ЭлЖур освобождает от бумажного журнала. Позиция Департамента образования г. Москвы

Можно ли вести электронный журнал инструктажей по охране труда, если у всех сотрудников есть электронная подпись?

Да, можно, считают эксперты сервиса Роструда «Онлайн-инспекция.рф». Но следует учитывать следующее. Согласно статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составлять документ исключительно на бумажном носителе.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

В законодательстве, регламентирующем порядок оформления и ведения журналов учета инструктажей, приказов о стажировке, отсутствуют оговорки касательно возможности применения электронного документооборота при оформлении данных документов.

Следовательно, журнал, подписанный простой электронной подписью, нельзя приравнять к документу, составленному на бумажном носителе и подписанному собственноручной подписью.

Другое дело, если журнал инструктажей подписан квалифицированной электронной подписью. В таком случае он признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, поскольку нормативными правовыми актами не установлено требование о необходимости составления журнала исключительно на бумажном носителе.

Обратите внимание, что порядок применения электронных цифровых подписей необходимо закрепить локальным актом работодателя. При этом для прошивки журналов инструктажа по охране труда их следует распечатывать.

Журнал «Практическая бухгалтерия». Свежие новости бухучета и налогообложения ежедневно.
Подписаться

На регулярных селекторах, которые проводит глава Департамента образования города Москвы И. И. Калина, неоднократно поднимаются вопросы о ведении в школе электронных журналов.

Привычная напряженная ситуация, что ведение электронных и бумажных журналов отягощает работу педагогов, наконец-то получила свое разрешение от первого лица столичного образования: ведение электронного журнала освобождает школу от необходимости вести свой обычный бумажный журнал!

«Надо иметь сильное, непреодолимое желание заставить учителей вести бумажные журналы, чтобы вычитать в 613-м приказе, что их нельзя не вести.

Также в записи вы можете увидеть выступление на селекторе директора Лицея 1571 города Москвы М. В. Варгамян, которая рассказывает об опыте перехода своего учреждения на электронный журнал ЭлЖур, что позволило ей освободить своих педагогов от заполнения бумажного журнала. Опыт лицея положительно оценен главой ДОгМ и рекомендован для воплощения другими школами.

Помимо этого, на селекторе затрагивался вопрос о необходимости заполнять данные в системе МРКО для Московского центра качества образования. Директор МЦКО А. И. Рытов сообщает о том, что система МРКО открыта для импорта данных из любых систем ведения электронного учета успеваемости (как государственных, так и коммерческих), поэтому дополнительная работа по заполнению системы МРКО от школ не требуется, если данные для импорта могут быть сформированы (извещение на сайте МЦКО).

В действительности оказалось, что МЦКО не готов (или не желает) интегрированно работать с другими московскими системами электронного учета успеваемости. Ознакомьтесь с историей развития ситуации.

Мы в свою очередь подтверждаем, что Система ЭлЖур позволяет осуществлять все необходимые виды выгрузки данных для системы МРКО, поэтому школам, работающим с нашей системой, не требуется вести никакой дополнительной работы по вводу оценок, помимо их регулярной работы с электронным журналом.

Кроме этого мы устроили серию школьных семинаров, посвященных полному переходу школ с бумажного на электронный журнал, а также провели итоговый вебинар по этому и ряду сопредельных вопросов. Ознакомьтесь с вопросами и видеозаписью вебинара.

https://youtube.com/watch?v=QIbS6JhfO60%3Frel%3D0

Вы можете ознакомиться с документами, регулирующими ведение электронных школьных журналов в Москве (однако, как показывает практика, столичные требования становятся гидом для будущих региональных решений):
Также следует ориентироваться на акты, выпущенные вашими окружными или муниципальными управлениями образования.

Уважаемые школы, которые еще испытывают затруднения с переходом на электронный учет успеваемости!

Обращайтесь к специалистам поддержки Системы ЭлЖур, вам будет оказана вся необходимая помощь. Мы сможем рассказать о нашем опыте и об опыте наших школ, мы поможем вам безболезненно и легко начать работать с электронным журналом и обеспечить плавный переход к новым стандартам.

Кроме этого, вы получите все преимущества от освоения нового грамотного инструмента – в ваших руках окажется полноценный ресурс управления и мониторинга учебного процесса вашего образовательного учреждения, начиная от текущей успеваемости, а также отчетам по посещаемости, заменам, накопляемости оценок, заканчивая автоматической аналитикой с самыми богатыми возможностями анализа.

