кассовый журнал, какие данные туда вносятся, о чем нужно всегда помнить и как исправлять в нём ошибки

Во многих нишах бизнеса за реализацию товара или оказание услуги ведётся два варианта расчёта с клиентом — наличными деньгами и безналичным способом. Для того чтобы осуществлять принятие наличных средств почти всегда используется контрольно-кассовая техника. Такие аппараты, называемые сокращённо ККМ или ККТ фиксируются при установке в налоговом ведомстве. Причём фиксация происходит как самой машинки, так и его контрольной ленты (ЭКЛЗ), которая потом будет пригодна для считывания информации. Подробнее о правилах регистрации ККМ вы можете прочитать в другой статье на нашем сайте.

А вот данные по приходу и расходу с помощью контрольного аппарата записываются как раз в журнал кассира-операциониста. Записи эти делаются ежедневно, исключая те дни, когда операций совершено не было. В дальнейшем этот документ будет проверяться сотрудниками налогового управления.

Требованиями действующего отечественного законодательства предусматривается обязанность хозяйствующих организаций, принимающих наличность у покупателей, применять контрольно-кассовую технику (ККТ) при расчетах за товары/работы/услуги.

Каждая транзакция, которая фиксируется посредством кассы, должна удостоверяться распечаткой бумажного кассового чека, содержащего в обязательном порядке сведения о проведенной сделке (сумма, суть, дата, номер).

Важные особенности ведения этого регистра следует рассмотреть более детально.

Полезное видео

https://youtube.com/watch?v=uCuWWayf0mw%3Ffeature%3Doembed

Утеря кассового журнала

Необходимость ведения журнала по операциям эквайринга такая же, как и в случае с наличными. А отклонение от этой необходимости ведёт к крупным штрафным санкциям в отношении как кассира, так и всей организации. Также штрафы накладываются при утере журнала.

Восстановление журнала после потери можно совершить только при помощи отчётов кассира или X-отчётам. А подобные отчёты могут предоставить лишь сотрудники обслуживающей кассовую технику фирмы.

Порядок учёта кассовых данных

На каждый ККМ ведётся свой журнал кассира-операциониста. Рассчитывается один журнал примерно на 1000 дней, когда касса открывается и закрывается. После этого заводится новая книга учёта.

Что нужно, чтобы поменять журнал кассира-операциониста

Понадобятся документы, которые примет налоговое ведомство и оформит процедуру смены журнала. В пакет входят:

Журнал, который подлежит замене на новый
Новая книга. Журнал будет пустой, но предварительно его нужно прошить и заверить по всем правилам (На титульном листе нового журнала обязательно следует указать данные кассового аппарата).
Паспорт вашей ККМ.
Карточка учёта.
Договор с компанией, которая занимается обслуживанием кассовой машинки.
Последний Z-отчёт (отчёт закрытия кассы за последний день). При этом оставшиеся средства не будут переноситься на начало следующего дня.

Если документы предоставляет сотрудник фирмы, нужно будет к пакету документации приложить также и доверенность на него. Причём если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, то доверенность нужно обязательно нотариально заверять. А организации могут предоставлять документ в свободной форме, подтверждающий, что сотрудник состоит в штате.

Что касается пакета документов для замены журнала, то лучше предварительно уточнять его состав в конкретном отделении налоговой инспекции, так как существуют небольшие региональные отличия по списку нужной документации.

Менять журнал по окончанию года необязательно. По крайней мере, нет законодательных предписаний, которые это регламентировали бы.

Как правильно заполнить?

Форма КМ-4 ежедневно заполняется уполномоченным работником хозяйствующего субъекта, действующим по специально разработанной инструкции, только в том случае, если кассовые операции реально осуществлялись на протяжении рабочей смены (рабочего дня).

Заполнять этот документ может кассир-операционист, главбух, администратор или сам руководитель организации (предприниматель).

В этот журнал вносятся фактические сведения о совершенных кассовых транзакциях и полученной наличной выручке.

