es.edu.cap.ru – Вход – Электронный журнал Работодатель оформляет ЭЦП на сотрудника или доверенное лицо. В зависимости от вида подписи, работник может вести внутренний документооборот или подписывать документы от лица организации. Важно, чтобы это была его личная подпись.
ЭЦП — это устаревшее понятие. Расшифровывается как электронная цифровая подпись. На сегодняшний день используется более ёмкое название ЭП, которое расшифровывается как электронная подпись.
В статье подробно расскажем, какую электронную подпись можно оформить на уполномоченного сотрудника или доверенное лицо.
В конце декабря 2022 года был принят Федеральный закон № 536-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». В числе прочего он продлил срок действия электронных подписей, выпущенных в коммерческих удостоверяющих центрах. Подписи будут действительны до 31 августа 2023 года или до момента, когда срок действия закончится, но не позднее указанной даты. А с 1 сентября 2023 года сотрудники организации и другие доверенные лица юрлица и ИП должны будут использовать электронную подпись физлица и МЧД.
Расскажем, где и как получить электронную подпись, которую можно применять в 2023 году.
Квалифицированная электронная подпись – это электронная подпись, которая подтверждает личность отправителя, гарантирует неизменность отправленного документа, заменяет собственноручную подпись и печать. Степень защиты квалифицированной электронной подписи является высокой.
Квалифицированная электронная подпись создается на основе криптографического преобразования.
Cфера применения квалифицированной электронной подписи – удаленное заключение договоров, сдача отчетности, электронный документооборот с госструктурами и контрагентами. С помощью квалифицированной электронной подписи можно получить доступ к информационным государственным системам и пользоваться государственными услугами удаленно.
Что такое ЭП, сертификат ключа ЭП
Электронная подпись сотрудника – это созданный сотрудником реквизит (специальный файл) к подписываемому документу (информации) с помощью средств, полученных в удостоверяющем центре (а точнее, с помощью закрытой части ключа) и специальных программ шифрования информации. Этот созданный файл и будет файлом электронной подписи владельца сертификата к конкретному подписанному документу и будет защищать подписанный файл от внесения в него изменений. Он также несет информацию о лице, подписавшем документ.
Сертификат ключа проверки электронной подписи выпускается в удостоверяющем центре (УЦ) и содержит информацию, которая включена в состав открытой части ключа.
В зависимости от аккредитации УЦ и тех целей, для которых будут использоваться ключи, с их помощью могут создаваться квалифицированные и неквалифицированные электронные подписи (КЭП и НЭП) и выпускаться квалифицированные или неквалифицированные сертификаты.
В данной статье поговорим об электронной подписи сотрудника. Какая она бывает, в каких случаях проставляется, как и кем выпускаются ключи электронной подписи и сертификаты к ним, начиная с 2022 года. Разберем новые правила использования машиночитаемой доверенности на сотрудника (МЧД) и не только.
То, что сотрудник получает в УЦ ФНС или у доверенных лиц, это еще не подпись, а средства для ее создания и использования. Поэтому, говоря о получении ЭЦП или выпуске ЭЦП, речь идет немного о более затейливом действии
Несмотря на то, что термины эти существуют уже довольно продолжительное время, все равно во многих материалах и даже на сайте регуляторов встречаем подобные словосочетания: получить ЭЦП, выпустить ЭЦП, ЭЦП на сотрудника, ЭЦП работника, ЭЦП для торгов и т.д. Хотя речь идет не о как таковых созданных электронных подписях, ЭП (и уже даже не о цифровых – слово убрали из официальных формулировок), а о средствах, с помощью которых эти подписи могут создаваться.
В данной статье независимо от привычных формулировок будем говорить именно о ключевой информации (ключах электронной подписи, состоящих из открытой части ключа проверки ЭП и закрытой части ключа), а также о сертификатах к ним. Поговорим об ЭЦП сотрудника, т.к. в связи с переводом кадрового документооборота в электронный вид и развитием систем внутреннего документооборота такая подпись становиться все более востребованной.