Присоединяйтесь к работе с Электронным школьным журналом ЭлЖур!

Как правило, подписку на электронную версию любого журнала квалифицируют и оформляют как оказание подписчику услуг издательством на условиях 100%-ной предоплаты. Оплатить подписку организация может с расчетного счета или через подотчетное лицо – наличными либо с использованием корпоративной банковской карты. По факту получения предоплаты и по факту оказания услуг издательство оформляет счета-фактуры. Кроме того, по факту оказания услуг стороны подписывают акт.

В бухгалтерском учете затраты на любую бухгалтерскую периодику включаются в состав общехозяйственных расходов (у производственных организаций) или в состав расходов на продажу – у торговых организаций (п. п. 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99 “Расходы организации”, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

При применении общей системы налогообложения НДС с предоплаты в безналичной форме можно принять к вычету в полной сумме – на основании полученного от издательства счета-фактуры и имеющегося платежного поручения на оплату подписки, при наличии в договоре с издательством условия о предоплате (п. 12 ст. 171, п. 9 ст. 172 НК РФ). «Авансовый» НДС можно отразить в бухгалтерском учете записью по дебету счета 19, субсчет “НДС с выданных авансов “, и кредиту счета 60, субсчет “НДС по выданным авансам”. Тогда вычет «авансового» НДС отражается записью по дебету счета 68 и кредиту счета 19, субсчет “НДС с выданных авансов ” (п. 7 ПБУ 1/2008 “Учетная политика организации”, утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, письмо Минфина России от 12.04.2013 № 07-01-06/12203, Толкование Т-16/2013-КпТ “НДС с авансов выданных и полученных” // Бухгалтерский методологический центр: официальный сайт. 2014 (дата обращения 26.03.2014)).

По факту оказания услуг возникает право на вычет «входного» НДС со стоимости информационных услуг за определенный период. Вычет можно заявить на основании счета-фактуры издательства. Одновременно следует восстановить соответствующую часть «авансового» НДС, ранее принятого к вычету (подп. 3 п. 3 ст. 170, подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

ПРИМЕР. ОПЛАТА ПОДПИСКИ С РАСЧЕТНОГО СЧЕТА

Предположим, подписка на электронную версию бухгалтерского журнала на II полугодие стоит 9900 рублей, в том числе НДС 900 рублей. Предоплату за подписку организация перечислила в апреле. Счета-фактуры и акты оформляются по окончании каждого месяца подписки. Бухгалтер сделает следующие проводки.

В апреле:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по выданным авансам» КРЕДИТ 51
— 9900 руб. – перечислена предоплата за подписку на II полугодие;

ДЕБЕТ 19 субсчет "НДС по выданным авансам" КРЕДИТ 60 субсчет "НДС по выданным авансам"
— 900 руб. – отражен НДС с предоплаты;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19 субсчет "НДС по выданным авансам"
— 900 руб. – принят к вычету НДС с предоплаты.

Ежемесячно в период с июля по декабрь:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты по приобретенным услугам»
— 1500 руб. ((9900 – 900) / 6) – отражены расходы на подписку за текущий месяц;

ДЕБЕТ 19 субсчет "НДС по приобретенным услугам" КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты по приобретенным услугам»
— 150 руб. (900 / 6) – отражен «входной» НДС со стоимости подписки за текущий месяц;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19 субсчет "НДС по приобретенным услугам"
— 150 руб. – принят к вычету «входной» НДС;

ДЕБЕТ 60 субсчет "НДС по выданным авансам" КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»
— 150 руб. – частично восстановлен «авансовый» НДС;

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по приобретенным услугам» КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты по выданным авансам»
— 1650 руб. (1500 + 150) – зачтена часть предоплаты в счет оплаты стоимости подписки за месяц.

Если решено оплатить подписку наличными через подотчетное лицо, то на основании его письменного заявления оформляется расходный кассовый ордер. Заявление подотчетного лица составляют в произвольной форме, включая в него информацию о сумме выдаваемых наличных денег, о сроке, на который они выдаются, за подписью руководителя и с указанием даты (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У)^*.

Условия принятия к вычету НДС с предоплаты в случае оплаты подписки наличными деньгами не соблюдаются, так как отсутствует платежное поручение (п. 12 ст. 171, п. 9 ст. 172 НК РФ, письмо Минфина России от 06.03.2009 № 03-07-15/39). Поэтому заявлять к вычету «авансовый» НДС в этом случае рискованно. Безопаснее осуществить вычет «входного» НДС – по факту оказания услуг за соответствующий период (подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). При этом не нужно восстанавливать «авансовый» НДС.