Источником соответствующей информации является Z-отчет, формируемый по конкретному устройству ККТ в конце каждой рабочей смены.

Как правильно оформить титульный лист регистра КМ-4:

Официальное название хозяйствующего субъекта, а также его адрес, телефонный номер, регистрационные коды (ИНН-номер, ОКДП, ОКПО, ОКУД).
Сведения об устройстве ККТ, для которого заполняется данный журнал. Указываются наименование (марка/модель) аппарата, номер производителя, номер регистрационный.
Учетный период, на протяжении которого в форму вносились нужные данные.
Субъект, ответственный за внесение сведений в эту форму.

Оформление табличной части журнала КМ-4:

Скачать бланк и образец заполнения

В их число входят:

кассовая книга – учётный документ, в котором регистрируются операции с наличными, заполняется письменно либо в электронной форме;
приходный кассовый ордер – оформляется при поступлении денежных средств в кассу, заполняется на основании данных из чека и бланка строгой отчётности;
расходный кассовый ордер – оформляется при выдаче наличных из кассы, может быть заполнен на основании фискальных документов.
БСО – после изменений 54-ФЗ можно выдавать в электронном виде.

Кроме того, появились чек коррекции и форма с признаком «возврат прихода».
Первый необходимо формировать и печатать, если выручка не была учтена на кассе. Например, в случае перебоя электроэнергии, когда кассир вынужден вести торговлю без применения кассы.
Второй документ необходим при возврате денежных средств за товар или услугу. Кассир должен оформить и выдать его клиенту как при наличной, так и при безналичной оплате.

Помимо этого, пользователь онлайн-кассы должен вести отчёты об открытии и закрытии смены, а также закрытии фискального накопителя.

Нужно ли вести форму КМ-4?

Журнал КМ-4 является официальным регистром всех наличных транзакций, выполненных и учтенных в организации посредством ККТ. В этот формуляр следует вносить сведения о поступлении (приходе) и выплате (расходе) денежной наличности.

Если хозяйствующий субъект располагает несколькими кассами, данный журнал следует вести по отдельности для каждой из них.

Журнал кассира-операциониста, составляемый и заполняемый по стандартной форме КМ-4, представляет собой документальный регистр кассовых транзакций.

Он накапливает, систематизирует и отображает данные из так называемых Z-отчетов, формируемых по каждому устройству ККТ, зарегистрированному у хозяйствующего субъекта (организации, ИП), принимающего/расходующего наличность. Соответственно, КМ-4 используется для перманентного учета прихода/расхода наличных денег.

В практике применения ККТ документальным Z-отчетом принято называть отчет, содержащий итоговые сведения о кассовых транзакциях, совершенных и учтенных кассиром через конкретное устройство ККТ за операционный день.

Ежедневно Z-отчет формируется (снимается) с ККТ ответственным кассиром – оператором ККТ – по каждому факту завершения очередной рабочей смены.

Сверка денежной наличности ежедневно осуществляется кассиром-операционистом по остатку, зафиксированному Z-отчетом.

После этого деньги передаются непосредственно администратору (главному кассиру).

Используя КМ-4 для кассового учета, хозяйствующий субъект, регулярно совершающий наличные транзакции посредством ККТ, имеет удобную возможность решать одновременно несколько задач.

К примеру, руководитель организации может легко контролировать суммы денежных средств, проходящие через ККТ за определенный интервал времени, получив нужные сведения из журнала кассира-операциониста.

Кроме того, наличие у хозяйствующего субъекта регулярно заполняемого регистра КМ-4 упрощает работу сотрудников налоговой службы, периодически проверяющих соблюдение кассовой дисциплины.

Данные регистра КМ-4 оперативно сверяются с соответствующими цифрами из журнала показаний ККТ и иной отчетной документации.

При онлайн-кассах

Это объясняется тем, что сведения, ранее учитываемые в журнале кассира-операциониста, автоматически фиксируются теперь в персональном кабинете (аккаунте) пользователя онлайн-кассы на веб-сайте налоговой службы.