Простая электронная подпись физического лица
С простой электронной подписью можно взаимодействовать, например, с сайтами развлекательного контента, интернет-магазинов, служб доставки или услуг связи. Хранится такая ЭЦП в информационной системе, в которой она используется. ПЭП позволяет подтверждать действия пользователя на веб-ресурсах: авторизовываться, списывать бонусы или оплачивать покупки в магазине и т.п.
Сценарии проставления электронной подписи сотрудниками организации
Рассмотрим сценарии, когда сотрудник получает полномочия совершать юридически значимые действия от имени организации и использует для подписания документов в электронном виде (для входа в систему электронного взаимодействия, участия в торгах и т.д.) квалифицированный сертификат электронной подписи:
Рис.3 Примеры документов, подписанных физическими лицами по доверенности
Рис.4 Примеры документов, подписанных физическими лицами по доверенности
Рис.5 Примеры документов, подписанных физическими лицами по доверенности
Рассчитать на сайте стоимость автоматизации кадрового электронного документооборота под ключ!
Отличия в сценариях и перспективы развития
Какие же отличия существуют во всех сценариях и какие перспективы их дальнейшего существования:
1. Использование сотрудником сертификата руководителя (мы понимаем, что это еще практикуется).
Особенность: Все документы, подписанные сертификатом руководителя вне зависимости, кто непосредственно нажал «подписать», считаются подписанными руководителем. Если, конечно, на момент проставления подписи не было сообщения о компрометации ключа или отзыва сертификата.
2. Использование квалифицированного сертификата, выданного на сотрудника.
3. Квалифицированный сертификат ЭП выдан на физическое лицо
Использование ЭП сотрудника для КЭДО и внутреннего ЭДО
В этом случае ключи и сертификаты выпускаются на физическое лицо.
Если организация планирует перейти на ведение кадрового документооборота в электронном виде (КЭДО), прежде всего, нужно будет решить несколько вопросов. Посмотрим, что в результате может получиться:
1. В какой системе (среде) будет осуществляться документооборот.
Возможности и ограничения:
Что нужно сделать: анализ решений по организации кадрового ЭДО и выбрать оптимальное.
2. Определиться с видом электронной подписи.
Ограничение: при использовании ПЭП существует ряд ограничений при подписании документов и придания им юридической значимости.
Что нужно сделать: необходим анализ возможности использования того или иного вида ЭП.
Ограничение: усиленные сертификаты ЭП создаются с участием Удостоверяющего Центра.
Калькулятор стоимости внедрения КЭДО. Скидки 50% на WA:Личный кабинет сотрудника
3. Какой тип хранения ключей ЭП будет использоваться.
Что нужно сделать: При использовании «железных» сертификатов необходимо настроить рабочее место сотрудника, установить программы криптозащиты информации для создания файла подписи. Дополнительные расходы и администрирование.
Ограничение: хранение ключей в облаке может ограничить их применение только в той системе, с которой выполнена интеграция.
Что нужно сделать: необходима интеграция с облаком УЦ и использование второго фактора для подтверждения (программы myDSS или кода из СМС). Возможны дополнительные затраты.
4. Определиться, где и по какой схеме сотрудники будут получать ключи для создания подписи.
В завершении хочется отметить, что без делегирования полномочий невозможно будет успешно вести бизнес. И сотрудники, осуществляя доверенные действия, помогут успешно решать поставленные задачи. Главное, используя новые инструменты, хорошо понимать границы ответственности и риски.
Машиночитаемые доверенности
Машиночитаемая доверенность даёт право уполномоченному сотруднику действовать от имени руководителя или ИП. Она создаётся в электронном виде. Имеет специальный формат, с помощью которого данные автоматически распознаются в информационной системе.
В МЧД прописывают данные о доверителе и работнике, обязанности уполномоченного лица и срок действия доверенности. После составления машиночитаемой доверенности её подписывают электронной подписью директора и загружают в информационную систему. Если у директора нет действующей ЭЦП, то МЧД может заверить нотариус своей электронной подписью. Потом данные о доверенности появляются в едином реестре МЧД.