ПРИМЕР. ОПЛАТА ПОДПИСКИ НАЛИЧНЫМИ

Воспользуется условием примера 1 и допустим, что подписка на электронную версию бухгалтерского журнала на II полугодие оплачена наличными деньгами через подотчетное лицо. Организация не заявляет вычет «авансового» НДС во избежание спора с налоговой инспекцией. Бухгалтер сделает следующие записи.

В апреле:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 9900 руб. – выданы из кассы деньги под отчет;

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по выданным авансам» КРЕДИТ 71
— 9900 руб. – внесена предоплата за подписку на II полугодие.

Ежемесячно в период с июля по декабрь:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты по приобретенным услугам»
— 1500 руб. – отражены расходы на подписку за текущий месяц;

ДЕБЕТ 19 субсчет "НДС по приобретенным услугам" КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты по приобретенным услугам»
— 150 руб. – отражен «входной» НДС со стоимости подписки за текущий месяц;

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по приобретенным услугам» КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты по выданным авансам»
— 1650 руб. – зачтена часть предоплаты в счет оплаты стоимости подписки за месяц.

* Подотчетное лицо обязано не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу сдать авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих понесенные расходы.

На портале проектов нормативных правовых актов размещен проект приказа Минстроя России «Об утверждении формы и порядка ведения общего журнала, в котором ведется учет выполнения работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объектов капитального строительства».

Напомним, что в настоящее время порядок ведения общего и (или) специального журнала учета выполнения работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства установлен РД-11-05-2007, которые утверждены приказом Ростехнадзора №7 от 12.01.2007. Согласно действующему РД-11-05-2007, общие и специальные журналы должны быть изготовлены типографским способом.

Новый порядок устанавливает правила формирования, подписания и хранения общего журнала работ. Через записи в общем журнале должен быть обеспечен доступ к специальным журналам, в которых ведется учет выполнения работ. При этом ведение общего журнала по решению застройщика или технического заказчика осуществляется на бумажном носителе или в электронной форме без дублирования на бумажном носителе.

По мнению Минстроя России, отсутствие возможности ведения общего журнала работ в электронном виде затягивается срок его оформления минимум на 15%, что также тормозит проведение последующих работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту.

Форма журнала и порядок его ведения на бумажном носителе практически не изменились, а вот требования к ведению общего журнала в электронной форме установлены впервые.

В процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капстроительства допускается изменение застройщиком или техническим заказчиком формы ведения общего журнала. В данном случае ранее внесенные записи в новый общий журнал не дублируются.

Общий журнал в электронной форме формируется и представляется в виде файлов в формате xml с возможностью выгрузки всего общего журнала в виде нередактируемых электронных документов с возможностью печати на листах формата А4. Через записи в общем журнале должен быть обеспечен доступ к специальным журналам, в которых ведется учет выполнения работ.

Схемы, подлежащие использованию для формирования общего журнала в формате xml (далее — xml-схемы), размещаются на официальном сайте Минстроя в сети интернет и вводятся в действие по истечении трех месяцев со дня размещения.

После размещения на официальном сайте Минстроя в сети интернет новой xml-схемы для соответствующего документа в течение трех месяцев со дня введения ее в действие обеспечивается доступ к xml-схеме, прекратившей свое действие.

При ведении общего журнала в электронной форме к нему обеспечивается доступ уполномоченными на ведение такого журнала представителей застройщика и (или) технического заказчика; а также лица, осуществляющего строительство; лица, ответственного за эксплуатацию здания, сооружения или регионального оператора, органа государственного строительного надзора с правом внесения записей в соответствии с полномочиями, при этом такие записи подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Электронные подписи должны соответствовать электронным подписям в CMS-формате.

В случае внесения изменений в записи общего журнала в электронной форме создается новая версия записи, подписанная электронной подписью, при этом обеспечивается хранение всех изменений, а также пометок о причинах изменений в составе метаданных версий электронного документа на протяжении всего срока хранения электронного документа.

Сохраненные записи подлежат защите от удаления. История изменений записей в общем журнале подлежит защите от внесения изменений и удаления и хранится в течение срока хранения общего журнала.