Данное послабление четко предусматривается отдельными разъяснениями фискального органа. Нормативные основания – письма ФНС РФ от 26 сентября 2016 года и Минфина РФ от 04 апреля 2017 года.

Подробнее о ведении журнала КМ-4 при онлайн кассах читайте здесь.

Нужно ли вести?

Бланк КМ-6 является важным отчетным документом кассира, который свидетельствует о размере дневной выручки. Данные справки отчета имеют огромное значение при осуществлении проверки надзорными органами.

На их основании составляется полное представление о полноте отражения выручки предприятия. Также справки необходимы при составлении сводного отчета.

Вопрос необходимости заполнения отчета неоднозначен.

Отсутствие данного бланка не влечет за собой применение штрафных санкций, во многих организациях он просто не нужен, частные предприниматели, как правило, обходятся без него.

Если надзорными органами при осуществлении контрольных мероприятий будет обнаружено отсутствие справки- отчета, то этот факт сочтется как отягчающее обстоятельство.

У директора компании будут неприятности, а он, в свою очередь, перенесет всю вину на кассира.

В дополнение к отчету КМ-6 может составлять форма КМ-7 – сведения о показаниях счетчиков ККТ и выручке необходимо заполнять, если на предприятии две и более кассы.

Правила ведения

Одной из норм ведения справки отчета является его ежедневное (в конце смены) оформление.

Кассир проставляет на нем свой автограф и сдает форму вместе со всей выручкой старшему (главному) кассиру или непосредственно главе компании.

Если организация небольшая (одна или две кассы), то все деньги сдаются инкассатору кредитного учреждения.

Как заполнить?

Для предотвращения ошибок при заполнении формы справки необходимо следовать общим правилам. Справка-отчет представлена в виде 3 блоков: строчного, табличного и итогового.

В первой строке документа обозначается название фирмы, ее адрес (должен быть идентичным во всей документации), номер телефона. Название отдельного подразделения также указывается.

Для индивидуальных предпринимателей действуют аналогичные правила, как и для юридических лиц. В ряде ситуаций ИП ошибочно предполагают использование похожего бланка, но данный отчет составляется только на утвержденном бланке.

Ниже прописывается ИНН предприятия, структурное подразделение (при наличии). В поле, предназначенное для внесения сведений о кассовой технике, вносится ее марка (тип, модель) и заводской номер в соответствии с имеющейся документацией ККТ.

Строка «Прикладная программа» не заполняется, если она не используется в работе. Далее в соответствующей строке вписывается фамилия и инициалы кассира, если кассиров несколько, то поле остается незаполненным.

В ячейке «смена» фиксируется номер отчета, который, как правило, начинается с буквы «Z».

Следующим полем идут реквизиты документа: номер, дата, время начала и завершения работ. Не следует забывать о заполнении данной информации.

Табличная часть справки-отчета разделена на 10 столбцов:

1 — порядковый номер контрольного счетчика;
2, 3 — номер отдела и секции соответственно;
4 — остается пустой при использовании современных кассовых аппаратов;
5 — показания денежного счетчика на начало смены, дня (сумма из 9 графы журнала кассира прошлой смены, аналогичная сумма прописывается в утреннем X-отчете, в строчке ГРОСС-ИТОГ;
6 — показания счетчика на конец рабочего дня, строка ГРОСС-ИТОГ Z-отчета;
7 — вписывается выручка за смену, сумма всех пробитых чеков, разница между графами 5 и 6;
8 — сумма всех возвратов денег и ошибочно выбитых чеков, сведения отображаются в акте КМ-3, к которому прилагаются все подтверждающие возврат чеки, информация должна совпадать с суммой из столбца 15 журнала КМ-4;
9 — фамилия кассира;
10 — подпись кассира.

В итоговое поле записываются суммарные выражения столбцов 7 и 8.

Z-отчет кассир формирует с кассовой техники в конце трудового дня (смены). В нем отображаются сведения обо всех операциях по кассе. По остатку, зафиксированному в Z-отчете, кассир осуществляет сверку имеющейся наличности, а затем передает его ответственным лицам, банку.