Уполномоченный работник подписывает документ ЭЦП физлица, прикладывает машиночитаемую доверенность и отправляет контрагенту. Получатель сверяет данные МЧД, проверяет полномочия и срок действия доверенности.
Важно! Каждый сотрудник для использования ЭЦП физического лица от имени организации должен иметь машиночитаемую доверенность с 1 сентября 2023 года.
Квалифицированная электронная подпись физлица
Владелец КЭП физлица может удалённо поступить в вуз, устроиться на работу, оформить договор купли-продажи квартиры, запросить госуслуги в соответствующих сервисах, зарегистрировать себя в качестве ИП и прочее. Также с помощью квалифицированной ЭЦП гражданин вправе участвовать в электронных торгах по банкротству и продаже имущества должников.
Могут ли ИП работать с УКЭП физлица
Индивидуальные предприниматели в 2023 году смогут работать без УКЭП налоговой, а использовать электронные подписи физлица, выпущенные в аккредитованных удостоверяющих центрах. Законодательством пока не предусмотрен запрет на использование таких подписей. Так как работать с подписью физлица индивидуальным предпринимателям могут запретить, лучше сделать УКЭП ФНС заранее и пользоваться ей.
У индивидуального предпринимателя и физического лица одинаковые реквизиты, которые записывают в сведения о владельце электронной подписи. Единственное отличие, у ИП вносятся данные о ЕГРИП.
Также ИП может использовать подпись физического лица при продаже алкогольной продукции на нескольких точках. Для работы с ЕГАИС необходима УКЭП, содержащая в себе индивидуальный налоговый номер (ИНН) налогоплательщика. Для всех торговых точек ИП может иметь только одну подпись из налоговой. А для связи с ЕГАИС — неограниченное количество электронных подписей физлица, так как ИНН во всех подписях будут совпадать.
УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для физлиц и работников ЮЛ — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.
Неквалифицированная ЭЦП для уполномоченного работника
Спектр возможностей усиленной неквалифицированной электронной подписи ограничен. Уполномоченный работник может вести кадровый документооборот и заверять внутренние электронные документы. Для взаимодействия с контрагентами и партнёрами стороны составляют дополнительное соглашение. Так, с неквалифицированной ЭЦП появится возможность подписывать накладные поставщиков.
Порядок работы с неквалифицированной электронной подписью утверждают в учредительных документах компании и должностных инструкциях. В них прописывают, в каких случаях подпись имеет юридическую силу, какой уполномоченный сотрудник и для чего её может использовать.
Отправлять отчётность в контролирующие органы и взаимодействовать с государственными органами с помощью неквалифицированной ЭЦП нельзя. Для этого понадобится квалифицированная ЭЦП.
Как перевыпустить УКЭП удалённо
В 2023 году не все смогут перевыпустить сертификат электронной подписи удалённо. Это получится сделать только в том случае, если у директора или ИП уже есть действующий сертификат УКЭП ФНС. При этом ФИО и ключевая информация об организации не менялись. Понадобится зайти в личный кабинет ФНС и написать соответствующее заявление. Ведомство выпустит новый сертификат, а старый отзовёт автоматически.
Важно! Подпись, полученную в коммерческом УЦ, продлить удалённо через налоговую нельзя. Получение возможно только при личном посещении налоговой.
С квалифицированной электронной подписью уполномоченный сотрудник может работать не только с внутренними и внешними документами. Данный вид ЭЦП подтверждает личность владельца и позволяет заверять любые электронные документы. Поэтому с ней можно отправлять отчётность, работать с государственными порталами и участвовать в торгах от имени организации или ИП. Кроме того, такая подпись обладает самым высоким уровнем защиты, а значит, скомпрометировать её будет сложно, если только владелец не передаст носитель с ней в руки другому человеку.