Орган государственного строительного надзора при поступлении общего журнала в электронной форме создает регистрационную запись в общем журнале с указанием уникального регистрационного номера общего журнала и подтверждает ее усиленной квалифицированной электронной подписью.

После фактического завершения работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства в общий журнал в электронной форме вносится подписанная усиленной квалифицированной подписью застройщика или технического заказчика запись об окончании указанных работ, а общий журнал переводится в режим хранения, в котором исключается возможность внесения изменений в общий журнал при сохранении возможности его просмотра, копирования и печати.

Общий журнал в электронной форме хранится с использованием информационных систем, предусматривающих резервное копирование таких документов и электронных подписей в составе их метаданных, восстановление электронных документов и их метаданных из резервных копий, а также протоколирование и сохранение сведений о предоставлении доступа и о других операциях с электронными документами и метаданными, автоматизированное ведение электронных журналов учета точного времени и фактов размещения, изменения и удаления информации, содержания вносимых изменений

Публичное обсуждение проекта продлится до 18 августа текущего года.

Другие публикации по теме:

Требования к формату электронных документов, направляемых на госэкспертизу

Результаты строительного контроля можно будет фиксировать в информационной модели объекта или в электронных документах

Утвержден стандарт по ведению исполнительной документации в электронном виде

Реестр документов заменит реестр требований

Вопрос:

Допустимо ли ведение журналов инструктажей (по охране труда, пожарной безопасности, электробезопасности, ГО и ЧС, антитеррористической защищенности) по установленной форме только в электронном виде? Будет ли являться надлежащим подтверждением проведения инструктажей с работником в электронном виде путем проставления простой электронной подписи инструктируемого и инструктирующего в электронном журнале проведения инструктажей в корпоративной информационной системе организации? ( в соответствии с ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи” заключено соглашение между работодателем и работниками, устанавливающее случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью).

Ответ:

Вопрос о подтверждении проведения инструктажей электронно-цифровой подписью трудовым законодательством прямо не запрещен.

По нашему мнению, допустимо организовать ведение журналов регистрации инструктажей в форме электронного документа с электронно-цифровыми подписями инструктирующих и инструктируемых работников.

По вопросам ведения журналов инструктажей по пожарной безопасности, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям, электробезопасности, а также антитеррористической безопасности Вам следует обратиться в МЧС РФ, Федеральную службу по экологическому, технологическому и атомному надзору и прокуратуру, соответственно.

Обоснование:

Согласно абзацу 8 части 2 статьи 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечить обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, проведение инструктажа по охране труда, стажировки на рабочем месте и проверки знания требований охраны труда.

Статья 225 ТК РФ устанавливает, что все работники, в том числе руководители организаций, а также работодатели – индивидуальные предприниматели, обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда в порядке, установленном уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей (в установленных случаях – в наряде-допуске на производство работ) с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа.

Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

В соответствии с п. 5.5.4 Постановления Правительства РФ от 30 июня 2004 г. № 324 «Об утверждении положения о Федеральной службе по труду и занятости» данный орган осуществляет консультирование работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

В силу пп. 21 п. 12 Указа Президента РФ от 11.07.2004 № 868 «Вопросы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» Министр РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий решает в пределах своей компетенции вопросы обеспечения правовой и социальной защиты военнослужащих спасательных воинских формирований, личного состава федеральной противопожарной службы, работников МЧС России, органов, подразделений и организаций системы МЧС России и членов их семей.

Согласно п. 1 «Положения о Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору» (утв. Постановлением Правительства РФ от 30.07.2004 № 401) федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору (Ростехнадзор) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, а также в сфере технологического и атомного надзора, функции по контролю и надзору в сфере безопасного ведения работ, связанных с пользованием недрами, промышленной безопасности, безопасности при использовании атомной энергии (за исключением деятельности по разработке, изготовлению, испытанию, эксплуатации и утилизации ядерного оружия и ядерных энергетических установок военного назначения), безопасности электрических и тепловых установок и сетей (кроме бытовых установок и сетей), безопасности гидротехнических сооружений (за исключением судоходных гидротехнических сооружений), безопасности производства, хранения и применения взрывчатых материалов промышленного назначения, а также специальные функции в области государственной безопасности в указанной сфере.

Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору организует прием граждан, обеспечивает своевременное и полное рассмотрение устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок (п. 5.6 вышеуказанного Постановления Правительства №401).

Источник: онлайнинспекция.рф

31.08.2021, 11:18