Х-отчет кассир снимает с ККТ для определения наличности в кассе в течение трудовой смены (дня). Формировать его допустимо неограниченное количество, информация о подобных действиях не отображается, выручка не обнуляется.

В пустых строках справки КМ-6 можно ставить прочерки, чтобы у надзорных органов не возникало вопросов о незаполненности документа.

В итоговом блоке прописывается сумма выручки прописью. В строке «принята» прописываются реквизиты приходного ордера.

Если отчет вручается инкассатору, то вносятся сведения о передаче выручки в банк, при передаче ее главному кассиру данная строка не заполняется.

Далее проставляют свои подписи кассир, старший кассир и руководитель компании, если эти должности совмещаются одним работником, то подпись ставится трижды.

Скачать бланк и образец заполнения унифицированной формы КМ-6

Другие формы кассовых документов:

Нужен ли при онлайн кассах?

Если на протяжении всего рабочего дня (смены) операции по кассе не осуществлялись, то справка-отчет не оформляется.

В форме КМ-6 отображается оплата:

наличными денежными средствами;
банковскими картами.

Безналичные перечисления на расчетный счет компании в отчет не записываются.

Важные моменты

Журнал кассира-операциониста является учетной документацией, его содержание и хранение должно определяться законодательными и локальными актами.

Хранить книгу необходимо недалеко от кассы или в бухгалтерии, но в любом случае, недоступным для посторонних взглядов.

После истечения актуальности документа он передается в архив, где срок его хранения составляет 3 года. По истечении этого срока журнал подлежит утилизации с четким соблюдением регламента подобной процедуры.

До введения онлайн-касс журнал нуждался в обязательной прошивке, нумерации и регистрации в надзорном органе.

Сейчас регистрировать в налоговой инспекции нет необходимости, нумерация и шнуровка осуществляется при личном желании юридического лица.

Данное право возникает при окончательном переходе на онлайн-кассы.

Одним из преимуществ онлайн кассы выделяется возможность оформлять чеки при совершении покупок через интернет-магазины в течении всего лишь нескольких минут, что не всегда осуществлялось обычными кассовыми аппаратами.

Сейчас, после осуществления покупки, покупателю высылается на обозначенный адрес электронной почты чек с указанием реквизитов продавца и информации о товаре.

Подобный документ можно попросить и в обычном магазине, обязанностью продавца является его обязательная выдача.

Специальный программный комплекс онлайн-касс позволяет провести анализ поведения потребителя, учитывать реализацию продукции, а также работать с ценными бумагами.

С его помощью можно определить продукцию, пользующуюся наибольшим спросом, и залежавшийся товар на полках, продажи которого способны увеличиться при снижении на него цены.

Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом

В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция — от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:

Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.

Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.

Все данные, полученные при ведении журнала будут учитываться, чтобы определить базу налогового обложения. В случае ИП — НДФЛ, а также налога при УСН. В случае юрлица — налога при УСН и прибыли. Также эти данные будут служить для организованного и упрощённого оборота средств при взаимодействии с покупателями (например, при возврате денежных средств за сданный товар).

Также данные из журнала часто привязываются к складской программе учёта. Это позволяет оперативно видеть уход товара и остатки.

Требования при ведении журнала кассира-операциониста

Прошивка. Возможны два варианта — либо прошивать листы, либо — весь журнал.

Подпись руководителя. Ставится на контрольном листе с расшифровкой. Когда фирма или предприниматель использует печать, то она ставится на подпись (должна попасть и на листок).

Нумерация. Номер ставится на каждом листе. При этом нет необходимости ставить номера страниц, достаточно нумеровать сами листы.

Запись в конце. Делается она на последнем листе, при этом часть попадает на контрольный листок. Запись должна звучать примерно так: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (если есть печать, то пишем „и печатью“) такое-то количество листов». Естественно вместо «такое-то» пишем итоговую цифру количества листов.