Квалифицированная электронная подпись оформляется на имя владельца, то есть на физическое лицо. Поэтому уполномоченный работник может использовать её для своих целей. С квалифицированной ЭЦП физического лица можно дистанционно подать документы в вуз, оформить сделку или получить государственные услуги.
Какая ЭП нужна уполномоченному сотруднику
Чтобы подписывать документы от своего имени, руководитель или предприниматель назначают уполномоченного сотрудника или доверенное лицо. Например, уполномоченным может быть кадровик, бухгалтер или ответственный работник, а доверенным является специалист компании, оказывающей подобные услуги. В любом случае на его имя нужно выпустить электронную подпись.
На уполномоченного можно оформить личную ЭЦП — простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП) или квалифицированную (КЭП). Вид выпускаемой электронной подписи зависит от того, какими обязанностями хотят наделить работника.
Простая ЭЦП для уполномоченного работника
Простая электронная подпись создаётся в той информационной системе, в которой её будут использовать. С такой ЭЦП нельзя подписывать документы, работать на госпорталах и участвовать в торгах. Она подходит только для авторизации на ресурсах и работы в личном кабинете.
Где ещё можно использовать личную электронную подпись
Подпись физлица подходит для личного пользования. Функционал, который может использовать владелец ЭЦП, тоже зависит от её вида.
Что делать при увольнении работника
В трудовом договоре не могут быть прописаны случаи, когда при увольнении электронная подпись останется у работодателя. Наличие таких правил является прямым нарушением законодательства. Бывший работник вправе обратиться в суд, и работодателя оштрафуют.
Если использовалась МЧД, то работодатель её отзывает. При необходимости назначает другое уполномоченное лицо и создаёт для него новую цифровую доверенность. Несмотря на то что данный порядок работы вступает в силу 1 сентября 2023 года, использовать КЭП для физлиц вместе с МЧД можно уже сегодня.
Кроме того, до 31 августа 2023 года разрешено применять подпись сотрудника юрлица и индивидуального предпринимателя. В этом случае использование МЧД для сдачи отчётности и ЭДО с контрагентами не предусматривается.
Как использовать электронные подписи уполномоченного сотрудника
Подписывать электронные документы без доверенности имеют право только руководители юридического лица и индивидуальные предприниматели. Документы заверяют личной квалифицированной подписью, полученной в ФНС. Для уполномоченных сотрудников им нужно выпустить электронную подпись физического лица. А чтобы такие работники могли действовать от имени своего руководителя, для них создают машиночитаемую доверенность (МЧД).
Какую подпись получает ИП или руководитель организации
Руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают электронную подпись только в удостоверяющем центре ФНС и её доверенных лиц. Чтобы оформить ЭЦП в налоговой, нужно выбрать отделение, принести с собой пакет документов и сертифицированный токен. Услуга предоставляется бесплатно.
Токен — это ключевой носитель в виде флешки или смарт-карты. На него записывают ЭЦП. Для получения подписи в налоговой подходят не все модели. Носитель должен иметь сертификацию ФСТЭК или ФСБ России.
Выбрать подходящий ключевой носитель рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели токенов.
Руководителям и предпринимателям выдают в налоговой только усиленные квалифицированные электронные подписи (КЭП). Требования и порядок работы с такой ЭЦП регулируется государством. В законодательстве она равнозначна своему рукописному аналогу. Поэтому ей можно заверять любые электронные документы.
Предварительно записываться на приём в ФНС не требуется. Будущему владельцу нужно узнать график и часы работы выбранного филиала удостоверяющего центра ФНС. Явиться необходимо лично. По доверенности КЭП не выдадут. Обслуживание ведётся в порядке очереди, вследствие этого лучше выделить дополнительное время на данную процедуру.
Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».
Виды электронных подписей
Видами электронных подписей являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.
Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (квалифицированная электронная подпись) (п. 1 ст. 5 Федерального закона № 63 – ФЗ «Об электронной подписи»).
Квалифицированная (усиленная) электронная подпись – это электронная подпись, обладающая дополнительными признаками защищённости: ключом проверки и подтверждёнными средствами электронной подписи (п. 4 ст. 5 Федерального закона № 63 – ФЗ «Об электронной подписи»).