Требования к кассиру, который заполняет журнал

Писать чернилами тёмного цвета.
Придерживаться хронологического порядка.
Брать данные согласно Z-отчёту из ленты ККМ.
Конечную сумму подсчитывать на калькуляторе (не самостоятельно).
Использовать разные строки в журнале, если за день было снято два отчёта.
Подписывать каждый день записи. Также это должен делать руководитель, либо другое лицо с полномочиями.
Не имеет права на ошибки, затёрки уже написанного и исправления. Поэтому в случае, когда была допущена ошибка, запись зачёркивают. Правильные данные пишут рядышком, или чуть сверху. И обязательно указывают дату, когда исправления были сделаны. После того, как ошибка исправлена, снова ставится заверительная подпись кассира, который ранее эту ошибку допустил, а также руководителем.

Только в том случае, если исправления будут оформлены верно, наказания не предусматривается.

Титульный лист

Заполнять его нужно у нового журнала, как уже писалось выше, до того как вы будете сдавать его в пакете документов в ФСН. Указывать там нужно данные о фирме, а также информацию о ККМ, которую придётся взять их паспорта аппарата.

Также титульник должен иметь инфорацию о начале и окончании журнала. Указывается и ответственное за заполнение данных лицо. Стандартно этим лицом назначается кассир, который управляет ККМ.

Примечание: ответственность лица указывается и в его трудовом договоре. А в дополнение к нему подписывается документ о материальной ответственности назначенного сотрудника.

Порядок заполнения журнала кассира-операциониста

В случае возврата наличных

Основное, что нужно помнить — средства, которые получаются от клиента с использованием аппарата кассы уходят в кассу фирмы или индивидуального предпринимателя.А соответственно не хранятся дольше одно смены, и уж тем более не могут быть использованы в другую смену.

В остальных случаях, когда покупатель приходит в другую кассовую смену, средства возвращаются только из кассы предприятия, а не ККМ.

Клиент имеет полное право на возвращение товара, в случае если ему он не подошёл по одному из параметров (ассортимент, размер, цвет).
Регламентирующий возвратные операции закон — «О защите прав потребителей».
Существует перечень товаров, которые возврату уже подлежать не могут.
Если клиент хочет вернуть денежные средства за товар, то ему следует написать заявление на имя руководителя фирмы. Далее у фирмы есть 14 дней, чтобы это заявление было рассмотрено, а деньги возвращены.

При утере журнала кассира-операциониста вызывается специалиста центра технического обслуживания кассового аппарата, он снимает фискальный отчет (или отчет с блока ЭКЛЗ, если у предприятия современный кассовый аппарат с буквой «К») с ККТ за весь период, с которого утрачен журнал.

Но даты правильнее будет уточнить у налогового инспектора, процедура восстановления журнала кассира-операциониста нигде не зафиксирована, каждое подразделение может предъявить собственные требования.

Затем пишется заявление в свободном виде в налоговую инспекцию об утере журнала кассира-операциониста, оформляется доверенность с печатью на оформление журнала кассира-операциониста (для организации), приобретается новый журнал и со снятым фискальным отчетом (или с отчетом с блока ЭКЛЗ).

Затем вновь следует обратиться ФНС (дата снятия фискального отчета), где по представленным документам оформят новый журнал кассира-операциониста.

Лазарева Ольга Владимировна

Дипломированный юрист и экономист.

https://youtube.com/watch?v=uCuWWayf0mw%3Ffeature%3Doembed

Эквайринг

Это операции по оплате клиентом с использованием расчётных карт.

Когда приобретение совершается с помощью эквайринга, денежные средства с карты клиента попадают на расчётный счёт фирмы. При этом в журнале кассира-операциониста, деньги эти записываются в отдельный столбец, а сумма остатка по Z-отчёту не равняется размеру налички.

Аппаратура для проведения операций эквайринга может быть предоставлена банковской организацией, с которой вы заключаете дополнительный контракт. Основной особенностью является то, что банк за каждую операцию будет брать процент. Но, допустим, на сегодняшний день, предпринимателю гораздо выгоднее платить этот процент, чем оставаться с упущенной выгодой. Ведь использование кредитных и дебетовых карт для расчёта за товар и услугу вошло в прочный и повседневный обиход. Зачастую клиенты отказываются от покупки, только потому что у них нет с собой наличности, а фирма не принимает к оплате банковские карты. При использовании аппарата эквайринга покупателю выдаётся чек.

Когда журнал кассира-операциониста предоставляется в ФСН

Нужно переделать регистрацию карточки кассового аппарата.
Журнал закончен и требуется заведение новой книги.
В случае проверки, которая организуется и инициируется самой налоговой (отдельно о видах проверок читайте в статье на нашем сайте).

При этом законом не запрещается устанавливать любое количество кассовых аппаратов фирмой. Однако все они должны быть установлены верно и обязательно быть зарегистрированы.

Важно понимать разницу между кассой фирмы и кассой ККМ.

Так, наличные средства, которые получены при использовании контрольно-кассовой аппаратуры:

Должны быть учтены в тот же день, когда они поступают.
Могут быть возвращены покупателю только в тот же день, когда они поступили от него. (Для реализации процедуры возврата товара существует свой регламент, и он будет рассматриваться отдельно).
Эти средства отсутствуют вначале смены и после закрытия.
Средства в течение этого же дня сдаются в инкассацию, либо же в конце кассового дня — в кассу фирмы. При этом оформляется приходный кассовый ордер по окончанию смены и передаче денег.

Важно! Грубым нарушением будет считаться закрытие кассового дня на следующий день. В случае обнаружения, на кассира будет наложены штрафные санкции в размере до 4-х тысяч рублей за одну ошибку. А фирма поплатиться суммой в размере порядка 50 тысяч рублей.

Как вносить исправления?

Кассиры с небольшим опытом работы допускают при заполнении формы справки-отчета кассира-операциониста иногда вместо ИНН компании прописывают свой собственный номер.

Это, конечно, не верно. Идентификационный номер всегда фиксируется у предприятия.

Следует внимательно заполнять графы 5 и 6, информацию из ГРОСС-ИТОГ X-отчета нельзя вписывать в 6 графу.

Данная ошибка возникает из-за халатности, невнимательности.

Также возникают ошибки в числовом значении написания сумм выручки.

При возникновении опечаток в бланке наказания можно избежать, штраф выписывается за погрешности в цифрах, лично записанные операционистом.

Документы, которые больше не нужно заполнять

К ним относятся:

акт о переводе показаний суммирующих денежных счётчиков на нули и регистрации контрольных счётчиков ККМ (форма № КМ-1);
акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счётчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении её в организацию (форма № КМ-2);
акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3);
журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
журнал регистрации показаний, суммирующих денежных и контрольных счётчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5);
справка-отчёт кассира-операциониста (форма № КМ-6);
сведения о показаниях счётчиков ККМ и выручке организации (форма № КМ-7);
журнал учёта вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8);
акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).

Срок хранения

Справка кассира-операциониста относится к первичному документу, который подтверждает денежные расчеты по кассовой технике, срок хранения документа — 5 лет.

Обязательна ли регистрация в налоговой службе?

Журнал КМ-4, как и само устройство ККТ, обязательно регистрируется в налоговой службе. Примечательно, что даже начальная запись вносится в этот документальный регистр одновременно с постановкой кассового аппарата на государственный учет.

Налоговый инспектор самостоятельно осуществляет пробитие первого чека через регистрируемое устройство ККТ на сумму, равную 1 (одному) рублю 11 копейкам. Бухгалтер и налоговая служба впоследствии не учитывают это значение.