Отметим, что усиленная квалифицированная электронная подпись – это самый регламентированный государством вид подписи.
Юридический статус усиленной квалифицированной электронной подписи
Усиленная квалифицированная электронная подпись – это подпись, которая придает документам юридическую силу без дополнительных условий.
Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, который подписан собственноручно.
Если организации ведут электронный документооборот, то подписывая документы усиленной квалифицированной электронной подписью, их юридическая сила признается автоматически согласно Федеральному закону № 63-ФЗ “Об электронной подписи”.
Способ создания усиленной квалифицированной электронной подписи
Усиленная квалифицированная электронная подпись создается с привлечением криптографических средств, подтвержденных компетентными органами, а именно ФСБ РФ.
Гарантом подлинности в данном случае выступает специальный сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром.
Где можно получить усиленную квалифицированную электронную подпись
Для получения квалифицированной электронной подписи необходимо обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр.
Можно ли выпустить электронную подпись по доверенности в ФНС
Получить сертификат квалифицированной электронной подписи в ФНС по доверенности нельзя. Даже если доверенность будет заверена нотариусом, заявление на выпуск подписи не примут, а УКЭП не выдадут другому человеку. Выпустить электронную подпись в налоговой можно только лично.
Предприниматель или директор должны лично явиться в налоговую с документами и сертифицированным токеном, заполнить заявление и получить УКЭП. Заранее записываться на определённые дату и время не требуется. Обслуживание клиентов ведётся в порядке живой очереди. Время посещения осуществляется согласно графику выбранного отделения ФНС.
МЧД — это файл в формате XML, он содержит всю необходимую информацию о доверителя и уполномоченном лице. Является полным аналогом бумажной доверенности.
В этом году работа с машиночитаемой доверенностью (МЧД) добровольная. С 1 сентября 2023 года использование МЧД станет обязательно. Она наделяет полномочиями доверенных лиц, которые действуют от имени индивидуального предпринимателя или директора организации. Такими лицами могут быть бухгалтер, ответственный сотрудник или наёмный работник.
Подробнее ознакомиться с понятием МЧД рекомендуем в нашей статье.
Чем опасна передача КЭП другим лицам
Наказание за передачу КЭП третьим лицам в законодательстве не предусмотрено. Однако потеря подписи или передача его недобросовестным гражданам повлечёт за собой неприятные последствия.
Владелец несёт ответственность, в том числе уголовную, за подписанные его ЭП документы. Даже если заверение было совершено другим гражданином без его участия. Например, уполномоченный сотрудник сдаёт налоговую отчётность с ошибками от лица компании. В этом случае ФНС выпишет штраф директору или индивидуальному предпринимателю.
Завладев ЭП, мошенники могут похитить активы или денежные средства фирмы.
Удостоверяющий центр аннулирует сертификат ЭП, если:
Использование КЭП руководителя
В некоторых организациях работники используют электронную подпись руководителя. Это не только небезопасно, но и запрещено законодательством. Руководитель несёт ответственность за любое действие, совершённое сотрудником с помощью его КЭП. Например, он может подписать не те документы или использовать подпись в своих личных целях.
Подпись уполномоченного лица должна быть оформлена на него самого, тогда он будет нести ответственность за действия, совершённые с её использованием. Если он подпишет какой-то документ, то в подписи эта информация будет запечатана и всегда можно доказать, что документ подписан именно этим сотрудником.
Передача ЭП другому лицу
Владелец квалифицированной ЭЦП не должен передавать её никому, даже своим коллегам и друзьям, так как это небезопасно. Правило относится не только к руководителям организаций, но и к сотрудникам. Подписать документ с её помощью сможет любой, у кого она окажется в руках.
Подпись юридического лица сравнима с печатью и рукописной подписью, поэтому после того, как кто-то подпишет ей документ, доказать, что это сделал не владелец ЭП, будет очень сложно. Личная электронная подпись работника обеспечит безопасность для руководителя.