Чтобы налоговая регистрация устройства ККТ состоялась успешно, хозяйствующий субъект должен предоставить уполномоченным сотрудникам ФНС сам аппарат ККТ, журнал КМ-4, а также следующие важные документы:

заявление соответствующего содержания (заявка на регистрацию ККТ);
регистрационную документацию хозяйствующего субъекта (регистрационное свидетельство организации/ИП);
паспорт регистрируемого устройства ККТ;
действующее арендное соглашение на используемую торговую площадь (при отсутствии у хозяйствующего субъекта собственной торговой площади);
сервисное соглашение на кассовый аппарат, заключаемое со специализированной обслуживающей организацией;
прочие бумаги, полный список которых уточняется непосредственно в территориальном подразделении налоговой службы.

Порядок и правила ведения

Форму журнала кассира-операциониста, составленную по общепринятому стандарту КМ-4, можно свободно приобрести в любом канцелярском магазине.

Журнал ведется только на бумажном носителе, подлежит обязательной шнуровке. На всех листах данного регистра проставляются порядковые номера.

Форма КМ-4 подписывается руководителем хозяйствующего субъекта (как вариант, индивидуальным предпринимателем), главным бухгалтером, а также уполномоченным сотрудником налоговой службы.

Если у хозяйствующего субъекта имеется печать, её оттиск также проставляется на форме КМ-4 в порядке заверения.

Примечательно, что электронный формат ведения и заполнения этого журнала не предусматривается действующим законодательством.

Однако в настоящее время, как известно, происходит массовый переход хозяйствующих субъектов, осуществляющих наличные транзакции и использующих ККТ, на онлайн-кассы.

Если для учета наличности, поступающей от покупателя, применяется аппарат онлайн-кассы, все сведения, которые прежде вносились в журнал кассира-операциониста, автоматически фиксируются теперь в персональном кабинете налогоплательщика на веб-сайте налоговой службы.

Форму КМ-4 следует вести отдельно по каждому аппарату ККТ.

Журнал регистрируется в местном департаменте налоговой службы одновременно с устройством ККТ, для которого он заводится.

Первый такой журнал регистрируется для конкретного устройства ККТ уполномоченным сотрудником ФНС путем осуществления двух процедур:

формируется Z-отчет для регистрируемого кассового аппарата;
в КМ-4 вносится первая запись.

Что делать, если заканчивается?

Регистр КМ-4 необходимо заполнять, пока в нем имеются свободные строки. Когда журнал полностью завершится, следует завести новую форму, для регистрации которой нужно будет снова обратиться в налоговую службу.

Чтобы зарегистрировать новую форму КМ-4, потребуется предоставить сотруднику ФНС предыдущую форму этого журнала, а также ряд иных документов, актуальный перечень которых всегда уточняется у специалистов местного отделения налоговой службы.

Полностью завершенный журнал КМ-4 следует хранить на протяжении 5 (пяти) лет в архиве хозяйствующего субъекта, использующего ККТ, поскольку этот регистр, как уже говорилось ранее, фактически привязан к конкретному устройству ККТ.

Однако хранение заполненного журнала утратило свой практический смысл после внедрения устройства ЭКЛЗ, обеспечивающего электронную регистрацию всех совершаемых транзакций.

С 01.01.2017 во все аппараты ККТ стали устанавливать так называемые фискальные накопители, пришедшие на смену устройствам ЭКЛЗ.

Какие-либо ошибки, неточности, помарки не допускаются при заполнении данной формы. Если такие несоответствия все же выявляются, их следует исправить надлежащим образом.

Каждая ошибка, обнаруженная и исправленная в регистре КМ-4, заверяется подписью уполномоченного субъекта, ответственного за внесение сведений в этот журнал.

Рядом с откорректированными данными проставляется стандартная формулировка о том, что внесенным исправлениям можно верить. Главбух и руководитель организации также заверяют данное исправление своими личными подписями.

Нужно ли вести – особенности ведения

Термин «онлайн касса» определяет кассовую технику, функции которой связаны не только с печатью чеков и хранению информации о них, но и передачей сведений о них в виде электронных копий в налоговую службу.

Для осуществления действий по работе с онлайн-кассой оператору нужен доступ к сети интернет и базовые навыки владения кассовой техникой.