Как получить электронную подпись уполномоченного сотрудника
Если юридическое лицо и ИП получают свои ЭЦП в ФНС, то физическое лицо вправе это сделать только в аккредитованном удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. Работник организации — это физическое лицо, а значит, получить подпись уполномоченного должностного лица он может получить только там.
Аккредитованные удостоверяющие центры могут выпускать как квалифицированные, так и неквалифицированные электронные подписи. Всё зависит от нужд компании и обязанностей уполномоченного работника.
Если уполномоченный работник или доверенное лицо обязано отправлять документы в налоговую, Социальный фонд России или участвовать в торгах, ему понадобится квалифицированная электронная подпись. Использовать её можно только с МЧД.
УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для уполномоченных работников — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.
Когда уполномоченный сотрудник занимается кадровыми или внутренними документами, ему будет достаточно неквалифицированной ЭЦП. С ней можно вести обмен документами с партнёрами, подписывать приказы, инструкции, заявления или справки.
Для массового выпуска неквалифицированных электронных подписей сотрудников рекомендуем сервис «API УНЭП». Решение автоматизирует внутренние процессы кадрового документооборота и наделяет данные документы юридической силой.
Где используется усиленная квалифицированная электронная подпись
Квалифицированная электронная подпись нужна, чтобы сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в качестве поставщика и заказчика в электронных торгах, работать с государственными информационными системами, обмениваться формализованными документами с ФНС, вести электронный документооборот внутри компании или с ее внешними контрагентами.
В настоящее время насчитывается более пятидесяти сфер, где применяется квалифицированная электронная подпись.
Наличие квалифицированной электронной подписи является обязательным условием для работы с:
Самые востребованные и популярные услуги на сайте:
Также квалифицированная электронная подпись используется для:
Квалифицированная электронная подпись и участие в электронных торгах
Электронная подпись нужна для работы на электронных торговых площадках и заказчикам, и поставщикам.
Именно подпись придает юридическую силу всем операциям на электронных торговых площадках и контрактам, которые заключают между собой контрагенты.
Требования к виду электронной подписи зависят от конкретной площадки.
Для шести федеральных электронных торговых площадках госзакупок вид электронной подписи закреплен в специальном регламенте, и ни одна электронных торговых площадках не имеет право их поменять.
Квалифицированная подпись потребуется, чтобы участвовать:
Внутренний и внешний электронный документооборот и квалифицированная электронная подпись
Юридические организации и физические лица могут заверять любые документы с помощью квалифицированной электронной подписи.
Отметим, что квалифицированная электронная подпись придает документам юридическую силу.
Во внутреннем документообороте квалифицированная электронная подпись используется для того, чтобы визировать и утверждать электронные документы.
Например, генеральный директор подписывает с помощью квалифицированной электронной подписи распоряжения, приказы, договоры с поставщиками и покупателями. Это означает, что подписанный документ утвержден и подлежит исполнению.
Крупные компании, у которых формируется огромное количество внутренних и внешних документов, осуществляют интеграцию системы электронного документооборота со своей бухгалтерской программой. Это помогает организации избавиться от необходимости дублировать на бумаге все документы, в том числе договоры с контрагентами, бухгалтерские первичные документы, и т.д.
Документы, которые подписаны с помощью квалифицированной электронной подписи, можно хранить в электронном архиве, использовать в арбитражном суде в качестве доказательства правомерности тех или иных действий.
Квалифицированная электронная подпись и взаимодействие с налоговыми органами и внебюджетными фондами
Для некоторых организаций и предпринимателей квалифицированная электронная подпись необходима для возможности сдачи отчетности в налоговую инспекцию, Пенсионный фонд РФ и Фонд социального страхования РФ.
Так, например, документы в электронном виде обязаны сдавать:
Квалифицированная электронная подпись требуется всем предпринимателям, которые по закону обязаны использовать онлайн-кассы.
Без квалифицированной электронной подписи невозможно зарегистрировать ККТ в налоговой инспекции и оформить договор с компанией-оператором фискальных данных.