Другие позиции работы кассового аппарата остаются неизменными и немногим отличаются от ранее принятых норм.

Ведение журнала на бланке КМ-4 по осуществлению операций старой кассовой техники осуществлялось вручную.

Оформление журнала при вводе в работу онлайн-касс имеет большое преимущество перед прежним бланком: вся информация по операциям с денежными средствами (наличный и безналичный расчет) автоматически записывается в систему кассы, а затем их копии направляются в налоговый орган.

Отвечая на вопрос, требуется ли ведение журнала кассира операциониста при работе с онлайн-кассами, Министерство финансов РФ представил разъяснения в письме от 4 апреля 2017 года № 03-01-15/19821.

Здесь сообщается, что применение в работе унифицированных форм первичной документации, к которым относится журнал, новым регламентом не предусматривается, следовательно, форма не является обязательной для оформления.

Использование онлайн-кассы позволяет отказаться от ведения журнала.

Как заполнять?

Оформление журнала по форме КМ-4 необходимо для учета прихода и расхода наличности.

Некоторые юридические лица после отмены обязательности его ведения с июля 2017 года все равно продолжают его вести.

Субъектами предпринимательской деятельности добровольно может быть применена форма даже после введения онлайн-касс для целей внутреннего учета.

Журнал ведется работником, обслуживающим покупателей с помощью кассового аппарата – кассир, кассир-операционист.

Хранится бланк у директора компании или главного бухгалтера.

Для учета притока и оттока денежных средств в документе указываются:

сведения начальные и конечные со счетчика ККТ за рабочий период;
размер выручки за смену, рабочий день;
объем израсходованных и полученных денежных средств в наличной и безналичной форме;
средства, возвращенные покупателям, оплатившим товар ненадлежащего качества.

Компании самостоятельно устанавливает правила заполнения журнала, но шаблон должен соответствовать нормам постановления №132. Регистр КМ-4 предполагает ежедневное ведение документа.

Записи осуществляются ручкой синего цвета (шариковой, чернильной). При возникновении исправлений обязательно проставляется виза директора предприятия и главного бухгалтера.

Скачать бланк и образец заполнения формы КМ-4

Журнал кассира-операциониста (ЖКО) – это документ, в котором предприниматель указывает доходы, расходы и ежедневную выручку. Кроме того, в ЖКО вносятся:

счётчики ККМ на начало и конец смены;
сумма выручки, полученной за смену;
подписи ответственных лиц;
суммы денежных средств, которые были сданы в наличной и безналичной формах;
общая сумма выручки;
сумма денежных средств по возвратам товаров.

Если предпринимателем или организацией при расчётах используется онлайн-касса, ЖКО вести не требуется. В данный момент его необходимо заполнять только тем, кто не перешёл на ККМ по отсрочке до 2021 года или освобождён от неё полностью.

54-ФЗ отменил оформление целого ряда бухгалтерских документов, которые раньше приходилось вести. Теперь все данные, которые вносились в акты, журналы и справочные отчёты вручную, учитываются кассой автоматически.

Итог

Мы разобрали основы ведения журнала кассира-операциониста. Главный вывод, который можно сделать из всего вышесказанного — заполнение журнала — это очень скрупулёзная и ответственная работа. Хотя при некоторой тренировке и практике, она не вызовет сложностей. Однако, если вы планируете поручить это занятие конкретному человеку, убедитесь, что он обладает достаточными качествами и навыками. Потому что в ином случае, мелки недочёты и ошибки в заполнении приведут к штрафам со стороны проверяющих органов.

Главный редактор каталога франшиз Businessmens.ru

Выводы

Регистр КМ-4 необходимо заполнять, строго следуя установленным правилам. Вся указанная информация, базирующаяся на Z-отчетах, должна быть достоверной и точной.

Однако повсеместное внедрение онлайн-касс делает необязательным ведение этого журнала, поскольку нужные сведения теперь автоматически учитываются устройством ККТ и фиксируются в персональном кабинете налогоплательщика на веб-сайте ФНС.