Можно ли копировать подписи для сотрудников
Техническая возможность копирования электронной подписи ФНС на другие устройства отсутствует. Такие электронные подписи делают неэкспортируемыми. Копировать закрытый ключ на компьютер или другой носитель не получится.
Передавать свою электронную подпись другим лицам не следует. Отдавая личную УКЭП своему сотруднику, директор или ИП должны понимать риски, связанные с мошенническими действиями. Электронная подпись отвечает за конфиденциальность данных, которые часто касаются бизнеса, личной информации или денежных средств. Попадание таких сведений в руки злоумышленников влечёт за собой серьёзные последствия. Ответственность при этом несёт владелец подписи.
Если государственное ведомство обнаружит, что личную УКЭП директора или ИП использует другое лицо, то сочтёт данные действия за компрометацию. В этом случае электронную подпись аннулируют, согласно ч.6 и 6.1 ст.14 63-ФЗ. Документы, заверенные этой подписью, могут признать недействительными, и организация получит штраф за не вовремя сданную отчётность. Поэтому лучше сделать для своего доверенного лица УКЭП физлица и машиночитаемую доверенность, чтобы избежать проблем в 2023 году.
Для отправки отчётности рекомендуем сервис «1С-Отчетность». Это сервис для передачи отчётности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие». С помощью него можно отправлять документы в госорганы по всем направлениям с любой УКЭП.
Главное изменение в 2023 году
Индивидуальные предприниматели и руководители организаций используют в своей работе усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Она равнозначна своему рукописному аналогу и имеет юридическую значимость. В настоящее время работать можно с УКЭП, которые были выданы удостоверяющим центром налоговой службы или коммерческими УЦ.
С 1 января 2022 года изменились правила выдачи электронных подписей. Руководители юрлица или ИП получают УКЭП только в удостоверяющих ФНС и её доверенных лиц. Коммерческие удостоверяющие центры выпускают квалифицированные электронные подписи только для физических лиц и работников организаций. С 1 сентября 2023 года подписи юрлица или ИП, выданные в коммерческих УЦ, прекращают своё действие и работать с ними будет запрещено. Также с этой даты, работники юридического лица и представители ИП должны будут использовать УКЭП физлица и машиночитаемую доверенность.
Чтобы начать работать с электронной подписью ФНС в 2023 году, рекомендуем услугу «Старт работы с сертификатом ФНС». Специалисты компании «Калуга Астрал» помогут с настройкой рабочего места, установкой дополнительного программного обеспечения и консультацией по работе в Личном кабинете ФНС.
Неквалифицированная электронная подпись физлица
Неквалифицированная электронная подпись тоже подходит для применения в личных целях. НЭП вправе получить любой пользователь личного кабинета физических лиц налоговой. Лично посещать ведомство не требуется, оформление происходит в дистанционном формате. Услуга предоставляется бесплатно. Данная ЭЦП работает только на сайте ФНС. Например, она позволяет гражданину сдавать налоговую декларацию. Согласно 347-ФЗ, электронные документы, переданные в ФНС с помощью «Личного кабинета налогоплательщика» и подписанные НЭП физлица, равнозначны их бумажным версиям
Электронная подпись налоговой записывается на компьютер владельца или в защищённое облачное хранилище налоговой. Во втором случае НЭП можно пользоваться с любого устройства, у которого есть доступ к личному кабинету ФНС.
Каким сотрудникам организации потребуется личная КЭП
КЭП физлица понадобится сотруднику, которого директор или предприниматель назначает уполномоченным. Им может быть ответственный работник, штатный или нанятый в сторонней фирме бухгалтер. Если для подтверждения полномочий необходима машиночитаемая доверенность, то при использовании КЭП в личных целях дополнительные документы не потребуются.
Сотруднику важно пользоваться собственной электронной подписью, так как с 1 сентября 2023 года работать с КЭП работника юрлица или ИП будет запрещено. Оформить машиночитаемую доверенность необходимо до 31.08.23.